Omzendbrief van de leden van het Verenigd College:behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar in rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen- gevolgen van advies nr. 77.738/16 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State en procedurevoorschriften

OMZENDBRIEF VAN LEDEN VAN HET VERENIGD COLLEGE VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE

Betreft: behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar in rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen- gevolgen van advies nr. 77.738/16 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State en procedurevoorschriften

Ter attentie van de rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen en de dienst Hulp- en Zorginstellingen van Iriscare

Bijlagen

1. Advies nr. 77.738/16 van 11 juni 2025 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State
2. Bijlage 2.d.1. bij de bicommunautaire overeenkomst van 23 september 2025 tussen de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen, centra voor dagverzorging en Brusselse verzekeringsinstellingen - Aanvraagformulier voor voorafgaande toestemming
__________

Gelet op de artikelen 2, 1°, 11, § 1, vierde en vijfde lid, en 29/1, § 5, van de ordonnantie van 24 april 2008 betreffende de voorzieningen voor ouderen;

Gelet op artikel 12, § 2, van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 18 januari 2024 tot vaststelling van de erkenningsnormen waaraan de voorzieningen voor ouderen moeten voldoen, en van de bijzondere normen die gelden voor de groeperingen en fusies van voorzieningen;

Gelet op de artikelen 152, § 3, en 153, § 2, van het koninklijk besluit van 3 juli 1996 tot uitvoering van de wet betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerd op 14 juli 1994;

Gelet op het besluit van de leden van het Verenigd College van 23 mei 2024 tot uitvoering van artikel 12, § 2, 2°, van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 18 januari 2024 tot vaststelling van de erkenningsnormen waaraan de voorzieningen voor ouderen moeten voldoen, en van de bijzondere normen die gelden voor de groeperingen en fusies van voorzieningen;

Gelet op artikel 5 van de bicommunautaire overeenkomst van 23 september 2025 tussen de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen, centra voor dagverzorging en Brusselse verzekeringsinstellingen;

Gelet op advies nr. 77.738/16 van 11 juni 2025 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State;

Gelet op het advies van de paritaire commissie Ouderen van 2 september 2025 en het advies van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen van Iriscare van 23 september 2025;

Overwegende dat de afdeling Wetgeving van de Raad van State in haar advies van 11 juni 2025 heeft vastgesteld dat er geen wettelijke basis bestaat voor de behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar door Brusselse verzekeringsinstellingen;

Overwegende dat de afdeling Wetgeving van de Raad van State in datzelfde advies opnieuw de aan zijn ministers gedelegeerde bevoegdheid van het Verenigd College heeft bevestigd om die aanvragen te behandelen en haar bezorgdheid heeft geuit over de algemene samenhang van het voorgestelde systeem;

Overwegende de noodzaak om de continuïteit te waarborgen van de behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar.

De ministers die bevoegd zijn voor de gezondheid en de bijstand aan personen bepalen de procedure voor de behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming overeenkomstig de door het Verenigd College vastgestelde voorwaarden en nadere regels in artikel 12, § 2, van het besluit van 18 januari 2024.

1. Instellingen sturen aanvragen om voorafgaande toestemming per post naar het volgende adres:

Iriscare - dienst Hulp- en Zorginstellingen
Belliardstraat 71 bus 2
1040 Brussel

De dienst Hulp- en Zorginstellingen neemt het administratief beheer van aanvragen om voorafgaande toestemming over vanaf de datum van inwerkingtreding van deze omzendbrief (zie 4.).

De instellingen sturen, naast de papieren aanvraag, ook een e-mail naar het volgende adres:

agrements_erkenningen@iriscare.brussels

De verzending per e-mail is louter ter informatie. Overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679¹ , vermeldt die mail alleen dat de instelling een aanvraag om voorafgaande toestemming heeft ingediend voor een geïdentificeerde begunstigde (aan de hand van een dossierreferentie die ook op de papieren aanvraag staat) op de verzendingsdatum van de brief. Alleen de ontvangstdatum van de brief en alle begeleidende documenten geldt als bewijs van de datum waarop de aanvraag werd ontvangen.

Het papieren dossier van de aanvraag om voorafgaande toestemming moet, op straffe van onontvankelijkheid, het volgende bevatten:

het aanvraagformulier dat bij deze omzendbrief is gevoegd als bijlage 2.d. 1. bij de bicommunautaire overeenkomst van 23 september 2025 tussen de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen, centra voor dagverzorging en Brusselse verzekeringsinstellingen (hierna de "bicommunautaire overeenkomst"), dat het overzicht bevat van het aantal begunstigden jonger dan zestig jaar die in de instelling zijn opgenomen (inclusief de lopende aanvraag), en het aantal begunstigden jonger dan zestig jaar die kunnen worden opgevangen;
bijlage 10 bij de bicommunautaire overeenkomst, die het volgende bevat:
- een verklaring op eer uitgaande van de instelling dat ze het percentage bedoeld in artikel 12, § 2, 1°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024 niet overschrijdt, met vermelding van het percentage op het ogenblik van de aanvraag;
- een verklaring op eer van de instelling waaruit blijkt dat haar huishoudelijk reglement voorziet in de opname van personen jonger dan zestig jaar, overeenkomstig artikel 135, 1°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024;
- een verklaring op eer van de instelling waaruit blijkt dat haar leefproject geschikt is voor de opname van personen jonger dan zestig jaar;
- een specifiek begeleidingsplan voor de begunstigde, zoals bedoeld in artikel 12, § 2, 3°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024.

2. Bij ontvangst van de aanvraag beoordeelt de dienst Hulp- en Zorginstellingen het dossier en stelt een ontwerp van beslissing en zijn advies op die hij ter beslissing aan de bevoegde minister(s) voorlegt.

De ministers hebben vijftien (kalender)dagen vanaf de ontvangstdatum van de volledige aanvraag door Iriscare om de beslissing aan de instelling te notificeren. De ontvangstdatum van een volledig dossier wordt meegedeeld door de dienst Hulp- en Zorginstellingen per post en via mail aan het bij de dienst Hulp- en Zorginstellingen bekende contactadres van de instelling.

Bij gebrek aan uitdrukkelijke kennisgeving van de ministers binnen de voornoemde termijn (datum van verzending, waarbij de poststempel geldt als bewijs), wordt de aanvraag geacht stilzwijgend te zijn goedgekeurd en kan de instelling de aanvrager opnemen op de eerste dag na het verstrijken van de voornoemde termijn, namelijk op de zestiende dag. In dat geval zal de cel BVI van de dienst Strategische Ondersteuning van Iriscare de BVI van de begunstigde per e-mail informeren over het bestaan en de datum van het stilzwijgend akkoord.

Als de voorafgaande toestemming door de ministers wordt geweigerd, wordt de kennisgeving van de beslissing per aangetekende brief naar de instelling verzonden. De dienst Hulp- en Zorginstellingen deelt, op basis van informatie vanwege de ministers, per e-mail de datum van de weigering mee aan de instelling (ter informatie). Als de instelling binnen de termijn van vijftien dagen geen e-mail ontvangt waarin de weigering wordt meegedeeld, wordt de aanvraag op de zestiende dag stilzwijgend goedgekeurd.

Bovendien informeert de cel BVI van de dienst Strategische Ondersteuning van Iriscare de Brusselse verzekeringsinstelling van de begunstigde per e-mail over het bestaan en de datum van de door de ministers afgeleverde beslissing tot weigering van de voorafgaande toestemming.

De termijn van vijftien dagen waarover de ministers beschikken om een beslissing te nemen, gaat in bij de ontvangst door Iriscare van een volledig en ontvankelijk dossier. Als het dossier onvolledig is, zal de dienst Hulp- en Zorginstellingen de instelling binnen vijf dagen na ontvangst van de aanvraag per e-mail laten weten dat het dossier onontvankelijk is. De termijn van vijftien dagen gaat in op de datum van ontvangst van de ontbrekende stukken, na ontvangstbevestiging aan de instelling per post en per e-mail door de dienst Hulp- en Zorginstellingen (op het e-mailadres dat bij die dienst bekend is). Deze interpretatie is in overeenstemming met de beginselen van goed bestuur en rechtszekerheid.

Voorbeelden:

a) De instelling stuurt op 25 september 2025 een aanvraag. De dienst Hulp- en Zorginstellingen ontvangt die aanvraag op 26 september 2025. De ministers hebben tot en met 10 oktober 2025 (datum van ontvangst door de dienst Hulp- en Zorginstellingen) de tijd om hun beslissing bekend te maken. Op 30 september 2025 ontvangt de instelling een kennisgeving van weigering. Bijgevolg kan de instelling de persoon niet opnemen en kan er geen aanvraag tot tegemoetkoming worden gericht aan de BVI van de begunstigde.

b) De instelling stuurt op 25 september 2025 een aanvraag. De dienst Hulp- en Zorginstellingen ontvangt die aanvraag op 26 september 2025. De ministers hebben tot en met 10 oktober 2025 (datum van ontvangst door de dienst Hulp- en Zorginstellingen) de tijd om hun beslissing bekend te maken. De ministers sturen op 10 oktober 2025 per aangetekende brief een kennisgeving van de weigering, maar de instelling ontvangt de kennisgeving pas op 12 oktober 2025. De dienst Hulp- en Zorginstellingen heeft de instelling echter op 10 oktober per e-mail op de hoogte gebracht van de weigering door de ministers. Bijgevolg kan de instelling de persoon niet opnemen en kan er geen aanvraag tot tegemoetkoming worden gericht aan de BVI van de begunstigde.

3. Bij ontvangst van de uitdrukkelijke kennisgeving van voorafgaande toestemming, of de dag na de vijftiende dag van de reglementaire termijn in geval van een stilzwijgende goedkeuring, mag de instelling de begunstigde opnemen en een aanvraag om tegemoetkoming voor verzorging en bijstand in de handelingen van het dagelijks leven indienen bij de BVI van de bewoner.

De adviserend arts van de BVI behandelt de aanvraag overeenkomstig de artikelen 152, § 3, en 153, § 2, van het koninklijk besluit van 3 juli 1996 en controleert de naleving van de voorwaarden bedoeld in artikel 12, § 2, van het besluit van 18 januari 2024.

De aanvraag om tegemoetkoming voor verzorging en bijstand in de handelingen van het dagelijks leven bevat het volgende² :

het aanvraagformulier dat bij deze omzendbrief is gevoegd als bijlage 2.a.2. bij de bicommunautaire overeenkomst van 23 september 2025 tussen de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen, centra voor dagverzorging en Brusselse verzekeringsinstellingen (hierna de "bicommunautaire overeenkomst"), dat het overzicht bevat van het aantal begunstigden jonger dan zestig jaar die in de instelling zijn opgenomen (inclusief de lopende aanvraag), en het aantal begunstigden jonger dan zestig jaar die kunnen worden opgevangen;
de beoordelingsschaal ter staving van de aanvraag tot tegemoetkoming, onder gesloten omslag, gericht aan de adviserend arts;
bijlage 10 bij de bicommunautaire overeenkomst, die het volgende bevat:
- een verklaring op eer van de instelling dat ze het percentage bedoeld in artikel 12, § 2, 1°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024 niet overschrijdt, met vermelding van het percentage op het ogenblik van de aanvraag;
- een verklaring op erewoord van de instelling dat haar huishoudelijk reglement voorziet in de opname van personen jonger dan zestig jaar, overeenkomstig artikel 135, 1°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024;
- een verklaring op erewoord van de instelling waaruit blijkt dat haar leefproject geschikt is voor de opname van personen jonger dan zestig jaar.
een specifiek begeleidingsplan voor de begunstigde, zoals bedoeld in artikel 12, § 2, 3°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024;
in geval van een eerste opname van een begunstigde van categorie Ccoma: een medisch verslag waaruit blijkt dat de begunstigde voldoet aan de criteria van deze categorie, opgesteld door een deskundig ziekenhuiscentrum, onder gesloten omslag, gericht aan de adviserend arts.
het bewijs van de voorafgaande toestemming (zie hieronder).

In geval van een uitdrukkelijk bekendgemaakte voorafgaande toestemming door de ministers voegt de instelling bij haar aanvraag een kopie van de afgegeven voorafgaande toestemming. In geval van een stilzwijgende toestemming voegt de instelling een kopie bij van de brief die de ontvangst van de aanvraag om voorafgaande toestemming bevestigt of, als die brief niet werd ontvangen, een kopie van de e-mail. De originelen van die twee documenten worden in het dossier van de bewoner bewaard om ze te archiveren. Die elementen zijn opgenomen in artikel 5 van de bicommunautaire overeenkomsten.

4. Inwerkingtreding:

Deze omzendbrief treedt in werking op 29 september 2025. De aanvragen die vanaf deze datum door de BVI worden ontvangen, worden onmiddellijk doorgestuurd naar de dienst Hulp- en Zorginstellingen van Iriscare.

Deze omzendbrief wordt gepubliceerd op de website van Iriscare, ter informatie bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad, en onmiddellijk ter uitvoering bezorgd aan de betrokken instellingen en aan de dienst Hulp- en Zorginstellingen van Iriscare.

Voor het Verenigd College,

De ministers die bevoegd zijn voor de gezondheid en de bijstand aan personen,

A. Maron E. Van den Brandt