Art. 4.
Voor elke mandaathouder stuurt het secretariaat van de commissie na de evaluatieperiode per post en per e-mail de naam van de te evalueren mandaathouder naar de voorzitter van de commissie.
Binnen de vijftien dagen na ontvangst van die verzending vraagt de voorzitter van de commissie per aangetekend schrijven en per e-mail aan de te evalueren mandaathouder om hem binnen de dertig dagen na ontvangst het activiteitenverslag door te sturen dat de mandaathouder na afloop van zijn evaluatieperiode opgesteld heeft. De mandaathouder krijgt per e-mail een ontvangstbevestiging van zijn verslag.
Binnen dezelfde termijn en in dezelfde vorm verzoekt het secretariaat van de commissie de leden van het Verenigd College om hun advies over in welke mate de mandaathouders de voor hen vastgestelde doelstellingen hebben bereikt volgens de leden. De leden van het Verenigd College versturen een ontvangstbevestiging per e-mail.