Lettre circulaire (Réf. LC Proc 18) du 03 février 2023 – Etablissement définitif du droit aux suppléments sociaux – adaptation de la procédure en cas de basculement rétroactif.

Réf. : LC Proc 18

A la direction de tous les organismes d’allocations familiales

Concerne: L’Etablissement définitif du droit aux suppléments sociaux – adaptation de la procédure en cas de basculement rétroactif par le traitement du flux fiscal 2022 (revenu de l’année 2020).

1. Contexte

La circulaire CO PF 21 du 12 mai 2022 a donné les directives administratives de l’établissement définitif du droit à un supplément social aux allocations familiales pour l’année 2020. Avec la lettre de service complémentaire LC Proc 16 du 22 mai 2022, les organismes d’allocations familiales ont reçu les lettres de motivation correspondant aux différents scénarios définis dans la procédure décrite dans la CO PF 21.

Les instructions ci-après apportent des adaptations pour le traitement des dossiers dont le traitement du flux fiscal entraine un basculement avec effet rétroactif possible depuis janvier 2020. La problématique a été exposée au CGPF en décembre 2022.

Les familles bénéficiaires de droit acquis dans l’ancien système fédéral, et qui bénéficient du taux de base, ont un droit au supplément social selon le plafond sous lequel leurs revenus se situent, suivant la décision définitive issue du traitement du flux fiscal 2022 (revenus 2020). Dans la plupart des cas, une régularisation positive pour 2020 peut intervenir.

Par ailleurs, en l’absence d’informations concernant le revenu de ces familles depuis 2021 (pour celles qui sont toujours payées dans le régime des droits acquis au taux de base), le montant des allocations familiales pour le futur doit être limité au montant de base dans le nouveau régime.

De plus, toute la période depuis 2020 doit être revue suite au basculement rétroactif, selon les barèmes du nouveau régime. La différence de montant entre le taux de base fédéral octroyé et le taux de base régional dû (en l’absence d’information sur les revenus de la famille pour la période 2021 et 2022) est a priori indue, et doit être récupérée. Il en résulte potentiellement un débit, qui peut être très élevé selon la configuration de la famille.

Si ce mécanisme est intrinsèque au nouveau régime, vu le caractère rétroactif de ce basculement et ses conséquences en matière de révision de la période depuis le 1er janvier 2020, l’ampleur et l’impact de ce phénomène dans le traitement du flux fiscal pour 2020 sont multipliés. C’est une conséquence indirecte de la crise sanitaire et de la perte de revenus pour un grand nombre de familles, en particulier les familles avec revenus et ne bénéficiant pas de supplément social auparavant.

Le traitement du flux fiscal en juillet 2022 a permis d’identifier un grand nombre de dossiers problématiques dans lesquels le traitement du flux fiscal conduit au scénario ci-dessus d’un basculement rétroactif en 2020, entraînant un débit pour les années suivantes. Compte tenu des conséquences pour les familles concernées dans le contexte social actuel, ainsi que de l’urgence de la situation, le traitement du flux fiscal de ces dossiers problématiques a été suspendu afin d’adopter des mesures ciblées (cf. mail aux institutions d’allocations familiales du 22 juillet 2022). De ce fait, ni la régularisation (positive) pour 2020, ni la réclamation des sommes indues pour la période 2021 et 2022, ni la réduction du montant de base des allocations ultérieures (dues à partir du traitement du flux fiscal) n’ont été effectuées dans les dossiers concernés ou communiquées aux familles concernées.

Afin d’apporter une solution à cette problématique, des mesures ont été déterminées avec une double finalité:

• éviter d’accentuer les difficultés des familles dans le contexte social actuel en notifiant un débit et privilégier une communication compréhensible avec celles-ci,
  et
• limiter l’impact pour les gestionnaires des organismes d’allocations familiales dans la gestion des dossiers concernés et éviter le dépassement des réserves financières des caisses privées dans la couverture des débits 2021-2022, mettant en péril la viabilité des caisses privées.

Cette lettre circulaire prévoit des mesures d’aménagement de la procédure de la CO PF 21 afin d’éviter que les familles ne soient confrontées à des difficultés supplémentaires du fait de la notification du débit. De plus, des lettres de motivation révisées sont jointes en annexe pour informer de manière compréhensible les familles concernées de l’état de leur dossier.

2. Directives pratiques

Le traitement des flux fiscaux dans les dossiers concernés doit se faire selon les principes suivants:

2.1. Basculement à partir de 2020

Le basculement des familles sera à exécuter dès la naissance du droit au supplément social visé à l’art. 9,1° ou 2°, de l’ordonnance du 25 avril 2019 en 2020 (dans la plupart des cas à partir du 1er janvier 2020). Les montants seront à recalculer pour toute la période jusqu’à ce jour. La régularisation pour 2020 sera à effectuer et à communiquer à la famille (voir point 2.4).

2.2. Gel des débits concernant 2021 et 2022

Le débit pour la période 2021-2022 résultant de la différence entre le montant fédéral de base et le montant dû en application du nouveau régime bruxellois est à calculer mais sera gelé, c’est-à- dire qu’il ne sera pas à notifier aux familles concernées avant le traitement du flux fiscal de l’année correspondante. Celles-ci ne seront informées de leur débit qu’au moment de la prise de la décision définitive. Les paiements qui ont été effectués en 2021 et 2022 seront donc à revoir lors du traitement du flux fiscal correspondant (paiement complémentaire au montant majoré prévu à l’art. 9 de l’ordonnance du 25 avril 2019 ou notification du débit devenu définitif).

Toutefois, conformément aux dispositions de l’Arrêté du Collège Réuni du 24 octobre 2019, toute demande de la famille pour obtenir un supplément social devra être examinée sur base des documents justificatifs des revenus pour 2021 à 2023 (voir point 2.4).

Cependant, pour notifier un débit pour cette période 2021 et/ou 2022, il faudra toujours attendre les données définitives sur les revenus de l’année concernée, via le flux fiscal.

Suivant l’art. 19 de l’ordonnance du 4 avril 2019 établissant le circuit de paiement, seuls les débits mis en recouvrement doivent être couverts provisoirement par le fonds de réserve de la caisse d’allocations familiales. Tant que le débit n’est pas notifié à la famille, il n’est pas considéré comme faisant l’objet d’une mesure de recouvrement.

2.3. Modifications des paiements en cours au montant de base art.7

Du fait du basculement intervenu dès 2020, entrainant la révision de toute la période, seuls les montants prévus dans le nouveau système sont à prendre en compte. Dès lors, les paiements à partir du mois suivant le traitement du flux fiscal seront à effectuer au taux de base du nouveau régime (art. 7 de l’ordonnance du 25 avril 2019).

2.4. Lettre aux familles sur la régularisation de l’année 2020 et le basculement dans le nouveau régime

Un courrier expliquant la situation du dossier suite au traitement du flux fiscal et ses conséquences sera à envoyer aux familles. Afin de le rendre compréhensible, le courrier contient une note d’introduction avec une synthèse concise du message à la famille, ainsi qu’une lettre détaillée et explicative avec tous les détails (notamment requis par la Charte de l’assuré social), avec en annexe, les trois déclarations de revenus pour faire une demande d’octroi de supplément social pour les années 2021 à 2023.

2.4.1. Régularisation positive

La famille est informée que ses revenus pour 2020 permettent l’octroi d’un supplément social et que de ce fait leur dossier bascule définitivement dans le nouveau système. Le courrier fait état de l’établissement du droit au supplément social concernant l’année de revenu contrôlée 2020 et de la régularisation des paiements relatifs à 2020. Aucune régularisation pour 2021 et 2022 ne peut intervenir à ce stade (débit gelé).

2.4.2. Diminution du montant provisionnel mensuel

Le courrier mentionne également qu’à la suite de cette révision des paiements, la famille passera aux barèmes du nouveau régime et percevra les montants de base du nouveau régime dès le prochain paiement.

2.4.3. Débit potentiel

Pour la majorité des familles, la régularisation du supplément social s’appliquera pour tous les mois de 2020 et elles recevront donc un montant supplémentaire d’allocations familiales avec ce courrier explicatif. Cependant, il est également possible que le basculement rétroactif se traduise finalement par un débit définitif pour l’année 2020. C’est notamment le cas si le montant majoré du supplément social ne s’applique que pour une période limitée en 2020 et qu’une régularisation négative est à effectuer pour les autres mois de 2020 du fait du basculement vers le montant de base de l’art. 7 (par exemple, après un changement de la composition de la famille à la suite de laquelle le plafond de revenu est dépassé).

Vous trouverez jointes à cette lettre circulaire les lettres de motivation pour les deux scénarios:

• lettre (pos): basculement rétroactif suite à l’établissement du droit à un supplément social en 2020 – régularisation pour 2020;
• lettre (neg) : basculement rétroactif suite à l’établissement du droit à un supplément social en 2020 – débit pour 2020.

Par ce courrier, les familles concernées sont invitées, si elles le souhaitent, à fournir une déclaration accompagnée de pièces justificatives concernant leurs revenus pour 2021, 2022 et 2023 via les formulaires ci-joints pour la demande d’un supplément provisoire. En effet, pour certaines de ces familles, les revenus familiaux seront également inférieurs au plafond pour ces années et le débit gelé pourra être partiellement ou totalement compensé par une régularisation positive du supplément social pour ces années 2021 et/ou 2022.

Pour les familles dont les revenus actuels restent inférieurs aux plafonds, le montant mensuel des allocations familiales pourra être majoré d’un supplément social, à titre provisionnel, plutôt que d’être limité au montant de base de l’art. 7, dans l’attente des données fiscales.

En tout état de cause, l’attention est attirée sur le fait que l’octroi du supplément social pour les années 2021 et suivantes sur la base des formulaires ci-joints concerne toujours un paiement provisoire dans l’attente des données définitives sur les revenus par le SPF Finances.

2.5. L’examen des revenus dans le cadre d’un supplément provisionnel

2.5.1. Examen prudent dans l’analyse des justificatifs des revenus

L’examen des demandes pour obtenir un supplément social provisoire et l’analyse des pièces justificatives concernant les revenus du ménage des années 2021, 2022 et 2023 doivent se faire avec la plus grande prudence, puisqu’il y a en théorie déjà un débit dans ces dossiers pour la période 2021- 2023 et il est impératif de mettre tout en oeuvre pour éviter qu’un débit supplémentaire ne soit créé par l’octroi de suppléments sociaux provisoires qui s’avérerait par la suite indûment versé et devrait être récupéré auprès de la famille outre le débit précédemment gelé.

Un paiement du supplément social ne peut être effectué que si les revenus annuels du ménage peuvent être déterminés avec suffisamment de certitude. En cas de doute, la famille est informée qu’une confirmation sur la base des données fiscales du SPF Finances est attendue, avant une régularisation effective.

2.5.2. Examen à partir des montants des plafonds valables au 1er janvier

Le droit à un supplément social étant déterminé séparément pour chaque année de revenu, trois formulaires de demande distincts sont joints pour la demande du supplément provisoire respectivement pour 2021, 2022 et 2023.

Dans ceux-ci sont toutefois mentionnés uniquement les montants des plafonds applicables au 1er janvier de l’année concernée. Afin que cette vérification reste gérable pour les gestionnaires de dossier et d’exclure des risques de débits supplémentaires, les augmentations de plafonds des revenus annuels dues à l’indexation ne sont pas indiquées sur le formulaire et ne sont pas non plus à prendre en compte dans l’examen des justificatifs des revenus annuels, effectué dans le cadre de l’octroi du supplément provisionnel.

2.5.3. Examen des pièces justificatives des revenus à l’appui de la déclaration

En ce qui concerne l’année de revenus 2021, il sera demandé aux familles de fournir de préférence l’avertissement – extrait de rôle (AER) – à titre de preuve car c’est le plus fiable et de nombreuses familles l’auront déjà reçu.

Pour les revenus de l’année 2022, les revenus doivent être estimés aussi complètement que possible. Si les pièces justificatives d’une demande apparaissent incomplètes ou laissent subsister un doute sur le montant du revenu annuel après comparaison avec les données disponibles dans les bases de données, la demande doit être refusée.

Par exemple:
aucun supplément social provisoire ne peut être accordé si la demande ne contient que des attestations d’allocations en tant que chômeur et qu’il est établi dans les bases de données qu’il existe une période d’emploi. De même, une seul fiche de salaire annexée comme justificatif ne sera pas suffisante pour déterminer le revenu annuel et toutes les fiches (pertinentes) de salaire devront être communiquées pour couvrir l’année concernée.

2.6. Régularisation ultérieure relative à la période gelée

Suite au basculement intervenu de manière définitive, seuls les montants du nouveau système sont applicables. Ce sont donc les montants de ce système qui devront finalement être octroyés. En cas de régularisation, positive ou négative, relative à cette période, qui devrait survenir dans le dossier (par exemple, un nouvel enfant, une augmentation du taux de handicap, le dépassement du plafonds des 240h, etc.), ce sont ces montants qui devront être pris en considération.

Cela peut s’avérer compliqué d’un point de vue technique. Les cas de figure ne sauraient toutefois être repris en détails dans la présente lettre circulaire. En cas de révision problématique, une concertation ad hoc avec le régulateur peut intervenir afin de trouver une solution adaptée.

Je vous remercie pour votre collaboration.

Salutations distinguées,

Le Fonctionnaire dirigeant.

ANNEXES:

FISC – basculement rétroactif pos

FISC – basculement rétroactif nég