Dienstbrief (Ref. LC Proc 18) van 03 februari 2023 – Definitieve vaststelling van het recht op sociale toeslagen – aanpassing van de procedure bij retroactieve inkanteling.

Ref. : LC Proc 18

Aan de directie van alle kinderbijslaginstellingen.

Betreft: definitieve vaststelling van het recht op sociale toeslagen – aanpassing van de procedure bij een retroactieve inkanteling door de verwerking van de fiscale flux 2022 (inkomsten van het jaar 2020).

1. Context

De omzendbrief CO GB 21 van 12 mei 2022 beschreef de administratieve richtlijnen voor de definitieve vaststelling van het recht op sociale toeslag op de kinderbijslag voor 2020. Met de aanvullende dienstbrief LC Proc 16 van 22 mei 2022 ontvingen de kinderbijslaginstellingen de motiveringsbrieven voor de verschillende scenario’s van de in CO GB 21 beschreven procedure.

De onderstaande instructies wijzigen de werkwijze voor dossiers waar de verwerking van de fiscale flux leidt tot een retroactieve inkanteling die mogelijk is vanaf januari 2020. Het probleem werd verduidelijkt op de vergadering van de BGB in december 2022.

Gezinnen met verworven rechten onder de oude federale regeling die het basistarief ontvangen, hebben recht op een sociale toeslag als hun inkomsten onder een bepaald grensbedrag vallen, op basis van de definitieve beslissing na de verwerking van de fiscale flux van 2022 (inkomsten 2020). In de meeste gevallen leidt dat tot een positieve regularisatie voor 2020.

Bij gebrek aan informatie over de inkomsten van deze gezinnen sinds 2021 (voor degene die nog steeds het basistarief ontvangen onder de regeling van verworven rechten) moet het bedrag van de kinderbijslag voor de toekomst beperkt worden tot het basisbedrag onder de nieuwe regeling.

Bovendien moet door de retroactieve inkanteling de volledige periode vanaf 2020 herzien worden volgens de schalen van de nieuwe regeling. Het verschil tussen het toegekende federale basistarief en het verschuldigde gewestelijke basistarief (bij gebrek aan informatie over de inkomsten van het gezin voor de perioden 2021 en 2022) is in principe niet verschuldigd en moet ingevorderd worden. Dat kan leiden tot een schuld die, afhankelijk van de gezinssamenstelling, zeer hoog kan zijn.

Dit mechanisme is weliswaar inherent aan de nieuwe regeling, gezien de terugwerkende kracht van deze inkanteling en de gevolgen ervan voor de herziening van de periode vanaf 1 januari 2020, worden de omvang en de impact van dit fenomeen bij de verwerking van de fiscale flux voor 2020 veel groter. Dat is een onrechtstreeks gevolg van de gezondheidscrisis en het inkomstenverlies voor een groot aantal gezinnen, vooral voor gezinnen met inkomsten die voorheen geen sociale toeslag ontvingen.

De verwerking van de fiscale flux in juli 2022 bracht een groot aantal probleemdossiers aan het licht waarbij de verwerking van de fiscale flux leidt tot het bovenstaande scenario van een retroactieve inkanteling in 2020 met een debet voor de daaropvolgende jaren als gevolg. Gezien de gevolgen voor de betrokken gezinnen in de huidige maatschappelijke context en het spoedeisende karakter van de situatie, is de verwerking van de fiscale flux van deze probleemdossiers opgeschort om gerichte maatregelen te kunnen nemen (zie e-mail aan de kinderbijslaginstellingen van 22 juli 2022). Voor de betrokken dossiers werd bijgevolg geen (positieve) regularisatie uitgevoerd voor 2020, werden geen onverschuldigde bedragen ingevorderd voor de perioden 2021 en 2022, werd geen verlaging uitgevoerd van het basisbedrag van de kinderbijslag die verschuldigd was vanaf de verwerking van de fiscale flux, en de betrokken gezinnen werden niet geïnformeerd.

Om deze problematiek op te lossen, werden maatregelen vastgelegd met de volgende twee doelen:

• voorkomen dat de moeilijkheden van gezinnen in de huidige maatschappelijke context groter worden door een schuld mee te delen en de voorkeur geven aan communicatie die ze gemakkelijk kunnen begrijpen;
  en
• de gevolgen voor de beheerders van de kinderbijslaginstellingen bij het beheer van de betrokken dossiers beperken en voorkomen dat de financiële reserves van de private kinderbijslagfondsen overschreden worden door de dekking van de schulden voor 2021-2022, waardoor de levensvatbaarheid van de privéfondsen in gevaar zou komen.

Deze dienstbrief voorziet bijsturingen aan de procedure van CO GB 21 om te voorkomen dat gezinnen bijkomende problemen krijgen door de kennisgeving van een debet. Daarnaast zijn aangepaste motiveringsbrieven toegevoegd als bijlage om de betrokken gezinnen op een begrijpelijke manier te informeren over de status van hun dossier.

2. Praktische richtlijnen

De verwerking van de fiscale fluxen moet als volgt gebeuren voor de betrokken dossiers.

2.1. Inkanteling vanaf 2020

De inkanteling van de gezinnen moet plaatsvinden vanaf het ontstaan van het recht op de sociale toeslag bedoeld in art. 9, 1° of 2°, van de ordonnantie van 25 april 2019 in 2020 (in de meeste gevallen vanaf 1 januari 2020). De bedragen worden herberekend voor de volledige periode tot op heden. De regularisatie voor 2020 moet uitgevoerd worden en aan de gezinnen meegedeeld worden (zie punt 2.4).

2.2. bevriezing van debetten voor 2021 en 2022

Debetten voor de periode 2021-2022 die het gevolg zijn van het verschil tussen het federale basisbedrag en het verschuldigde bedrag volgens de nieuwe Brusselse regeling worden berekend, maar worden bevroren. Dat betekent dat de betrokken gezinnen hiervan niet in kennis worden gesteld vóór de verwerking van de fiscale flux van het overeenkomstige jaar en dat ze pas op de hoogte worden gebracht van hun schuld wanneer de definitieve beslissing is genomen. De betalingen die in 2021 en 2022 werden uitgevoerd, zullen dus worden herzien bij de verwerking van de overeenkomstige fiscale flux (bijbetaling tot het hogere bedrag bedoeld in art. 9 van de ordonnantie van 25 april 2019 of kennisgeving van de definitief geworden schuld).

Overeenkomstig de bepalingen van het Besluit van het Verenigd College van 24 oktober 2019 moet evenwel elke aanvraag van het gezin om een sociale toeslag te ontvangen worden onderzocht op basis van bewijsstukken van zijn inkomsten van 2021 en 2022 (zie punt 2.4).

Echter om een debet te betekenen voor de periode 2021 en/of 2022 moet altijd gewacht worden op de definitieve gegevens over de inkomsten van het betrokken jaar via de fiscale flux.

Volgens art. 19 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit moeten enkel de schulden die teruggevorderd worden voorlopig gedekt worden door het reservefonds van het kinderbijslagfonds. Zolang het gezin niet in kennis is gesteld van het debet, wordt ervan uitgegaan dat de schuld nog niet teruggevorderd wordt.

2.3. Wijziging van de lopende betalingen naar het basistarief art.7

Door de inkanteling vanaf 2020, die ertoe leidt dat de volledige periode moet worden herzien, mogen enkel de bedragen volgens de nieuwe regeling in aanmerking worden genomen. Daarom moeten de betalingen vanaf de maand na de verwerking van de fiscale flux uitgevoerd worden tegen het basistarief van de nieuwe regeling (art. 7 van de ordonnantie van 25 april 2019).

2.4. brief aan gezinnen over regularisatie van 2020 en de inkanteling in de nieuwe regeling

Er moet een brief verstuurd worden naar de gezinnen om de situatie uit te leggen waarin het dossier zich bevindt na de verwerking van de fiscale flux en wat de gevolgen zijn. Om zo begrijpelijk mogelijk te zijn, bevat de brief een inleidende nota waarin de boodschap aan het gezin kort wordt samengevat. Daarnaast is er een gedetailleerde en verklarende brief met alle details (met name vereist door het Handvest van de Sociaal Verzekerde), met als bijlage drie inkomensverklaringen om een aanvraag in te dienen voor de toekenning van een sociale toeslag voor de jaren 2021 tot en met 2023.

2.4.1.Positieve regularisatie

Het gezin wordt geïnformeerd dat op basis van zijn inkomsten van 2020 een sociale toeslag kan worden toegekend en dat zijn dossier daardoor omschakelt naar de nieuwe regeling. De brief verduidelijkt dat het gezin na de controle van de inkomsten van 2020 recht heeft op een sociale toeslag en dat de betalingen voor 2020 geregulariseerd zullen worden. In dit stadium kunnen er geen regularisaties plaatsvinden voor 2021 en 2022 (debet bevroren).

2.4.2. Daling van het provisionele maandelijks bedrag

De brief vermeldt ook dat het gezin als gevolg van de herziening overschakelt naar de schalen van de nieuwe regeling en vanaf de volgende betaling de basisbedragen van de nieuwe regeling zal ontvangen.

2.4.3. Mogelijke schuld

Voor de meeste gezinnen zal de regularisatie van de sociale toeslag toegepast worden voor alle maanden van 2020 en leiden tot een hoger bedrag aan kinderbijslag. Het is echter ook mogelijk dat de retroactieve inkanteling toch leidt tot een definitieve schuld voor het jaar 2020. Dat is bijvoorbeeld het geval als het recht op de sociale toeslag slechts voor een beperkte periode in 2020 geldt en voor de overige maanden van 2020 een negatieve regularisatie moet plaatsvinden door de overgang naar het basisbedrag van art. 7 (bijvoorbeeld, na een wijziging van de gezinssamenstelling waardoor de inkomensgrens wordt overschreden).

Bij deze omzendbrief vindt u de motiveringsbrieven voor beide scenario’s:

• brief (positief): retroactieve inkanteling na vaststelling van het recht op sociale toeslag in 2020 – bijpassing voor 2020;
• brief (negatief): retroactieve inkanteling na vaststelling van het recht op sociale toeslag in 2020 – debet voor 2020.

Met deze brief worden de betrokken gezinnen uitgenodigd om, als zij dat wensen, een verklaring te bezorgen met bewijsstukken over hun inkomsten van 2021, 2022 en 2023 via de bijgevoegde formulieren voor de aanvraag van een provisionele toeslag. Voor sommige van deze gezinnen zal het gezinsinkomen in die jaren namelijk ook onder het grensbedrag liggen en kan de bevroren schuld geheel of gedeeltelijk gecompenseerd worden door een positieve regularisatie van de sociale toeslag voor die jaren.

Bij gezinnen waarvan de huidige inkomsten lager zijn dan het plafond kan het maandelijkse bedrag van de kinderbijslag provisioneel verhoogd worden met een sociale toeslag, in plaats van beperkt te blijven tot het basisbedrag van art. 7, in afwachting van de fiscale gegevens.

In ieder geval moet erop gewezen worden dat de toekenning van de sociale toeslag voor 2021 en de jaren erna op basis van de bijgevoegde formulieren nog steeds een provisionele betaling is, in afwachting van de definitieve gegevens over de inkomsten van de FOD Financiën.

2.5. Inkomensonderzoek in het kader van een provisionele toeslag

2.5.1. Voorzichtigheid bij het onderzoeken van bewijsstukken voor inkomsten

Aanvragen om een provisionele sociale toeslag te ontvangen moeten zeer zorgvuldig onderzocht worden, net als de bewijsstukken voor het gezinsinkomen van 2021, 2022 en 2023. In theorie bestaat er immers al een schuld in deze dossiers voor de periode 2021-2023. Daarom moet alles in het werk gesteld worden om te voorkomen dat een bijkomende schuld ontstaat door een provisionele sociale toeslag toe te kennen waarvan later zou blijken dat die onterecht is uitbetaald en moet worden teruggevorderd van het gezin, naast de schuld die eerder was bevroren.

Een sociale toeslag kan alleen worden uitbetaald als het jaarlijkse inkomen van het gezin met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld. In geval van twijfel wordt het gezin meegedeeld dat gewacht wordt op de bevestiging op basis van de fiscale gegevens van de FOD Financiën voordat een effectieve regularisatie kan plaatsvinden.

2.5.2. Onderzoek op basis van de grensbedragen op 1 januari

Aangezien het recht op een sociale toeslag voor elk inkomstenjaar afzonderlijk wordt vastgesteld, worden drie verschillende formulieren bijgevoegd waarmee de provisionele toeslag kan worden aangevraagd voor respectievelijk 2021, 2022 en 2023.

Daarin worden echter enkel de grensbedragen vermeld die van toepassing zijn op 1 januari van het betrokken jaar. Om ervoor te zorgen dat deze controle beheersbaar blijft voor de dossierbeheerders en om het risico van bijkomende schulden uit te sluiten, worden de verhogingen van de grensbedragen van het jaarlijks gezinsinkomen als gevolg van indexeringen niet vermeld op het formulier en niet in aanmerking genomen bij het onderzoek van de bewijsstukken van het jaarlijkse inkomen in het kader van de toekenning van de provisionele toeslag.

2.5.3. Onderzoek van de bewijsstukken van de inkomsten ter staving van de aangifte

Voor het inkomstenjaar 2021 worden de gezinnen gevraagd bij voorkeur het aanslagbiljet te bezorgen als bewijsstuk, aangezien dat het meest betrouwbaar is en veel gezinnen het al zullen hebben ontvangen.

Voor het jaar 2022 moeten de inkomsten zo volledig mogelijk geschat worden. Als de bewijsstukken van een aanvraag onvolledig lijken of als er na vergelijking met de gegevens in de databanken twijfel bestaat over het bedrag van het jaarlijkse inkomen, moet de aanvraag geweigerd worden.

Bijvoorbeeld:
er kan geen provisionele sociale toeslag worden toegekend als de aanvraag enkel attesten van werkloosheidsuitkeringen bevat terwijl uit de databanken blijkt dat er een periode van tewerkstelling was. Zo is één loonbrief ook onvoldoende als bewijs om het jaarlijkse inkomen vast te stellen. Alle (relevante) loonbrieven van het betrokken jaar moeten bezorgd worden.

2.6. Latere regularisaties met betrekking tot de bevroren periode

Na de definitieve inkanteling zijn enkel de bedragen van de nieuwe regeling van toepassing. Het zijn dus de bedragen van dit systeem die uiteindelijk moeten worden toegekend. Als er in het dossier een positieve of negatieve regularisatie is voor deze periode, (bijvoorbeeld een nieuw kind, verhoging van de invaliditeitsgraad van het kind met een aandoening, overschrijding van de 240 urennorm, enz.), moeten deze bedragen in aanmerking worden genomen.

Dat kan technisch ingewikkeld zijn. De verschillende mogelijke situaties kunnen echter niet gedetailleerd beschreven worden in deze dienstbrief. Bij problematische herzieningen kan ad hoc overlegd worden met de regulator om een passende oplossing te vinden.

Ik dank u voor uw medewerking.

Met vriendelijke groeten,

De Leidend Ambtenaar

BIJLAGEN:

FISC- retroactieve inkanteling pos

FISC- retroactieve inkanteling neg