Circulaire (Réf. CO SAP 09) du 25 octobre 2019 relative à la gestion du dossier justificatif lié aux subventions facultatives octroyés par Iriscare en 2019.

Réf. : CO SAP 09

Aux organisations bénéficiaries de subventions facultatives relevant de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’Aide aux personnes et des prestations familiales (Iriscare).

 

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de la subvention facultative que votre organisation a reçue d’Iriscare pour l’année 2019, nous vous communiquons les lignes directrices concernant les pièces justificatives à soumettre à Iriscare.

Nous attirons votre attention sur le fait que si votre organisation a reçu plusieurs subventions facultatives d’Iriscare, ces lignes directrices s’appliquent pour chaque dossier justificatif en regard du/des but(s) de la /des activité(s) subventionnée(s).

L’objectif des lignes directrices ci-dessous est de garantir que les dossiers seront traités de la manière la plus efficace et la plus uniforme possible. Nous précisons que les dossiers seront traités par nos services en respectant l’ordre chronologique de réception.

Les dossiers remis doivent être complétés et renvoyés à Iriscare au plus tard le 30/06/2020 et ils doivent comprendre :

  • une déclaration de créance datée et signée par le centre
  • un rapport d’activités établis en français ou en néerlandais
  • un compte rendu final (3 pages maximum) en français et en néerlandais qui résume brièvement le déroulement du projet et l’atteinte ou non des objectifs initiaux.
  • un rapport financier qui doit contenir :
    • L’état des recettes et dépenses regroupées par type de coût et de recettes, si une comptabilité simple ou un livre de compte est tenu(e), ou le compte de résultat, si une comptabilité en partie double est tenue.
    • Pour les grandes associations, le rapport d’un réviseur d’entreprise, d’un expert-comptable indépendant ou d’un comptable externe.
    • Si d’application, un tableau d’amortissement avec les amortissements nouveaux et en cours est requis.
    • Si vous recevez d’autres financements pour la même activité que celle subsidiée par Iriscare, vous devez indiquer de quels financements il s’agit et par qui ils sont attribués.
    • Si votre subvention est octroyée pour le financement de frais de personnel, vous devez communiquer un aperçu des travailleurs subventionnés.

Quelles sont les pièces justificatives à nous fournir et les règles à observer?

  • Les pièces justificatives doivent être rendues sous les formes et selon les modalités suivantes :
  • Une copie des factures pour l’ensemble des dépenses liées à l’objet de la demande de subside facultatif (l’original devra être conservé par vos soins et devra rester accessible sur demande)
  • Les preuves de paiement associées aux factures
  • Chaque pièce justificative doit être numérotée et associée à une preuve de paiement
  • Si votre subvention porte sur le financement de personnel, les coûts relatifs à ces emplois doivent être justifiés :
    • par le biais d’une copie d’un document authentique (fiche de paie, attestation de votre secrétariat social).
    • pour chaque travailleur, il y a lieu d’indiquer le nom, la fonction, la période d’occupation durant l’année concernée, le salaire annuel brut et le barème appliqué.
  • Les pièces justificatives devront être accompagnées d’un inventaire récapitulatif, dans un tableau Excel, qui reprend cette numérotation. Vous devez pour ce faire utilisez le document (tableau Excel des justificatifs) que vous trouvez sur notre site à la rubrique Subvention facultative (http://www.iriscare.brussels/fr/professionnels/infos-pour-lutilisateur-professionnel/subventions/). Y seront détaillés, les coûts et recettes numérotés et classés par catégorie, avec référence du bénéficiaire, le montant dépensé, une description et les dates de dépenses et de paiements.

Le rapport d’activités et le compte rendu final doivent contenir :

  • les pièces liées à la convention au regard et en lien avec le rapport d’activités
  • les informations permettant à Iriscare d’évaluer la réalisation des activités subventionnées ainsi qu’un résumé de ces informations.

Points d’attentions

Des compléments d’informations peuvent vous être demandés lors de l’examen des pièces justificatives. (montant, authenticité, etc.).

Vous devez garder à disposition en permanence les documents originaux en vue d’un éventuel contrôle. Iriscare peut en effet exercer un contrôle soit cette année, soit ultérieurement.

Iriscare se réserve le droit de récupérer ou de ne pas payer une partie de la subvention en cas de non réalisation partielle ou totale des activités subventionnées ou en cas de montant octroyé trop élevé.

Si les dossiers justificatifs ne sont pas rentrés à la date d’échéance, Iriscare ne sera pas  en mesure de payer le solde de la subvention.

Iriscare peut décider de publier sur son site internet la version électronique du compte rendu du projet subventionné.

Remboursement

Iriscare se réserve le droit de récupérer une partie du subside ou de ne pas payer une partie du subside dans le cas où :

  • le dossier justificatif n’est pas introduit à temps (déclaration de créance, factures, fichier Excel, etc.)
  • l’évaluation de la justification financière est insuffisante
  • l’évaluation de la réalisation des activités/objectifs est insuffisante
  • la subvention n’est pas consacrée aux fins pour lesquelles elle a été accordée
  • le bénéficiaire perçoit déjà une subvention d’une autre institution pour le même objet, sur la base des mêmes pièces justificatives

ATTENTION, si les dossiers justificatifs ne sont pas rentrés à la date d’échéance, Iriscare ne sera pas  en mesure de payer le solde de la subvention.

En pratique

Vous devez renvoyer au plus tard le 30 juin 2020, les rapports d’activités et financiers, le compte rendu final, vos justificatifs et l’inventaire récapitulatif, (tableau Excel des justificatifs):

  • Par courriel à l’adresse professionnels@iriscare.brussels, avec pour objet  (pour l’envoi des pièces justificatives) :
    Le nom de votre organisation + Dossier  justificatif /  Année 20XX + le nom du service destinataire
  • Vous pouvez également, en supplément de votre envoi électronique, le(s) transmettre par voie postale à l’adresse :
    Iriscare – à l’attention du Fonctionnaire dirigeant – Nom du service destinataire – Rue Belliard 71/2, 1040 Bruxelles

Si vous avez d’éventuelles questions sur le contrôle des subventions facultatives ou sur une étape de la procédure, vous pouvez nous envoyer un email à l’adresse suivante : professionnels@iriscare.brussels.

Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de notre parfaite considération.

Le Fonctionnaire dirigeant.