Omzendbrief (Ref. CO GBP 09) van 25 oktober 2019 met betrekking tot het beheer van het ondersteunend dossier in verband met de facultatieve subsidies toegekend door Iriscare in 2019.

Ref. : CO GBP 09

Aan de organisaties die facultatieve subsidies krijgen afhangend van de Bicommunautaire instelling voor Gezondheid, Bijstand aan personen en Gezinsbijslag (Iriscare).

 

Geachte mevrouw, Geachte heer,

In het kader van de facultatieve subsidie die uw instelling kreeg van Iriscare voor 2019 delen wij u de richtlijnen mee voor het verantwoordingsdossier dat u aan Iriscare moet voorleggen.

Noteer dat als uw instelling verschillende facultatieve subsidies kreeg van Iriscare, die richtlijnen van toepassing zijn op elk verantwoordingsdossier ten opzichte van het/de doel(en) van de gesubsidieerde activiteit(en).

De doelstelling van de volgende richtlijnen is de waarborg dat de dossiers zo efficiënt en eenvormig mogelijk worden behandeld. Wij wijzen u erop dat onze diensten de dossiers in chronologische volgorde van ontvangst behandelen.

De volledige verantwoordingsdossiers moeten ten laatste tegen 30 juni 2020 naar Iriscare teruggestuurd worden en het volgende bevatten:

  • een door het centrum gedateerde en ondertekende schuldvordering
  • een in het Nederlands of het Frans opgesteld activiteitenverslag
  • een eindrapport (van maximaal drie bladzijden) opgesteld in het Nederlands en het Frans met een beknopte weergave van het verloop van het project, en of de aanvankelijke doelstellingen al dan niet zijn behaald
  • een financieel verslag dat de volgende documenten moet bevatten:
    • de staat van de ontvangsten en uitgaven, gegroepeerd per soort kosten en ontvangsten, indien een eenvoudige boekhouding of een kostenboek wordt bijgehouden, of de resultatenrekening indien een dubbele boekhouding wordt bijgehouden.
    • is dat van toepassing is, het verslag van een bedrijfsrevisor, van een onafhankelijke expert-boekhouder of van een externe boekhouder.
    • als dat van toepassing is, is een aflossingstabel met de nieuwe en lopende afschrijvingen vereist.
    • als u andere financiering krijgt voor dezelfde activiteit die Iriscare subsidieert, geef op welke en wie ze toekent.
    • als uw subsidie wordt toegekend voor de financiering van de personeelskosten, geef een overzicht van de gesubsidieerde werknemers

Welke bewijsstukken moet u leveren en welke regels naleven?

De bewijsstukken moeten worden geleverd in de volgende vorm en in overeenstemming met de volgende regels:

  • Een kopie van de facturen voor alle uitgaven in verband met het voorwerp van de aanvraag om facultatieve subsidie (u bewaart het origineel dat op aanvraag beschikbaar moet blijven)
  • De betaalbewijzen voor de facturen
  • Ieder bewijsstuk moet genummerd zijn en gekoppeld aan een betaalbewijs
  • Als uw subsidie betrekking heeft op de financiering van het personeel, moeten de kosten in verband met die betrekkingen gewettigd zijn:
    • via een kopie van een authentiek document (betaalfiche, attest van uw sociaal secretariaat)
    • geef voor elke werknemer naam, functie, periode van tewerkstelling in het betrokken jaar, bruto jaarloon en toegepast barema.
  • Bij de bewijsstukken moet een samenvattende inventaris gevoegd zijn, in een Exceltabel, die deze nummering overneemt. Gebruik hiertoe het document (Exceltabel bewijsstukken) die u op onze website vindt in de rubriek Facultatieve subsidie (http://www.iriscare.brussels/nl/professionals/info-voor-de-professionals/subsidies/). Daar vindt u de kosten en ontvangsten, genummerd en gerangschikt per categorie, met referentie van de begunstigde, het uitgegeven bedrag, een beschrijving en de data van uitgaven en betalingen.

Aandachtspunten

Tijdens het onderzoek van de verantwoordingsstukken kan men u vragen om bijkomende informatie te verstrekken (bedrag, authenticiteit, enz.).

Originele documenten houdt u altijd ter beschikking voor een eventuele controle. Iriscare kan namelijk dit jaar of later een controle uitvoeren.

Iriscare behoudt zich het recht voor om een deel van de subsidie terug te vorderen of niet te betalen als de gesubsidieerde activiteiten niet geheel of gedeeltelijk zijn uitgevoerd of als het toegekende bedrag te hoog is.

Als de verantwoordingsdossiers niet voor de deadline binnen zijn, is Iriscare niet in staat het saldo van de subsidie te betalen.
Iriscare kan beslissen om de elektronische versie van het verslag van het gesubsidieerde project op zijn website te publiceren.

Terugbetaling

Iriscare behoudt zich het recht voor om een deel van de subsidie terug te vorderen of een deel van de subsidie niet te betalen:

  • als het verantwoordingsdossier niet op tijd is ingediend (schuldvordering, facturen, Excelbestand, enz.)
  • als de evaluatie van de financiële wettiging onvoldoende is
  • als de evaluatie van de uitvoering van de activiteiten/doelstellingen onvoldoende is
  • als de subsidie niet is gebruikt voor de doeleinden waarvoor zij is toegekend
  • als de begunstigde voor hetzelfde doel al een subsidie ontvangt van een andere instelling op basis van dezelfde verantwoordingsstukken

OPGELET, als de verantwoordingsdossiers niet voor de deadline binnen zijn, is Iriscare niet in staat het saldo van de subsidie te betalen.

Praktisch

Ten laatste op 30 juni 2020 dient u het volledige verantwoordingsdossier zoals hierboven uiteengezet, terug te sturen:

  • Per e-mail op het adres professionelen@iriscare.brussels, met als onderwerp (voor de verzending van bewijsstukken):
    de naam van uw organisatie + Verantwoordingsdossier / Jaar 20XX + de naam van de dienst waarvoor het bestemd is
  • Aanvullend op uw elektronische verzending kunt u alles ook doorsturen per post naar het adres:
    Iriscare ter attentie van de leidend ambtenaar – Naam van de dienst waarvoor het bestemd is – Belliardstraat 71/2, 1040 Brussel.

Mocht u nog vragen hebben over de controle van de facultatieve subsidies of over een stap van de procedure, e-mail ons dan op het adres: professionelen@iriscare.brussels.

Hoogachtend.

De Leidend Ambtenaar