Règlement d’ordre intérieur de la chambre de recours commune aux Services du Collège réuni et aux organismes d’intérêt public de la Cocom
I. De l'introduction du recours
Article 1er.
La chambre de recours a son siège auprès des Services du Collège réuni de la Commission communautaire commune.
Son secrétariat est établi au 71 rue Belliard à 1040 Bruxelles.
Article 2.
Les recours sont introduits :
- Par courrier recommandé dans les hypothèses visées aux articles 79, §3 et 80, §§1-2 de l’arrêté du Collège réuni du 5 juin 2008 portant le statut administratif et pécuniaire des fonctionnaires et stagiaires des Services du Collège réuni de la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale (ci- après « les statuts des SCR ») ainsi qu’aux articles 101, §3, et 102, §§1-2, de l’arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des fonctionnaires et stagiaires de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales de la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale (ci-après « les statuts d’Iriscare ») ;
- Par courrier simple, recommandé ou électronique dans les hypothèses visées aux articles 96/1, 136, 157, 164, 213 et 225 des statuts des SCR, ainsi qu’aux articles 122, 172, 184, 191, 249 et 261 des statuts d’Iriscare.
Dans l’hypothèse visée à l’article 66/9 des statuts des SCR ainsi qu’à l’article 85 des statuts d’Iriscare, le dossier est déposé par le Fonctionnaire dirigeant compétent.
Article 3.
Le secrétariat accuse réception au fonctionnaire.
Il avise le président de la chambre, son suppléant, ainsi que l'autorité qui a pris la décision contestée.
Au nom du président, le secrétariat demande à l’autorité concernée de lui transmettre, dans les sept jours ouvrables, le dossier administratif qui est à la base de la décision contestée, avec un inventaire des pièces.
Dans les hypothèses visées aux articles 136 et 157 des statuts des SCR ainsi qu’aux articles 172 et 184 des statuts d’Iriscare, le secrétariat demande à l'autorité de lui communiquer le nom et l’adresse électronique du fonctionnaire ou de l’avocat désigné pour défendre le point de vue de l’autorité.
II. De la fixation de l'affaire à l'ordre du jour et des convocations
Article 4.
Le président ou son suppléant fixe l'affaire à l'ordre du jour.
Article 5.
Le secrétariat convoque, par courrier recommandé ou par la remise d’un document contre accusé de réception, daté et signé, le fonctionnaire ayant introduit un recours ou étant concerné par une proposition de décision de rapport de stage défavorable.
Le secrétariat convoque, par courrier électronique :
- Les assesseurs effectifs et suppléants de la section compétente ;
- Le fonctionnaire ou l’avocat désigné pour défendre le point de vue de l’autorité.
L'envoi des lettres de convocation se fait au moins dix jours avant la date de la réunion de la chambre.
Article 6.
L’assesseur ou le président empêché contacte son suppléant sans délai pour procéder à son remplacement.
L’assesseur ou le président qui a un conflit d’intérêt se récuse d’office pour le dossier concerné.
Il en avertit aussitôt le secrétariat et son suppléant.
Le fonctionnaire intéressé ou son représentant peut, jusqu’au jour de l’audition compris, demander la récusation, de façon motivée, d’un assesseur de la section compétente de la chambre de recours.
Article 7.
Dès l'envoi de la convocation, le secrétariat tient une copie du dossier de procédure à la disposition :
- du fonctionnaire ayant introduit un recours ou concerné par une proposition de décision de rapport de stage défavorable ;
- de son défenseur éventuel ;
- du fonctionnaire ou de l’avocat désigné pour défendre le point de vue de l’autorité ;
- des assesseurs effectifs et suppléants de la chambre ;
- du président et de son suppléant.
La copie du dossier est communiquée par le secrétariat, à titre confidentiel, par voie électronique.
Article 8.
Le dossier de procédure contient, au moins :
- un inventaire des pièces ;
- la décision contre laquelle le recours a été introduit ou la proposition de décision de rapport de stage défavorable ;
- le dossier de l’autorité relatif à cette décision ;
- le cas échéant, la pièce introductive du recours avec les arguments du requérant et ses éventuelles annexes.
III. Des séances et du vote
Article 9.
Le président ouvre et clôture les réunions de la chambre. Il décide de l'ordre dans lequel les affaires sont traitées.
Il vérifie le quorum des présences ainsi que la composition de la chambre.
Le secrétariat tient une liste des présences.
Le président mène les débats et veille au bon ordre de la réunion.
Le président décide, après avoir consulté les membres de la chambre, si le dépôt de nouvelles pièces peut être accepté.
Dans l'affirmative, ces nouvelles pièces sont inventoriées par le secrétariat, sinon elles sont écartées des débats.
Article 10.
Le fonctionnaire et/ou la personne qui l’assiste sont entendus en leurs moyens. Ensuite, l’autorité est entendue en sa défense. Le fonctionnaire et/ou la personne qui l’assiste peuvent répliquer.
Le président et les assesseurs de la chambre peuvent, après avoir entendu la position du fonctionnaire et de l'autorité, poser des questions à chacune des parties.
La parole est donnée en dernier lieu au fonctionnaire et/ou à son défenseur.
Article 11.
La chambre délibère à huis-clos.
Article 12.
Le vote est secret. Le secrétariat met des billets de vote à disposition des assesseurs et du président de la chambre.
Les billets de vote sont conservés dans le dossier administratif du recours.
IV. La décision/l’avis et le procès-verbal
Article 13.
La décision/l’avis est motivé(e) et mentionne par combien de voix, pour ou contre, ainsi que les abstentions, le vote a été acquis.
La décision/l’avis motivé(e) et le procès-verbal de la réunion sont rédigés par le secrétariat.
Le président et le secrétariat signent ensemble trois exemplaires originaux de la décision/l’avis motivé(e) et trois exemplaires originaux du procès-verbal.
Article 14.
Le secrétariat envoie la décision/l’avis motivé(e) au fonctionnaire par courrier recommandé ou par la remise d’un document contre accusé de réception, daté et signé, et à l’autorité par courrier électronique.
Un exemplaire du procès-verbal original et de la décision/l’avis motivé(e) originale sont conservés par le secrétariat dans le dossier d'archive du recours.
Un exemplaire est mis à la disposition des assesseurs de la chambre de recours.
Article 15.
Le dossier est conservé par le secrétariat pendant une période de dix ans à compter de la date de la décision/l’avis.
Après échéance de ce terme, le dossier d'archive est détruit.
Article 16.
Le secrétariat délivre des extraits et des copies des documents émanant de la chambre après avoir reçu l'autorisation du président.
V. Divers
Article 17.
Toute question relative au fonctionnement de la chambre de recours non- réglée par le présent règlement d’ordre intérieur est tranchée à la majorité des voix des membres.
Article 18.
Tout membre peut présenter une modification au présent règlement.
Cette proposition est examinée lors de la plus prochaine réunion de la chambre.
Les modifications sont approuvées à la majorité des voix des membres et sont d’application immédiate en cas d’approbation.
Article 19.
Le règlement entre en vigueur au jour de son approbation.
Approuvé le 15 juillet 2019.