Operationele Handleiding

Beslissing van de Beheerraad Gezondheid en Bijstand aan Personen van 15 december 2020.

Dit document omvat de principes en evaluatieschalen die van toepassing zijn op het responsabiliseringsmechanisme zoals bepaald in het besluit van het Verenigd College van 13 februari 2020 betreffende de administratiekosten van de Brusselse verzekeringsinstellingen (“besluit administratiekosten”) en het ministerieel besluit van 18 december 2020 betreffende de responsabilisering van de Brusselse regionale maatschappijen van onderlinge bijstand (“ministerieel besluit responsabilisering”).

I. Principes

1. De globale jaarlijkse toelage wordt verdeeld over de RMOB’s rekening houdend met de criteria bedoeld in artikel 4 van het besluit administratiekosten. Van het deel van dat globale jaarlijkse toelage, waarop iedere RMOB ten hoogste aanspraak kan maken, wordt het gedeelte dat verband houdt met de kwaliteit van de prestaties van de RMOB’s vastgelegd in artikel 5 van datzelfde besluit.
2. De evaluatie, zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit administratiekosten, gebeurt op basis van 7 criteria, die worden vastgelegd in artikel 2 van het ministerieel besluit responsabilisering.
3. Er wordt aan elk criterium een wegingscoëfficiënt toegekend (artikel 3 van het ministerieel besluit responsabilisering).
4. Elk criterium kan benaderd worden door de evaluatie van verschillende domeinen. Een domein is een deelgebied van een criterium waaraan één of meer indicatoren gekoppeld worden (artikel 1, 2° ministerieel besluit responsabilisering).
5. Voor elk domein zijn verschillende indicatoren mogelijk. Een indicator is een meetbaar gegeven dat een signalerende functie heeft over de mate van kwaliteit over de werking van de RMOB (artikel 1, 3° ministerieel besluit responsabilisering).
6. De Beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen (“BGBP”) bepaalt in september van het jaar voorafgaand aan de het gecontroleerd en geëvalueerd jaar X de domeinen en de indicatoren, die voor de criteria weerhouden worden. Er wordt telkens minimum één domein per criterium vastgelegd (art. 4, eerste lid, 1° ministerieel besluit responsabilisering). Op hetzelfde ogenblik bepaalt de BGBP de verdeling van het wegingscoëfficiënt over het aantal per criterium weerhouden domeinen (art. 4, eerste lid, 2° ministerieel besluit responsabilisering). De RMOB’s worden geraadpleegd omtrent de haalbaarheid van de indicatoren voor juli van dit jaar X-1 (artikel 4, tweede lid ministerieel besluit responsabilisering).
7. Het jaar X is het jaar waarop de controle en evaluatie betrekking heeft (artikel 1, 4° ministerieel besluit responsabilisering).
8. De feitelijke vaststellingen gedaan gedurende het jaar X+1 worden meegedeeld aan de RMOB’s die de mogelijkheid hebben hieromtrent hun opmerkingen mee te delen aan de Iriscare.
9. Het ontwerp van evaluatieverslag van de performantie per RMOB wordt door Iriscare opgesteld en aan de betrokken RMOB voor opmerkingen overgemaakt (artikel 6, § 1 ministerieel besluit responsabilisering). Op basis van dit evaluatieverslag en de opmerkingen van de betrokken RMOB hierop, stelt Iriscare per RMOB een eindverslag op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Beheerraad en dat ter informatie wordt meegedeeld aan de betrokken RMOB.
10. Het eerste jaar dat zal worden geëvalueerd en gecontroleerd conform de in deze handleiding aangehaalde principes en evaluatieschalen zal het jaar 2022 zijn. Een testcontrole, die zonder gevolgen blijft voor de administratiekosten, zal evenwel betrekking hebben op 2021 (art. 8, tweede lid administratiekostenbesluit). In afwijking van 6 en 11 legt de Beheerraad de domeinen en indicatoren, alsook de verdeling van de wegingscoëfficiënt voor deze testcontrole vast in december 2020 en na raadpleging van de RMOB’s (art. 4, derde lid, ministerieel besluit responsabilisering).
11. De BGBP bepaalt, in september van het jaar X-1, of het wegingscoëfficiënt al dan niet evenredig over het aantal per criterium voor het jaar X weerhouden domeinen wordt verdeeld (art. 4, eerste lid, 2°, ministerieel besluit responsabilisering.
12. Indien er meerdere indicatoren bestaan voor eenzelfde domein zal, met uitzondering van de gevallen waarvoor Iriscare een voorrang zou hebben vastgelegd tussen de verschillende betrokken indicatoren, het eindpercentage van al dan niet toekenning voor dit aspect het gemiddelde zijn van de percentages verkregen voor de verschillende betrokken indicatoren.
13. Voor elk criterium en elk domein zal de Iriscare het betreffende percentage toekenning of niet-toekenning bepalen.
14. Alle berekeningen worden uitgevoerd met 4 cijfers na de komma. De afronding gebeurt bij elke stap en wordt uitgevoerd naar boven indien het vijfde cijfer na de komma gelijk is aan of hoger is dan 5. Het eindpercentage toekenning of niet-toekenning voor een domein of een criterium wordt echter afgerond tot twee cijfers, volgens hetzelfde principe als hiervoor.
15. Als Iriscare vaststelt dat de gegevens over een of meer indicatoren van eenzelfde domein niet beschikbaar zijn of onbruikbaar, zonder dat het niet beschikbaar of onbruikbaar zijn een gevolg is van een slechte wil of een fout van een of meer RMOB’s, zal het domein worden geëvalueerd op basis van de indicatoren van dat domein die wel relevant zijn. In dat geval zal het gewicht van het domein proportioneel verdeeld worden over de oorspronkelijk voorziene indicatoren. De bedragen m.b.t. de niet evalueerbare indicatoren worden volledig toegekend terwijl deze van de evalueerbare indicatoren worden toegekend in functie van het resultaat van de evaluatie van die indicatoren. Als de gegevens van alle indicatoren niet beschikbaar zijn of onbruikbaar, wordt het totaal van de bedragen voor dat domein toegekend.Als Iriscare vaststelt dat het niet beschikbaar of onbruikbaar zijn van de gegevens een gevolg is van een slechte wil of een fout van een of meer RMOB’s, worden de bedragen m.b.t. de niet evalueerbare indicator of indicatoren aan geen enkel van de betrokken RMOB’s toegekend.

II. Evaluatieschalen van toepassing in het kader van de behandeling van de gegevens die beschikbaar zijn voor de verschillende criteria

Er bestaan verschillende types van evaluatieschalen:

• de schalen hierna vermeld onder punt II.1., die betrekking hebben op de naleving van de termijnen;
• de schalen hierna vermeld onder punt II.2., die betrekking hebben op de kwaliteit;
• de schaal waarvan sprake onder punt II.3., die van toepassing is op gegevens verkregen in het kader van het gebruik van vragenlijsten opgesteld door Iriscare;
• de specifieke schalen die men enkel tegenkomt in het kader van de evaluatie van een bepaald domein en die beschreven zijn onder punt III.

II.1. Evaluatieschalen vastgesteld voor de beoordeling van de naleving van de termijnen waarbinnen de nodige documenten worden overgemaakt

II.1.1. Naleving van de termijnen beoordeeld in functie van het vastgestelde aantal dagen vertraging

Naargelang de indicator wordt het aantal dagen vertraging uitgedrukt in absolute waarde of in relatieve waarde, d.w.z. in functie van de toegelaten indieningstermijnen. Een evaluatie op basis van de relatieve waarde houdt in dat het aantal dagen vertraging in absolute waarde wordt vermenigvuldigd met een factor die de verhouding weergeeft tussen het aantal dagen nodig voor de indiening van een document en de toegelaten indieningstermijn voor dit document. Een vertraging van bijvoorbeeld 30 dagen ten opzichte van een indieningstermijn van 90 dagen geeft een factor van 1,33 (120 dagen/ 90 dagen). De verkregen relatieve waarde bedraagt in dat geval 30 dagen x 1,33 = 39,90 dagen.

Voor elk document wordt de vertraging uitgedrukt in dagen, in absolute of in relatieve waarde, die werd vastgesteld voor zowel het originele document als voor de verbeterde documenten geglobaliseerd.

Door middel van onderstaande progressieve schaal wordt het totale aantal dagen vertraging, naargelang het geval uitgedrukt in absolute of in relatieve waarde, vervolgens vertaald in een percentage afhouding op de toe te kennen bedragen.

a) Algemene evaluatieschaal:

Indien de vertragingen zouden worden meegedeeld onder de vorm van een globaal aantal dagen vertraging, zonder indicatie van het aantal dagen vertraging per document, is bovenstaande schaal eveneens van toepassing.

b) Evaluatieschaal van toepassing op de indicatoren die Iriscare als nieuwe indicatoren beschouwt:

De volgende schaal is enkel van toepassing op de indicatoren die Iriscare voor de domeinen en voorafgaand aan de definitieve vaststelling van de domeinen en indicatoren voor het jaar X, als “nieuwe domeinen / indicatoren” zou beschouwen.​

II.1.2. Naleving van de termijnen beoordeeld in functie van het percentage documenten of gegevens die laattijdig of niet zijn ingediend en het totaal van de betreffende documenten of gegevens

a) Algemene evaluatieschaal:

In het geval van gegevens uitgedrukt in een percentage laattijdige documenten of gegevens of van niet-mededeling, worden de uit te voeren afhoudingen berekend volgens onderstaande progressieve evaluatieschaal die als effect heeft de uitgevoerde afhouding te moduleren in functie van het belang van de gedane vaststellingen.

b) Evaluatieschaal van toepassing op de indicatoren die Iriscare als nieuwe indicatoren beschouwt:

De volgende schaal is enkel van toepassing op de indicatoren die Iriscare, voor de domeinen en voorafgaand aan de definitieve vaststelling van de domeinen en indicatoren voor het jaar X, als ‘nieuwe domeinen / indicatoren’ zou beschouwen.​

II.2. Evaluatieschalen vastgesteld voor de beoordeling van de kwaliteit van de overgemaakte gegevens en van de uitgevoerde taken en opdrachten

II.2.1. Beoordeling van de kwaliteit in functie van het aantal nieuwe versies van de boekhoudkundige en statistische documenten die moesten worden opgesteld

a) Algemene evaluatieschaal:

Iedere nodige bijkomende versie wordt bestraft met een stijgend afhoudingspercentage. De betreffende cumulatieve schaal is de volgende:

• 1ste bijkomende versie:   3%
•  2de bijkomende versie:   8%
• 3de bijkomende versie: 15%
• 4de bijkomende versie: 24%
• 6de bijkomende versie: 48%

b) Evaluatieschaal van toepassing op de indicatoren die Iriscare als nieuwe indicatoren beschouwt:

Elke nodige bijkomende versie wordt bestraft met een afhoudingspercentage van 3 % voor de indicatoren die Iriscare, voor de domeinen en voorafgaand aan de definitieve vaststelling van de domeinen en indicatoren van het betreffende boekjaar, als “nieuwe indicatoren” zou beschouwen.

II.2.2. Verhouding tussen:

• de onjuiste, onvolledige of niet correct behandelde dossiers/gevallen/documenten/records/bedragen en het aantal gecontroleerde dossiers/gevallen/documenten/records/bedragen;
• het aantal bijkomende versies dat nodig was en het aantal verwachte versies.

a) Algemene evaluatieschaal:

Een progressieve evaluatieschaal die analoog is aan deze bepaald onder het punt II.1.2. hiervoor wordt toegepast. Die moduleert de uitgevoerde afhouding in functie van het belang van de gedane vaststellingen.​

b) Schaal van toepassing op de indicatoren die Iriscare als nieuwe indicatoren beschouwt:

De volgende schaal is enkel van toepassing op de indicatoren die Iriscare, voor de domeinen en voorafgaand aan de definitieve vaststelling van de domeinen en indicatoren van het betreffende jaar, als “nieuwe domeinen / indicatoren” zou beschouwen.​

II.3. Evaluatieschaal van toepassing op de gegevens verkregen in het kader van het gebruik van vragenlijsten

De evaluatie van sommige domeinen kan worden uitgevoerd door middel van vooraf opgestelde vragenlijsten. In dit kader wordt voorafgaandelijk een gewicht toegekend aan elk van de betreffende vragen.

Er wordt vervolgens gevraagd te antwoorden op de voormelde vragen door aan te geven of al dan niet “voldaan” is aan de betrokken punten. Naargelang aan het punt effectief “voldaan” of “niet voldaan” is, wordt het gewicht aan de vraag toegekend (100%) of niet toegekend (0%).

In sommige gevallen wordt naast de vermelding dat “voldaan” of “niet voldaan” is aan het punt, de mogelijkheid gelaten aan te geven dat “gedeeltelijk voldaan” is aan het punt. In dit geval wordt 50% van het gewicht aan de vraag toegekend.

III. Domeinen waarvoor een beroep gedaan wordt op een specifieke schaal

III.1. Domein inzake de snelle circulatie van de betaalmiddelen

Voor elke RMOB wordt een  liquiditeitscoëfficiënt berekend, die de verhouding uitdrukt tussen het gemiddelde van de dagelijks beschikbare middelen en de financiële uitgaven en ook rekening houdt met het saldo van de lopende rekening.

In functie van de liquiditeitscoëfficiënt verkregen door een bepaalde RMOB voor de betreffende periode wordt met behulp van onderstaande evaluatieschaal het toekenningspercentage gedefinieerd. De totaliteit van het aandeel waarop een RMOB recht heeft, wordt toegekend wanneer de  liquiditeitscoëfficiënt kleiner is dan of gelijk is aan 0,25%.

Evaluatieschaal voor de verbeterde liquiditeitscoëfficiënt:

NL – Schaal voor Verbeterde liquiditeitscoëfficiënt

III.2. Domein inzake de snelle betaling van de derdebetalers

Voor elke RMOB wordt een ratio berekend die de openstaande derdebetalersschulden vergelijkt met de uitgevoerde betalingen.

In functie van de waarde van de jaarlijkse ratio verkregen door een bepaalde RMOB voor de betreffende periode, wordt met behulp van onderstaande evaluatieschaal het toekenningspercentage gedefinieerd. De totaliteit van het aandeel waarop een RMOB recht heeft, wordt toegekend wanneer de ratio kleiner is dan of gelijk is aan 0,60.

NL – Bepaling Toekenningspercentage

III.3. Domein met betrekking tot de kwaliteit van de interne controle en de interne audit

De evaluatie van dit domein wordt uitgevoerd aan de hand van een vooraf vastgestelde vragenlijst.

De revisor wordt gevraagd om na onderzoek van elke vraag in zijn verslag voor elke vraag een van de volgende antwoorden aan te geven:

• NEEN (als er niets gedaan is);
• Eerder NEEN (als aan het punt niet is voldaan, zonder dat gezegd kan worden dat er niets gedaan is);
• Eerder JA (als aan het punt in grote mate is voldaan, maar dat er nog nieuwe stappen gezet moeten worden);
• JA (als aan het punt voldaan is).

In functie van het antwoord van de revisor is het toekenningspercentage dat voor de betreffende vraag wordt toegekend het volgende:​

IV. Verband tussen de domeinen en indicatoren en de schalen in deze handleiding