7 MAI 2026 – Circulaire de membres du Collège réuni: procédure de traitement des demandes d’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par les organismes assureurs bruxellois

CIRCULAIRE DU COLLÈGE RÉUNI DE LA COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE

Objet : procédure de traitement des demandes d’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par les organismes assureurs bruxellois

À l’attention des organismes assureurs bruxellois,

Annexe

Circulaire ministérielle relative au traitement des demandes d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins

__________

Vu l'ordonnance du 24 avril 2008 relative aux établissements pour aînés telle que modifiée par l'ordonnance du 18 décembre 2025, les articles 2, 1°, 11, § 1, alinéa 4 et 5 et 29/1, § 5 ;

Vu l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements, l'article 12, § 2 ;

Vu l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, les articles 152, § 3 et 153, § 2 ;

Vu l'arrêté de Membre du Collège réuni du 23 mai 2024 exécutant l'article 12, § 2, 2°, de l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements ;

Vu la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025, l'article 5 et son avenant du XX.XX.2026 ;

Vu la circulaire du Collège réuni du XX.XX.XXXX relative au traitement des demandes d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins.

1.Procédure applicable¹

À compter de la date de signature de la présente circulaire par le Collège réuni : :

Les demandes d’autorisation préalable sont adressées directement à Iriscare, qui assure la gestion administrative de ses demandes.
Le directeur général d'Iriscare ou son délégué dispose d’un délai de 15 jours calendrier à compter de la date de réception d’un dossier complet par le Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare pour notifier sa décision.
À défaut de notification expresse envoyée dans ce délai, l’autorisation est réputée tacitement accordée et le bénéficiaire peut être admis dès le 16-ème jour. Dans ce cas, la cellule "OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare, via l'adresse mail smr_rmob@iriscare.brussels, informe l'OAB du bénéficiaire et l'institution de l'existence et de la date de l'accord tacite.
En cas d’autorisation préalable expresse, l'institution joint une copie de la décision à la demande d’allocation. L'original de la décision est conservé par l'institution à des fins d'archivage et de suivi du dossier.
En cas d’autorisation préalable tacite, l’institution joint une copie de l’accusé de réception transmis par le Service institutions d'aide et de soins (courrier ou à défaut courriel) à sa demande d’allocation. L'original de l'accusé de réception est conservé par l'institution à des fins d'archivage et de suivi du dossier.
En cas de refus, la notification de la décision du directeur général d'Iriscare ou de son délégué est envoyée par courrier recommandé. Dans ce cas, la "cellule OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare, via l'adresse mail : smr_rmob@iriscare.brussels, informe l'OAB du bénéficiaire de l'existence et de la date de la décision de refus d'autorisation préalable ; En tout état de cause, un refus d'autorisation préalable entraîne le non-respect des conditions visées à l'article 12, § 2 de l'arrêté du 18 janvier 2024 et a pour conséquence le caractère indu d'un financement octroyé par les OAB à une institution ne bénéficiant pas d'une autorisation préalable.

2. Rôle des OAB

Les OAB:

Traitent les demandes d’allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière après obtention de l’autorisation préalable par l'institution (expresse ou tacite) ;
Vérifient le respect des conditions prévues à l’article 12, § 2 de l’arrêté du 18 janvier 2024 sur base des pièces visées à l'article 152, § 3 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996. La demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière contient :

le formulaire de demande (annexe 2.a.2. de la convention bicommunautaire)
l'échelle d'évaluation étayant la demande d'allocation, sous pli fermé, adressée au médecin-conseil ;
les trois attestations sur l'honneur visées à l'article 152, § 3 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 (annexe 10 de la convention bicommunautaire) :
un plan d'accompagnement spécifique concernant le bénéficiaire, tel que visé à l'article 12, § 2, 3°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
en cas de première admission d’un bénéficiaire classé dans la catégorie Ccoma : un rapport médical attestant que le bénéficiaire répond aux critères de cette catégorie, établi par un centre hospitalier d’expertise, sous pli fermé, adressé au médecin conseil ;
La preuve de l'autorisation préalable.

Conservent les pièces justificatives transmises par les institutions.

Le contenu des attestations sur l'honneur (annexe 10 de la convention bicommunautaire) et le contenu du plan d'accompagnement spécifique ne doivent pas être examinés par le médecin-conseil. Seuls le contenu du formulaire de demande (annexe 2.a.2. de la convention bicommunautaire), le respect des conditions médicales et la présence de l'autorisation préalable doivent être évalués par le médecin-conseil.

3. Entrée en vigueur

La présente circulaire entre en vigueur à la date de signature du Collège réuni. Elle est publiée sur le site d’Iriscare et transmise sans délai à l’ensemble des OAB pour exécution.

La circulaire du 25 septembre 2025 relative à la procédure de traitement des demandes d’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par les organismes assureurs bruxellois est abrogée ;

Pour le Collège réuni,

Les Ministres compétents pour la santé et l’aide aux personnes,

E. DE SMEDT A. LAAOUEJ