Huishoudelijk reglement van de gemeenschappelijke kamer van beroep voor de Diensten van het Verenigd College en de instellingen van openbaar nut van de GGC
I. Indiening van het beroep
Artikel 1.
De kamer van beroep heeft haar zetel bij de Diensten van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie.
Het secretariaat ervan is gevestigd in de Belliardstraat 71, 1040 Brussel
Artikel 2.
De beroepen worden als volgt ingediend:
- per aangetekende brief in de gevallen bedoeld in de artikelen 79, § 3 en 80, §§ 1-2 van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 5 juni 2008 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren en stagiairs van de Diensten van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van Brussel- Hoofdstad (hierna ‘het statuut van de DVC’ genoemd) en in de artikelen 101, § 3 en 102, §§ 1-2 van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren en stagiairs van de bicommunautaire Dienst voor gezondheid, bijstand aan personen en gezinsbijslag van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van Brussel- Hoofdstad (hierna ‘het statuut van Iriscare’ genoemd);
- per gewone brief, per aangetekende brief of per e-mail in de gevallen bedoeld in de artikelen 96/1, 136, 157, 164, 213 en 225 van het statuut van de DVC, alsook in de artikelen 122, 172, 184, 191, 249 en 261 van het statuut van Iriscare.
In het geval bedoeld in artikel 66/9 van het statuut van de DVC en in artikel 85 van het statuut van Iriscare moet het dossier worden ingediend door de bevoegde leidend ambtenaar.
Artikel 3.
Het secretariaat geeft de ambtenaar een ontvangstbevestiging.
Het stelt de voorzitter van de kamer, zijn plaatsvervanger en de overheid die de betwiste beslissing heeft genomen hiervan in kennis.
Namens de voorzitter verzoekt het secretariaat de voornoemde overheid om het binnen de zeven werkdagen het administratieve dossier waarop de betwiste beslissing is gebaseerd te bezorgen, samen met een inventaris van de stukken van het dossier.
In de gevallen bedoeld in de artikelen 136 en 157 van het statuut van de DVC en in de artikelen 172 en 184 van het statuut van Iriscare verzoekt het secretariaat de overheid om het de naam en het e-mailadres te bezorgen van de ambtenaar of van de advocaat die is aangesteld om het standpunt van de overheid te verdedigen.
II. Agendering van de zaak en oproepingsbrieven
Artikel 4.
De voorzitter of zijn plaatsvervanger agendeert de zaak.
Artikel 5.
Het secretariaat roept de ambtenaar die een beroep heeft ingediend of voor wie er een voorstel van beslissing tot een ongunstig stageverslag is op per aangetekende brief of door hem een document tegen gedagtekend en ondertekend ontvangbewijs te bezorgen.
Het secretariaat roept de volgende personen op per e-mail:
- de effectief en plaatsvervangende assessoren van de bevoegde afdeling;
- De ambtenaar of de advocaat die is aangesteld om het standpunt van de overheid te verdedigen.
De oproepingsbrieven worden minstens tien dagen voor de vergadering van de kamer opgestuurd.
Artikel 6.
Als hij verhinderd is, neemt de assessor of voorzitter onverwijld contact op met zijn plaatsvervanger met het oog op zijn vervanging.
Als er sprake is van een belangenconflict, verklaart de assessor of voorzitter voor wie dat het geval is, zich van ambtswege onbevoegd voor het desbetreffende dossier.
Hij brengt ook onmiddellijk het secretariaat en zijn plaatsvervanger ervan op de hoogte.
De betrokken ambtenaar of zijn vertegenwoordiger kan tot en met de dag van de zitting op gemotiveerde wijze de onbevoegdheidsverklaring vragen van een assessor van de bevoegde afdeling van de kamer van beroep
Artikel 7.
Zodra de oproepingsbrief is verzonden, houdt het secretariaat een kopie van het proceduredossier ter beschikking van:
- de ambtenaar die een beroep heeft ingediend of voor wie er een voorstel van beslissing tot een ongunstig stageverslag is;
- zijn eventuele advocaat;
- de ambtenaar of de advocaat die is aangesteld om het standpunt van de overheid te verdedigen;
- de werkende en plaatsvervangende assessoren van de kamer ;
- de voorzitter en zijn plaatsvervanger.
Het secretariaat verstuurt de kopie van het dossier vertrouwelijk en elektronisch.
Artikel 8.
Het proceduredossier bevat minstens het volgende:
- een inventaris van de stukken;
- de beslissing of het voorstel van beslissing tot een ongunstig stageverslag waartegen het beroep wordt aangetekend;
- het dossier van de administratie dat betrekking heeft op deze beslissing;
- in voorkomend geval, het document waarmee het beroep werd ingesteld met de argumenten van de verzoeker en de eventuele bijlagen erbij.
III. Vergaderingen en stemming
Artikel 9.
De voorzitter opent en sluit de vergaderingen van de kamer. Hij bepaalt de volgorde waarin de zaken worden behandeld.
Hij controleert het quorum van de aanwezigen en de samenstelling van de kamer.
Het secretariaat houdt een aanwezigheidslijst bij.
De voorzitter leidt de debatten en handhaaft de orde tijdens de vergadering.
De voorzitter besluit, na raadpleging van de leden van de kamer, of nieuwe stukken mogen worden neergelegd.
Zo ja, dan inventariseert het secretariaat deze nieuwe stukken. Anders worden ze van de debatten uitgesloten.
Artikel 10.
De ambtenaar en/of de persoon die hem bijstaat wordt verhoord over zijn verweermiddelen. Daarna krijgt de verdediging van de overheid het woord. De ambtenaar en/of de persoon die hem bijstaat mag weerwoord bieden.
De voorzitter en de assessoren mogen, na het standpunt van de ambtenaar en de overheid te hebben gehoord, elk van de partijen vragen stellen.
De ambtenaar en/of zijn advocaat krijgt als laatste het woord.
Artikel 11.
De kamer beraadslaagt in besloten vergadering.
Artikel 12.
De stemming is geheim. Het secretariaat stelt stembiljetten ter beschikking van de assessoren en van de voorzitter van de kamer.
De stembiljetten worden bewaard in het administratieve dossier met betrekking tot het beroep.
IV. De beslissing/het advies en de notulen
Artikel 13.
De beslissing/het advies wordt gemotiveerd en er wordt vermeld met hoeveel stemmen voor of tegen en de onthoudingen de stemming is volbracht.
Het secretariaat stelt het gemotiveerde besluit/het gemotiveerde advies en de notulen van de vergadering op.
De voorzitter en het secretariaat ondertekenen gezamenlijk drie originele exemplaren van de gemotiveerde beslissing/het gemotiveerde advies en drie originele exemplaren van de notulen.
Artikel 14.
Het secretariaat stuurt de gemotiveerde beslissing/het gemotiveerde advies per aangetekende brief naar de ambtenaar of bezorgt hem het document tegen gedagtekend en ondertekend ontvangstbewijs en verstuurt ze/het elektronisch naar de overheid.
Het secretariaat bewaart een exemplaar van de originele notulen en van de originele gemotiveerde beslissing/het originele gemotiveerde advies in het archiefdossier met betrekking tot het beroep.
Een exemplaar wordt bezorgd aan de assessoren van de kamer van beroep
Artikel 15.
Het secretariaat bewaart het dossier tien jaar lang, te rekenen vanaf de datum waarop de beslissing werd genomen/het advies werd uitgesproken.
Na afloop van deze termijn wordt het archiefdossier vernietigd.
Artikel 16.
Na machtiging van de voorzitter levert het secretariaat uittreksels en kopieën van de documenten van de kamer af.
V. Varia
Artikel 17.
Elke vraag in verband met de werking van de kamer van beroep die niet in dit huishoudelijk reglement is geregeld wordt bij meerderheid van de stemmen van de leden beslecht.
Artikel 18.
Elk lid kan een wijziging van dit reglement voorstellen. Dat voorstel wordt onderzocht tijdens de volgende vergadering van de kamer.
De wijzigingen worden goedgekeurd bij meerderheid van de stemmen en worden onmiddellijk van toepassing in geval van goedkeuring.
Artikel 19.
Het reglement treedt in werking op de dag dat het wordt goedgekeurd.
Goedgekeurd op 15 juli 2019.