7 MEI 2026 – Omzendbrief van de leden van het Verenigd College: behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar in rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen door Iriscare

OMZENDBRIEF VAN HET VERENIGD COLLEGE VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE

Betreft: behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar in rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen door Iriscare

Ter attentie van de rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen en de dienst Hulp- en Zorginstellingen van Iriscare

Bijlage

Bijlage 2.d.1. bij de bicommunautaire overeenkomst van 23 september 2025 tussen de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen, centra voor dagverzorging en Brusselse verzekeringsinstellingen ("Bicommunautaire overeenkomst") - Aanvraagformulier voor voorafgaande toestemming;

__________

Gelet op de artikelen 2, 1°, 11, § 1, vierde en vijfde lid, en 29/1, § 5, van de ordonnantie van 24 april 2008 betreffende de voorzieningen voor ouderen, zoals gewijzigd bij de ordonnantie van 18 december 2025;

Gelet op artikel 12, § 2, van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 18 januari 2024 tot vaststelling van de erkenningsnormen waaraan de voorzieningen voor ouderen moeten voldoen, en van de bijzondere normen die gelden voor de groeperingen en fusies van voorzieningen;

Gelet op de artikelen 152, § 3, en 153, § 2, van het koninklijk besluit van 3 juli 1996 tot uitvoering van de wet betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerd op 14 juli 1994;

Gelet op het besluit van de leden van het Verenigd College van 23 mei 2024 tot uitvoering van artikel 12, § 2, 2°, van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 18 januari 2024 tot vaststelling van de erkenningsnormen waaraan de voorzieningen voor ouderen moeten voldoen, en van de bijzondere normen die gelden voor de groeperingen en fusies van voorzieningen;

Gelet op artikel 5 van de bicommunautaire overeenkomst van 23 september 2025 tussen de rustoorden voor bejaarden, rust- en verzorgingstehuizen, centra voor dagverzorging en Brusselse verzekeringsinstellingen, en het aanhangsel ervan van XX. XX.2026.

De leden van het Verenigd College lichten de procedure toe voor de behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming overeenkomstig de voorwaarden en praktische regels die zijn vastgelegd in artikel 2, 1°, van de ordonnantie van 24 april 2008, zoals gewijzigd bij de ordonnantie van 18 december 2025 gelezen in samenhang met artikel 12, § 2, van het besluit van 18 januari 2024.

1.Instellingen sturen aanvragen om voorafgaande toestemming per post naar het volgende adres:

Iriscare - dienst Hulp- en Zorginstellingen

Belliardstraat 71 bus 2

1040 Brussel

Instellingen sturen van elke papieren aanvraag een kopie via mail naar het volgende adres:

agrements_erkenningen@iriscare.brussels

De verzending per e-mail is louter ter informatie. Overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679¹ vermeldt die mail alleen dat de instelling een aanvraag om voorafgaande toestemming heeft ingediend voor een geïdentificeerde begunstigde (aan de hand van een dossierreferentie die ook op de papieren aanvraag staat) op de verzendingsdatum van de brief. Alleen de ontvangstdatum van de brief en alle begeleidende documenten geldt als bewijs van de aanvraagdatum.

Het papieren dossier van de aanvraag om voorafgaande toestemming moet, op straffe van onontvankelijkheid, het volgende bevatten:

het aanvraagformulier 2.d.1. in de bijlage bij deze omzendbrief;
bijlage 10 bij de bicommunautaire overeenkomst²;
een specifiek begeleidingsplan voor de begunstigde, zoals bedoeld in artikel 12, § 2, 3°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024;
een medisch attest³ met vermelding van de afhankelijkheidscategorie van de begunstigde overeenkomstig het besluit van de Leden van het Verenigd College van 23 mei 2024. Dit attest wordt alleen onderzocht door de dienst Hulp- en Zorginstellingen om vast te stellen of de vermelde afhankelijkheidscategorie overeenstemt met de categorie die wordt aangewezen in bijlage 2.d.1. en zoals aangegeven door de instelling.

2. Na ontvangst van de aanvraag beoordeelt de dienst Hulp- en Zorginstellingen of ze ontvankelijk en gegrond is en stelt hij een ontwerp van beslissing op dat hij voor beslissing voorlegt aan de directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde.

De directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde beschikt over een termijn van vijftien (kalender)dagen vanaf de ontvangstdatum van de volledige aanvraag door Iriscare om de beslissing aan de instelling kennis te geven (datum van verzending, waarbij de poststempel geldt als bewijs). De ontvangstdatum van een volledig dossier wordt meegedeeld door de dienst Hulp- en Zorginstellingen per post en via mail aan het bij de dienst Hulp- en Zorginstellingen bekende contactadres van de instelling.

Bij gebrek aan uitdrukkelijke kennisgeving van de directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde binnen de voornoemde termijn, wordt de aanvraag geacht stilzwijgend te zijn goedgekeurd en kan de instelling de aanvrager opnemen op de eerste dag na het verstrijken van de voornoemde termijn, namelijk op de zestiende dag. In dat geval zal de cel "BVI" van de dienst Strategische Ondersteuning van Iriscare de BVI van de begunstigde en de instelling per e-mail informeren over het bestaan en de datum van het stilzwijgend akkoord.

Als de voorafgaande toestemming door de directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde wordt geweigerd, wordt de kennisgeving van de beslissing per aangetekende brief naar de instelling verzonden. De dienst Hulp- en Zorginstellingen deelt per e-mail de datum van de weigering mee aan de instelling (ter informatie). Als de instelling binnen de termijn van vijftien dagen geen mail ontvangt waarin de weigering wordt meegedeeld, wordt de aanvraag op de zestiende dag stilzwijgend goedgekeurd.

In geval van een weigering informeert de cel "BVI" van de dienst Strategische Ondersteuning van Iriscare bovendien de BVI van de begunstigde via mail over het bestaan en de datum van de beslissing tot weigering van de voorafgaande toestemming.

De termijn van vijftien dagen om een beslissing te nemen, gaat in bij de ontvangst door Iriscare van een volledig en ontvankelijk dossier. Als het dossier onvolledig is, zal de dienst Hulp- en Zorginstellingen de instelling binnen vijf dagen na ontvangst van de aanvraag per e-mail laten weten dat het dossier onontvankelijk is. De termijn van vijftien dagen gaat in op de datum van ontvangst van de ontbrekende stukken, na ontvangstbevestiging aan de instelling per post en per e-mail door de dienst Hulp- en Zorginstellingen (op het e-mailadres dat bij die dienst bekend is). Deze interpretatie is in overeenstemming met de beginselen van goed bestuur en rechtszekerheid.

Voorbeelden:

De instelling stuurt op 25 september 2026 een aanvraag. De dienst Hulp- en Zorginstellingen ontvangt die aanvraag op 26 september 2026. De directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde heeft tot en met 10 oktober 2026 de tijd om zijn beslissing kenbaar te maken. Op 30 september 2026 ontvangt de instelling een kennisgeving van weigering. De persoon mag niet worden opgenomen en er kan geen aanvraag tot tegemoetkoming worden gericht aan de BVI van de begunstigde.
De instelling stuurt op 25 september 2026 een aanvraag. De dienst Hulp- en Zorginstellingen ontvangt die aanvraag op 26 september 2026. De directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde heeft tot en met 10 oktober 2026 de tijd om zijn beslissing kennis te geven. De directeur-generaal van Iriscare of zijn afgevaardigde stuurt op 10 oktober 2026 per aangetekende brief een kennisgeving van de weigering, maar de instelling ontvangt de kennisgeving pas op 12 oktober 2026. De dienst Hulp- en Zorginstellingen heeft de instelling echter op 10 oktober 2026 per e-mail op de hoogte gebracht van de weigering. Bijgevolg mag de instelling de persoon niet opnemen en kan er geen aanvraag tot tegemoetkoming worden gericht aan de BVI van de begunstigde.

Na de uitdrukkelijke kennisgeving van voorafgaande toestemming, of de zestiende dag van de reglementaire termijn in geval van een stilzwijgende goedkeuring, mag de instelling de begunstigde opnemen en een aanvraag om tegemoetkoming voor verzorging en bijstand in de handelingen van het dagelijks leven indienen bij de BVI van de bewoner.

De adviserend arts van de BVI behandelt de aanvraag overeenkomstig de artikelen 152, § 3, en 153, § 2, van het koninklijk besluit van 3 juli 1996 en controleert de naleving van de voorwaarden bedoeld in artikel 12, § 2, van het besluit van 18 januari 2024.

De aanvraag om tegemoetkoming voor verzorging en bijstand in de handelingen van het dagelijks leven bevat het volgende:

het aanvraagformulier dat bij deze omzendbrief is gevoegd als bijlage 2.a.2. van de bicommunautaire overeenkomst;
de beoordelingsschaal ter staving van de aanvraag tot tegemoetkoming, onder gesloten omslag, gericht aan de adviserend arts;
bijlage 10 bij de bicommunautaire overeenkomst;
een specifiek begeleidingsplan voor de begunstigde, zoals bedoeld in artikel 12, § 2, 3°, van het besluit van het Verenigd College van 18 januari 2024;
in geval van een eerste opname van een begunstigde van categorie C coma: een medisch verslag waaruit blijkt dat de begunstigde voldoet aan de criteria van deze categorie, opgesteld door een deskundig ziekenhuiscentrum, onder gesloten omslag, gericht aan de adviserend arts;
het bewijs van de voorafgaande toestemming (zie hieronder).

In geval van een uitdrukkelijk bekendgemaakte voorafgaande toestemming voegt de instelling bij haar aanvraag een kopie van de afgegeven voorafgaande toestemming. In geval van een stilzwijgende toestemming voegt de instelling een kopie bij van de ontvangstbevestiging van de aanvraag om voorafgaande toestemming of, als de brief niet werd ontvangen, een kopie van de mail. De originelen van die twee documenten worden in het dossier van de bewoner bewaard om ze te archiveren. Die elementen zijn opgenomen in artikel 5 van de bicommunautaire overeenkomsten.

4. Datum van inwerkingtreding

Deze omzendbrief treedt in werking op de datum van ondertekening door het Verenigd College. Hij wordt gepubliceerd op de website van Iriscare en onmiddellijk ter uitvoering verzonden aan de betrokken instellingen en de dienst Hulp- en Zorginstellingen van Iriscare.

De ministeriële omzendbrief van 25 september 2025 over de behandeling van aanvragen om voorafgaande toestemming voor de opname van personen jonger dan zestig jaar in rusthuizen/rust- en verzorgingstehuizen- gevolgen van advies nr. 77.738/16 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State en procedurevoorschriften, wordt opgeheven.

Voor het Verenigd College,

De ministers die bevoegd zijn voor de gezondheid en de bijstand aan personen,

D. DE SMEDT A. LAAOUEJ