7 MAI 2026 – Circulaire de membres du Collège réuni: Traitement des demandes d’autorisation préalable dans le cadre de l’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par Iriscare

CIRCULAIRE DU COLLÈGE RÉUNI DE LA COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE

Objet : Traitement des demandes d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par Iriscare.

À l'attention des maisons de repos/maisons de repos et de soins, et du Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare,

Annexe

Annexe 2.d.1. à la Convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025 ("Convention bicommunautaire") - Formulaire de demande d'autorisation préalable

__________

Vu l'ordonnance du 24 avril 2008 relative aux établissements pour aînés telle que modifiée par l'ordonnance du 18 décembre 2025, les articles 2, 1°, 11, § 1, alinéa 4 et 5 et 29/1, § 5 ;

Vu l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements, l'article 12, § 2 ;

Vu l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, les articles 152, § 3 et 153, § 2 ;

Vu l'arrêté de Membre du Collège réuni du 23 mai 2024 exécutant l'article 12, § 2, 2°, de l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements ;

Vu la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025, l'article 5 et son avenant du XX. XX.2026 ;

Les Membres du Collège réuni précisent la procédure de traitement des demandes d'autorisation préalable conformément aux conditions et modalités fixées à l'article 2, 1° de l'ordonnance du 24 avril 2008 telle que modifiée par l'ordonnance du 18 décembre 2025 lu conjointement avec l'article 12, § 2 de l'arrêté du 18 janvier 2024.

Les institutions adressent les demandes d'autorisation préalable par courrier simple à l'adresse suivante :

Iriscare - Service Institutions d'aide et de soins

71 rue Belliard boîte 2

1040 Bruxelles

1. Les institutions doublent l'envoi papier de la demande d'un courriel envoyé à l'adresse suivante :

agrements_erkenningen@iriscare.brussels

L'envoi courriel est à titre informatif. Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679¹, il contient exclusivement l'information selon laquelle l'institution a adressé une demande d'autorisation préalable pour un bénéficiaire identifié (par une référence de dossier figurant également sur le courrier papier) à la date d'envoi du courrier. Seule la date de réception du courrier et toutes les pièces qui l'accompagnent font foi quant à la date de la demande.

Le dossier papier de demande d'autorisation préalable contient sous peine d'irrecevabilité :

le formulaire 2.d.1. de demande annexé à la présente circulaire ;
l'annexe 10 de la convention bicommunautaire² ;
un plan d'accompagnement spécifique concernant le bénéficiaire, tel que visé à l'article 12, § 2, 3°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
Le certificat médical³ mentionnant la catégorie de dépendance du bénéficiaire conformément à l'arrêté de Membre du Collège réuni du 23 mai 2024. Ce certificat n'est examiné par le Service institutions d'aide et de soins, que pour constater l'adéquation de la catégorie de dépendance qui y figure au regard de la catégorie visée dans l'annexe 2.d.1. et telle que déclarée par l'institution.

2. À réception de la demande, le Service Institutions d'aide et de soins en évalue la recevabilité et le bien-fondé, et rédige un projet de décision qu'il soumet au directeur général d'Iriscare ou à son délégué pour décision.

Le directeur général d'Iriscare ou son délégué dispose d'un délai de 15 jours (calendriers) à partir de la date de réception de la demande complète par Iriscare pour notifier (date d'envoi, le cachet de la poste faisant foi) la décision à l'institution. La date de réception d'un dossier complet est communiquée par le Service Institutions d'aide et de soins par courrier et par courriel à l'adresse de contact de l'institution connue au sein du Service Institutions d'aide et de soins.

En l'absence de notification expresse de la part du directeur-général d'Iriscare ou de son délégué dans le délai précité, la demande est réputée tacitement approuvée et l'établissement peut admettre le demandeur le premier jour suivant l'échéance dudit délai, soit le 16-ème jour. Dans ce cas, la cellule "OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare informe par courriel l'OAB du bénéficiaire ainsi que l'institution de l'existence et de la date de l'accord tacite.

En cas de refus d'autorisation préalable par le directeur-général d'Iriscare ou de son délégué, la notification de la décision est envoyée à l'institution par courrier recommandé. Le Service Institutions d'aide et de soins communique par courriel à l'institution la date du refus (pour information). Si l'institution ne reçoit pas de courriel l'informant d'un refus dans le délai de 15 jours, la demande est tacitement approuvée le 16 -ème jour.

En outre, en cas de refus, la cellule "OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare informe par courriel l'OAB du bénéficiaire de l'existence et de la date de la décision de refus d'autorisation préalable.

Le délai de 15 jours prévu pour la prise de décision court à compter de la réception d’un dossier complet et recevable par Iriscare. Si le dossier est incomplet, le Service Institutions d'aide et de soins adresse une notification d’irrecevabilité par courriel à l’institution dans les 5 jours suivant réception de la demande. Le délai de 15 jours commence à courir à compter de la date de réception des pièces manquantes, suivant accusé de réception envoyé par courrier et par courriel à l'institution (à l'adresse mail de contact connue) par le Service Institutions d'aide et de soins. Cette interprétation s’inscrit dans le respect des principes de bonne administration et de sécurité juridique.

Exemples :

L'institution envoie une demande le 25 septembre 2026. Cette demande est réceptionnée par le Service Institutions d'aide et de soins le 26 septembre 2026. Le directeur-général d'Iriscare ou son délégué a jusqu'au 10 octobre 2026 inclus pour notifier sa décision. Le 30 septembre 2026, l'institution réceptionne une notification de refus. L'admission de la personne n'est pas autorisée et aucune demande d'allocation ne peut être adressée à l'OAB du bénéficiaire.
L'institution envoie une demande le 25 septembre 2026. Cette demande est réceptionnée par le Service Institutions d'aide et de soins le 26 septembre 2026. Le directeur-général d'Iriscare ou son délégué a jusqu'au 10 octobre 2026 inclus pour notifier sa décision. Le directeur-général d'Iriscare ou son délégué notifie un refus par envoi recommandé le 10 octobre 2026, et la notification ne parvient à l'établissement que le 12 octobre 2026. Toutefois, le Service Institutions d'aide et de soins a informé l'institution du refus par courriel daté du 10 octobre 2026. En conséquence, l'institution ne peut admettre la personne et aucune demande d'allocation ne peut être adressée à l'OAB du bénéficiaire.

Suivant la notification expresse de l'autorisation préalable ou le seizième jour du délai réglementaire pour une approbation tacite, l'institution peut admettre le bénéficiaire et introduire une demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière auprès de l'OAB du résident.

Le médecin-conseil de l'OAB traite la demande conformément aux articles 152, § 3 et 153, § 2 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 et vérifie le respect des conditions visées à l'article 12, § 2 de l'arrêté du 18 janvier 2024.

La demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière contient:

le formulaire de demande annexé à la présente circulaire repris en annexe 2.a.2. de la convention bicommunautaire ;
l'échelle d'évaluation étayant la demande d'allocation, sous pli fermé, adressée au médecin-conseil ;
l'annexe 10 de la convention bicommunautaire ;
un plan d'accompagnement spécifique concernant le bénéficiaire, tel que visé à l'article 12, § 2, 3°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
En cas de première admission d’un bénéficiaire classé dans la catégorie Ccoma : un rapport médical attestant que le bénéficiaire répond aux critères de cette catégorie, établi par un centre hospitalier d’expertise, sous pli fermé, adressé au médecin conseil ;
la preuve de l'autorisation préalable (v. ci-dessous).

En cas d'autorisation préalable notifiée expressément, l'institution joint à sa demande la copie de l'autorisation préalable délivrée. En cas d'autorisation tacite, l'institution joint la copie de l'accusé de réception de la demande d'autorisation préalable et à défaut de réception du courrier, la copie du courriel. Les originaux de ces deux pièces sont conservés dans le dossier du résident pour archivage. Ces éléments sont repris à l'article 5 des conventions bicommunautaires.

4. Date d'entrée en vigueur

La présente circulaire entre en vigueur à la date de signature du Collège réuni. Elle est publiée sur le site internet d'Iriscare et transmise sans délai aux institutions concernées ainsi qu'au Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare pour exécution.

La circulaire ministérielle du 25 septembre 2025 relative au traitement des demandes d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins - Conséquences de l'avis n°77.738/16 de la section de législation du Conseil d'État et instructions de procédure, est abrogée.

Pour le Collège réuni,

Les Ministres compétents pour la santé et l’aide aux personnes,

E. DE SMEDT A. LAAOUEJ