Lettre circulaire (Réf. ABC 13122018) – Le flux financiers entre Iriscare et les Organismes assureurs (SMR et Caisse auxiliaire bruxelloise).

Réf. : ABC 13.12.2018

Le flux financiers entre Iriscare et les Organismes assureurs (SMR et Caisse auxiliaire bruxelloise) – à partir de 2019.

1. Contexte

L’objectif de ce document est de dessiner les contours des flux financiers entre Iriscare et les organismes assureurs bruxellois à partir de 2019. À partir de ce moment-là, Iriscare sera en effet compétent pour le financement des organismes assureurs agréés actifs sur le territoire bruxellois, et ce pour les compétences suivantes :

• Maisons de repos et de soins (MRS) ;
• Maisons de repos pour personnes âgées (MRPA) ;
• Centres de soins de jour (CSJ) ;
• Conventions de revalidation (REVACONV) ;
• Soins palliatifs ;
• Maisons de soins psychiatriques (MSP) ;
• Initiatives d’habitations protégées (IHP) ;
• Assuétudes, spécifiquement le sevrage tabagique ;
• Aides à la mobilité.

En 2018, les équipes voiturettes s’ajoutent à cette liste.

Iriscare reprendra les tâches de l’INAMI et du SPF Santé publique concernant ces secteurs.

Les organismes assureurs (OA) bruxellois et l’Office de contrôle des mutualités (OCM) continueront à exercer leur rôle actuel. Iriscare finance donc les OA bruxellois, qui à leur tour, financent les divers secteurs sur la base des règles établies et des contrôles nécessaires.

Ce document se concentre sur les flux financiers entre Iriscare et les OA bruxellois.

En ce compris la réception par Iriscare de la documentation relative aux paiements des OA bruxellois aux établissements précités et le calcul des avances à payer.

Cadre juridique

L’ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales (Iriscare) stipule que le Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes d’Iriscare a pour mission d’octroyer les moyens financiers nécessaires aux OA pour exercer leurs missions³Article 22, § 1, 5° de l’ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales..

Ces missions des OA bruxellois, et les modalités du financement et du contrôle, sont reprises dans l’avant-projet d’ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois qui est passé bientôt en dernière lecture au Collège réuni le 29/11 et sera voté encore cette année.

L’avant-projet détermine ainsi notamment qu’Iriscare octroie aux OA bruxellois le financement suivant⁴Article 20, § 1, avant-projet d’ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois. :

• Une somme pour le paiement des interventions (sur la base du besoin réel)
• Des frais d’administration (forfaitaires)

La somme en vue du paiement des interventions sera octroyée conformément aux règles fixées par le Collège réuni, sur proposition du Conseil de gestion. Il conviendra donc, de fixer dans un arrêté d’exécution les modalités d’octroi des avances ainsi que d’autres règles spécifiques décrites dans la présente note. L’arrêté octroyant les premières avances sera pris encore cette année.

En ce qui concerne les frais d’administration, le projet d’ordonnance prévoit un mécanisme de responsabilisation. La partie variable des frais d’administration ne peut dépasser 20% et sera introduite progressivement, étant entendu que ce maximum doit être atteint au plus tard cinq ans après l’entrée en vigueur de l’ordonnance (au plus tard le 31 décembre 2023).

Le contrôle de qualité est confié à Iriscare. Pour le contrôle statutaire et financier, on a recours à l’Office (fédéral) de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités (OCM). La Commission communautaire commune conclura un accord de coopération avec l’État fédéral en vue de définir les modalités de cette mission.

Tant que le Collège réuni n’a pas désigné d’institution telle que mentionnée à l’article 9, alinéa 1er, comme Caisse auxiliaire bruxelloise, la Caisse auxiliaire d’assurance maladie-invalidité exerce la mission de Caisse auxiliaire bruxelloise. Les modalités d’octroi des moyens financiers à la Caisse auxiliaire bruxelloise, seront fixées dans un accord de coopération avec l’État fédéral.

2. Définitions et abréviations

SMR: Société mutualiste régionale bruxelloise

La loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités prévoit, pour les mutualités qui font partie de la même union nationale, la possibilité de créer une société mutualiste (SM) en vue du groupement de certains services, dont le remboursement des prestations de soins et l’octroi d’aide, d’information, de guidance et d’assistance.

Le législateur fédéral a l’intention d’introduire une nouvelle disposition à l’article 43bis de la loi du 6 août 1990. Cette disposition permettra qu’une union nationale ou que l’ensemble des mutualités affiliées à une même union nationale crée au maximum une seule société mutualiste régionale (SMR) par entité fédérée, spécifiquement en vue de l’octroi à ses membres des droits dans les compétences transférées⁵Ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois..

OA: les 6 organismes assureurs bruxellois

La Société mutualiste régionale des mutualités chrétiennes pour la Région de Bruxelles-Capitale (MC)

La Société mutualiste régionale des mutualités neutres pour la Région bruxelloise (MN)

La Société mutualiste régionale des mutualités socialistes pour la Région bilingue de Bruxelles-Capitale (MS)

La Société mutualiste régionale des mutualités libérales pour la Région de Bruxelles-Capitale (ML)

La Société mutualiste régionale des mutualités libres pour la Région bruxelloise (MLOZ)

La Caisse auxiliaire bruxelloise⁶Tant que le Collège réuni n’a pas désigné d’institution, comme Caisse auxiliaire bruxelloise, la Caisse auxiliaire d’assurance maladie-invalidité exerce la mission de Caisse auxiliaire bruxelloise.

Iriscare:

l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales, créé par l’ordonnance du 23 mars 2017.

Service Budget, Finances et Monitoring:

Le service responsable du budget, de financement et de toutes les matières statistiques d’Iriscare.

Les secteurs / les établissements:

Maisons de repos et de soins (MRS) ;
Maisons de repos pour personnes âgées (MRPA) ;
Centres de soins de jour (CSJ) ;
Conventions de revalidation (REVACONV) ;
Soins palliatifs ;
Maisons de soins psychiatriques (MSP) ;
Initiatives d’habitations protégées (IHP) ;
Assuétudes, spécifiquement le sevrage tabagique ;
Aides à la mobilité.

OCM:

l’Office de contrôle des mutualités

MyCareNet:

MyCareNet est une plateforme centrale de services permettant aux dispensateurs de soins individuels et aux institutions de soins d’échanger des informations avec les mutualités. MyCareNet est une initiative commune du Collège intermutualiste national (CIN), d’eHealth (le portail santé de l’État belge) et de l’INAMI. Iriscare y aura également recours pour la réception des documents.

Responsable de la trésorerie d’Iriscare:

Au moins un responsable de trésorerie sera désigné au sein d’Iriscare. Cette personne initiera et entretiendra la communication financière avec les OA et les établissements. En d’autres termes, elle interviendra comme SPOC pour les OA, l’OCM et (si c’est encore pertinent) l’INAMI. Plus loin dans le document, cette personne sera désignée comme « responsable trésorerie ». On examinera au sein d’Iriscare comment et où pourvoir cette fonction.

Documents N (BXL):

Les documents N sont des fichiers qui sont aujourd’hui échangés entre les OA et l’INAMI et qui reprennent les données de facturation agrégées. Ces fichiers, reprenant uniquement les données pertinentes pour Iriscare, devront à l’avenir être fournies par les OA à Iriscare. La version reprenant les données bruxelloises est nommée « Document N (BXL) » dans le présent document. L’objectif est d’avoir un modèle unique au niveau régional. Si bien qu’il y aura un seul modèle fédéral et un seul modèle régional. Les adaptations se feront en concertation mutuelle entre les régions.

Documents T (BXL):

Les documents T sont des fichiers qui sont aujourd’hui échangés entre les OA et l’INAMI et qui reprennent le rapportage comptable. Ce rapportage sera délivré à l’avenir par les OA à Iriscare, en ce qui concerne Bruxelles spécifiquement, sous la forme d’un document T. L’unique adaptation qu’il convient d’apporter à ces fichiers concerne les données faisant l’objet du rapportage (uniquement les secteurs bruxellois), aucune adaptation structurelle n’est demandée et sa fréquence est maintenue. La version reprenant les données bruxelloises est nommée « Document T (BXL) ». Voir analyse à ce sujet plus loin dans le présent document.

3. Compte financier distinct et ventilation dans la comptabilité

Les OA devront ouvrir un compte financier séparé pour distinguer clairement les versements et paiements pour ces compétences de ceux des autres entités fédérées ou du niveau fédéral. Les compétences bruxelloises doivent être distinctes d’un point de vue comptable d’une part des compétences fédérales et d’autre part des compétences des autres Régions et Communautés. Il y a trois raisons à cet effet. De cette manière, on n’influence pas les données relatives à ces autorités :

a) Le suivi financier des OA par Iriscare se déroulera différemment qu’au niveau fédéral où un mécanisme de responsabilisation étendu est par exemple d’application. Il a été décidé que les OA ne seront pas soumis aux mécanismes de responsabilisation fédéraux et aux coefficients de liquidités. Pour y satisfaire, les OA doivent ouvrir un compte financier séparé pour le financement bruxellois

b) Il y a un rapportage comptable séparé pour Iriscare pour les secteurs précités via les documents N, T20, T2, T3 et T4. Le rapportage séparé donne une vue plus claire et approfondie dans la comptabilité des flux de financement bruxellois des OA.

L’octroi des subventions doit être distinct et attribuable par entité. Puisque les OA recevront tant les flux de subvention fédéraux que régionaux à partir du 1er janvier 2019, il est nécessaire de les séparer.

4. Mécanisme de financement

Iriscare ne finance pas directement les secteurs précités, relevant désormais de la compétence bruxelloise, mais laisse l’exécution des paiements aux OA. Iriscare prévoit à cet effet les moyens nécessaires pour les OA en mettant d’une part à disposition à l’avance un montant par OA (avances) et en prévoyant d’autre part la possibilité de compléter le déficit éventuel d’une OA. Les paiements aux OA, qui sont communiqués via le calendrier de paiement, comprennent les montants facturés aux OA par les secteurs concernés pour les prestations fournies. Iriscare doit approcher ce montant par OA et par secteur. Cela relève du scope de ce document (voir plus loin, sur la base des documents N).

4.1. Procédure semestrielle

Pour le début d’une nouvelle année, Iriscare calcule un budget annuel pour les compétences des OA qui seront financées par Iriscare. Le total de ce budget annuel (t) est ventilé sur 12 mois au moyen des réalisations (modèle N) du passé (t-2)fkqfjmqdfkjlqs⁷Iriscare reprendra les données de la dernière année pour laquelle il dispose de 12 mois de réalisations.. En fonction de la part de marché historique de chaque OA par rapport au total des dépenses, on calcule un montant mensuel par OA⁸Voir annexe 1 pour le tableau d’exemples de calcul sur la base des réalisations en 2017..  Chaque OA reçoit le tableau annuel, ventilé par mois. Dès que de nouvelles données annuelles sont disponibles (t-1), ce budget annuel est actualisé et à nouveau envoyé aux OA. Nous préférons cette méthode car les réalisations d’une année via les modèles N ne se clôturent qu’au deuxième trimestre de l’année suivante. En outre, nous ne voulons pas imbriquer plusieurs années civiles pour des considérations pratiques et intrinsèques.

4.2. Procédure mensuelle

Le versement du montant mensuel aura lieu le deuxième jour ouvrable du mois⁹Si le premier ou le deuxième jour ouvrable n’est pas un jour férié. De cette manière, Iriscare a le temps de recevoir les moyens financiers nécessaires le premier jour ouvrable.. Outre les moyens pour les prestations, les frais d’administration seront versés, mais en quatorzièmes¹⁰Chaque mois, 1/14 du montant annuel (estimé), indépendamment du système choisi (2/14 aux mois d’avril et décembre pour payer les pécules de vacances et les primes de fin d’année)..

Pendant le mois, les OA peuvent demander des moyens supplémentaires à Iriscare s’ils estiment que le montant mensuel prévu est insuffisant. Cette demande peut se faire chaque mardi jusque 10h ¹¹Ou jeudi, si le mardi est un jour férié, ou sauf autres exceptions à communiquer.. Il suffit d’envoyer un mail au responsable trésorerie du service Budget, Finances et Monitoring d’Iriscare (l’adresse mail sera communiquée ultérieurement). Après traitement correct par Iriscare de cette demande de moyens supplémentaires, un mail de confirmation est renvoyé. Cette procédure hebdomadaire permet à Iriscare de gérer au mieux ses propres flux financiers.

Iriscare veillera à ce que les moyens financiers arrivent le jour ouvrable suivant sur le compte en banque de l’organisme assureur.

S’ils l’estiment nécessaire, les OA peuvent procéder quotidiennement à des reversements.

4.3. Dérogation

Il n’est pas autorisé de demander des moyens financiers d’autres jours que ceux indiqués au point 4.2. Il y a bien la possibilité de modifier à l’avance les montants mensuels du planning annuel si l’OA l’estime nécessaire. Pour ce faire, il convient de prendre contact au plus tard le 15 du mois X-1 avec les responsables trésorerie du service Budget, Finances et Monitoring d’Iriscare (bruno.degroote@iriscare.brussels, michel.bomboir@iriscare.brussels en fin@iriscare.brussels).

4.4.Contrôle du compte bancaire

Iriscare ne contrôlera pas systématiquement la situation du compte bancaire de l’OA lorsque des moyens financiers supplémentaires sont demandés. C’est la responsabilité de l’OA d’y procéder.

4.5. Responsabilisation

L‘Office de contrôle des mutualités est responsable de l’audit de la gestion financière de l’OA (par organisme assureur bruxellois). À cet effet, l’OCM introduira chaque année, au mois d’octobre, un rapport de contrôle financier auprès du Conseil de gestion. En cas de négligence ou de mauvaise gestion, l’organisme assureur bruxellois peut, après contrôle par l’OCM et Iriscare, être sanctionné par un subside inférieur dans la part variable des frais d’administration. L’introduction progressive de cette responsabilisation sera d’abord débattue avec des groupes de travail des OA¹²Voir toutefois l’article 21, § 2, alinéa 3 de l’avant-projet d’ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois..

5. Documents et rapportage

5.1. Les documents N sont envoyés à Iriscare

Structure des documents N (BXL):

Comme nous l’avons déjà vu, la structure des actuels documents N est (en grande partie) respectée. À ce jour, les dérogations demandées spécifiquement pour les documents N (BXL) sont les suivantes :​

Contenu des documents N (BXL):

Après le paiement aux établissements, les organismes assureurs dressent les documents N (BXL), basés sur les actuels documents N (voir plus haut).

Pour compléter correctement les documents N, les OA utilisent actuellement un tableau de référence de l’INAMI. Iriscare fournira un tableau similaire.

Envoi des documents N (BXL):

Les documents N (BXL) avec les dépenses du mois X sont fournis le 28 du mois X+3. La première fois sera donc le 28 avril 2019 avec les données de janvier 2019.

Les documents N (BXL) seront envoyés par les OA à Iriscare via MyCareNet.

Traitement des documents N (BXL):

Les données contenues dans les documents N (BXL) seront traitées dans les rapports d’Iriscare. Avant de traiter ces données, quelques contrôles auront lieu concernant les fichiers proposés. L’analyse de ces contrôles et la communication en cas de problèmes ne relèvent pas du scope du présent document.

5.2. Les OA paient dans les délais de paiement actuels aux établissements

Les délais de paiement applicables aujourd’hui seront également maintenus après janvier 2019.

5.3. Le reporting comptable

5.3.1. Structure des documents T20 (BXL)

a) Contexte des documents T20 (BXL)

Les informations sont recueillies par les OA via la facturation des établissements d’une part et la situation du compte financier distinct d’autre part. Ces informations doivent permettre à Iriscare de suivre les trois éléments suivants :

• La situation du compte financier distinct et la possible constitution d’une réserve
• Le rythme de paiement des OA et la comparaison avec les délais de paiement
• Les factures encore à payer

b) Contenu des documents T20 (BXL)

Afin d’impacter le moins possible les OA avec des changements dans leur méthode de travail actuelle et dans les systèmes informatiques, on choisit, à la demande des OA, de conserver intégralement l’actuel document T20. Un modèle strict du document est proposé, où les OA doivent uniquement se tenir au contenu des colonnes G & H (voir plus loin).

Le contenu de l’actuel document est comme suit, et reste donc le même :

1. Disponible au début du mois

a) Comptes financiers et caisse de l’organisme assureur bruxellois
b) Comptes financiers et caisse des mutualités
c) Comptes financiers et caisses des sections
d) Solde C/C de l’assurance libre et complémentaire
e) Transfert entre comptes financiers
Total

2. Recettes

a) Avances
b) Laisser vierge
c) Cotisations personnelles
d) Récupérations art. 136 assur. soins de santé¹³Ces recettes se produiront parfois.
e) Récupérations art. 164 : assur. soins de santé¹⁴Ces recettes se produiront parfois.
f) Intérêts financiers
g) Apurement C/C
h) Divers
Total

3. Dépenses

a) Soins de santé :

• Douzièmes « hôpitaux »
• autres paiements dans le régime du tiers payant
• paiements directs

b) Indemnités
c) Frais d’administration
d) Intérêts financiers
e) Avances aux mutualités
f) Apurement C/C avec l’INAMI
g) Divers
Total

4. Disponible à la fin du mois

a) Comptes financiers et caisse de l’organisme assureur bruxellois
b) Comptes financiers et caisse des mutualités
c) Comptes financiers et caisses des sections
d) Solde C/C de l’assurance libre et complémentaire
e) Transfert entre comptes financiers
Total

5. Prestations à payer (tiers-payant)

a) Factures des établissements hospitaliers
b) Avis d’échéance des établissements hospitaliers
c) Médecins et dentistes
d) Pharmaciens
e) Autres prestataires de soins
TOTAL

→ Toutes les sous-parties ci-dessus seront indiquées, à la demande des OA, afin de faire le moins d’adaptations possible. Le suivi spécifique par Iriscare aura lieu sur la base des données suivantes qu’il convient donc de fournir toujours obligatoirement :

• 1a : Cash disponible au début du mois = situation du compte financier distinct le premier jour ouvrable du mois x
• 2a : Avances reçues au mois x
• 3a : Dépenses du mois x dans le cadre de la Réforme de l’État
• 3c : Frais d’administration
• 4a : Disponible à la fin du mois = situation du compte financier distinct le dernier jour ouvrable du mois x
• 5a : Prestations à payer, factures des établissements
• 5b :Avis d’échéance

c) Structure du document T20 (BXL)

Comme nous l’avons vu précédemment, la structure est maintenue au maximum, seules les colonnes G et H sont ajoutées :

• La colonne G doit être utilisée pour les montants
• La colonne H doit être utilisée pour le code des montants (1a, 2a, 3a, 4a, 5a, 5b)

5.3.2. Les OA envoient le document T20 (BXL)

Les OA envoient le document mensuellement (mois X+1) par mail (excel + version signée) au responsable financier d’Iriscare. Les données du mois X doivent arriver au responsable financier au plus tard le 28 du mois X+1.

En raison de l’uniformité du document (les montants dans la colonne G, accompagnés du code dans la colonne H), il est possible d’extraire ces données et de les intégrer dans les rapports.

5.4. Clôture annuelle

Clôture annuelle

Afin de s’aligner au maximum sur les processus actuels, la clôture annuelle définitive aura lieu sur la base des documents T (voir plus haut dans ce document) et donc pas sur la base des documents N.

La clôture définitive donnera lieu à un versement complémentaire ou à une récupération d’Iriscare à l’égard de l’OA concerné.

Documents à la clôture annuelle

Les OA envoient ces documents annuellement, avant le 30 juin, par mail au responsable trésorerie d’Iriscare.

Document T2 (BXL) (frais d’administration des organismes assureurs bruxellois sur base des balances comptables)
Le document T2 bruxellois sera identique au document général T2, sauf que les données se limiteront à la clôture annuelle bruxelloise.

Document T3 (BXL) (aperçu annuel)
Le document T3 bruxellois sera identique au document général T3, sauf que les données se limiteront aux institutions bruxelloises et à la clôture annuelle bruxelloise. Le document T3 est définitif dans l’année X+1.

Document T4 (BXL) (bilan annuel)
Le document T4 (BXL) constitue le bilan annuel du fonctionnement de l’OA avec Iriscare. Dans ce bilan annuel général, un aperçu de la comptabilité bruxelloise pourra être consulté. Le document T4 est définitif dans l’année X+1.

6. Collaboration opérationnelles

6.1. Concertation

À la demande d’une des parties concernées (OA, OCM ou Iriscare), il peut y avoir une concertation. Ce n’est pas prévu de manière périodique.

6.2. Mode de contact

Les SPOC nécessaires seront désignés en vue de la communication entre les OA et Iriscare. Pour Iriscare, ce sera le(s) responsable(s) trésorerie du Service Budget, Finances et Monitoring.

ABC 13122018 – Annexe 1

• 1
  Le SISD disparaît avec la réorganisation des soins de première ligne. Ce ne sera désormais plus traité par les OA. Cette catégorie peut dès lors être exclue des futurs modèles N.
• 2
  Ces coûts ne figureront que dans les modèles N qui seront réglés via l’INAMI.
• 3
  Article 22, § 1, 5° de l’ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales.
• 4
  Article 20, § 1, avant-projet d’ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois.
• 5
  Ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois.
• 6
  Tant que le Collège réuni n’a pas désigné d’institution, comme Caisse auxiliaire bruxelloise, la Caisse auxiliaire d’assurance maladie-invalidité exerce la mission de Caisse auxiliaire bruxelloise.
• 7
  Iriscare reprendra les données de la dernière année pour laquelle il dispose de 12 mois de réalisations.
• 8
  Voir annexe 1 pour le tableau d’exemples de calcul sur la base des réalisations en 2017.
• 9
  Si le premier ou le deuxième jour ouvrable n’est pas un jour férié. De cette manière, Iriscare a le temps de recevoir les moyens financiers nécessaires le premier jour ouvrable.
• 10
  Chaque mois, 1/14 du montant annuel (estimé), indépendamment du système choisi (2/14 aux mois d’avril et décembre pour payer les pécules de vacances et les primes de fin d’année).
• 11
  Ou jeudi, si le mardi est un jour férié, ou sauf autres exceptions à communiquer.
• 12
  Voir toutefois l’article 21, § 2, alinéa 3 de l’avant-projet d’ordonnance concernant les organismes assureurs bruxellois.
• 13
  Ces recettes se produiront parfois.
• 14
  Ces recettes se produiront parfois.