LC Int 19 – 13 JUIN 2025 – Délais de réponse et de contrôles périodiques dans les dossiers internationaux

Concerne: Délais de réponse et de contrôles périodiques dans les dossiers internationaux

1. Introduction

Madame, Monsieur,

Depuis la mise en production des échanges électroniques au niveau européen via EESSI et la plateforme RINA/JINA, les échanges de données ont été modifiés.

Il est dès lors important de rappeler les délais de réponse, de transmission des données et de vérification pour les dossiers internationaux. Les délais pour ces échanges restent inchangés, seule la manière de le faire l'a été étant donné que nous sommes passés à des échanges électroniques.

Les délais de réponses sont différents selon qu'il s'agit d'un échange pour un nouveau droit ou de tout autre échange.

2. Nouveau droit

Les règlements européens 883/2004 et 987/2009 expliquent et imposent des délais de réponse dans les échanges entre états membres.

2.1 Droit prioritaire

L'article 60 du règlement 987/2009 précise en son point 2 :

(…)

Si cette institution (saisie d'une demande) conclut que sa législation est applicable en priorité conformément à l’article 68, paragraphes 1 et 2, du règlement de base, elle sert les prestations familiales selon la législation qu’elle applique.

S’il semble à cette institution qu’il existe une possibilité de droit à un complément différentiel en vertu de la législation d’un autre État membre conformément à l’article 68, paragraphe 2, du règlement de base, elle transmet sans délai la demande à l’institution compétente de l’autre État membre et informe l’intéressé; elle informe en outre l’institution de l’autre État membre de sa décision relative à la demande et du montant des prestations familiales versées.

Dès que vous estimez être prioritaire dans l'octroi des allocations familiales, il faut verser directement les allocations familiales et informer sans délai de ces paiements l'état membre qui pourrait payer à titre complémentaire.

2.2 Droit complémentaire

Ce même article, précise en son point 3 ce qu'il y a lieu de faire si vous estimez ne pas être prioritaire, mais qu'un droit aux allocations familiales complémentaires existe :

Lorsque l’institution saisie de la demande conclut que sa législation est applicable, mais n’est pas prioritaire selon l’article 68, paragraphes 1 et 2, du règlement de base, elle prend sans délai une décision à titre provisoire sur les règles de priorité applicables et transmet la demande, conformément à l’article 68, paragraphe 3, du règlement de base, à l’institution de l’autre État membre; elle en informe également le demandeur. Ladite institution prend position, dans un délai de deux mois, sur la décision prise à titre provisoire.

Si l’institution à laquelle la demande a été transmise ne prend pas position dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande, la décision provisoire visée plus haut s’applique et l’institution verse les prestations prévues au titre de sa législation et informe l’institution à laquelle la demande a été faite du montant des prestations versées.

Si vous estimez que votre droit aux allocations familiales n'est pas prioritaire et que vous n'obtenez pas de réponse de l'état membre qui serait prioritaire, vous devez octroyer les allocations familiales complémentaires en utilisant tout ce qui est possible pour déterminer le montant dû par l'état membre prioritaire¹.

Il faut informer l'allocataire que ce paiement est provisoire et qu'une récupération pourrait avoir lieu si le montant octroyé ultérieurement par l'état membre prioritaire s'avérait plus élevé.

Par contre, si vous recevez l'information qu'il n'y a pas de demande d'allocations familiales introduite dans l'état membre prioritaire, vous devez verser l'intégralité des allocation familiales à l'allocataire en le prévenant que vous verser les allocations familiales pour le compte de l'autre État membre, tout en en informant celui-ci².

Ce montant indu peut aussi être récupéré par l'état membre prioritaire conformément au point 5 de l'article précité :

L’institution qui a procédé au versement de prestations à titre provisoire pour un montant qui excède celui dont elle a finalement la charge peut s’adresser à l’institution prioritaire pour le recouvrement du trop-perçu selon la procédure prévue à l’article 73 du règlement d’application.

De même, si vous recevez une demande d'un autre état membre qui estime être compétent à titre complémentaire au droit à Bruxelles, vous devez répondre dans les deux mois de cette demande ou, à défaut, l'informer du motif qui empêche de prendre la décision dans les deux mois de réception de cette demande.

Cet état membre pourra dès lors, libérer ses paiements à titre complémentaire dans les plus brefs délais.

Exemple 1 :

Vous recevez une demande d'une famille. L'enfant réside à Bruxelles et un des parents travaille en Belgique. L'autre parent travaille en Suède.

Vous êtes prioritaire pour le paiement des allocations familiales, la Suède peut intervenir à titre complémentaire.

Vous devez entamer vos paiements et prévenir directement la Suède.

Si vous désirez une information de la part de cet État membre, vous devez utiliser le FB_BUC_01 et envoyer votre demande via le F001. La Suède doit vous répondre dans les trois mois.

Si vous ne faites qu'informer la Suède de votre priorité et n'attendez pas de réponse de sa part, vous devez utiliser le FB_BUC_04 et envoyer les informations via F003. Vous ne recevrez pas de réponse de la Suède.

Exemple 2 :

Vous recevez une demande d'une famille. L'enfant réside en Irlande. Un des parents travaille en Belgique.

Vous questionnez l'Irlande directement afin de savoir s'il existe un droit prioritaire dans cet État membre. Vous devez utiliser le FB_BUC_01 et envoyer votre demande via le F001. L'Irlande doit vous répondre dans les deux mois.

Dans le délai des deux mois, vous recevez le F002 pour vous informer qu'un paiement prioritaire est effectué en Irlande étant donné que l'autre parent travaille dans ce pays.

L'Irlande vous informe du montant octroyé et vous pouvez libérer vos paiements par différence.

Exemple 3 :

Vous recevez une demande d'une famille. L'enfant réside en Italie. Un des parents travaille en Belgique.

Vous questionnez l'Italie directement afin de savoir s'il existe un droit prioritaire dans cet État membre. Vous devez utiliser le FB_BUC_01 et envoyer votre demande via le F001. L'Italie doit vous répondre dans les deux mois.

Deux mois plus tard, malgré un rappel, vous n'avez pas reçu de réponse de la part de l'Italie.

Vous devez, par tous les moyens possibles¹, estimer le montant que l'Italie serait en mesure de payer et octroyer les allocations familiales par différence avec ce montant. Vous devez prévenir l'allocataire que les paiements seront récupérés si l'Italie venait à verser plus que ce que vous avez estimé.

Vous devez également prévenir l'Italie de votre paiement.

Exemple 4 :

Vous recevez une demande d'une famille. L'enfant réside en Roumanie. Un des parents travaille en Belgique.

Vous questionnez la Roumanie directement afin de savoir s'il existe un droit prioritaire dans cet État membre. Vous devez utiliser le FB_BUC_01 et envoyer votre demande via le F001. La Roumanie doit vous répondre dans les deux mois.

Dans le délai des deux mois, la Roumanie vous informe via le F002 qu'aucune demande n'a été faite dans cet état membre et qu'aucun paiement ne peut être libéré.

Vous devez payer l'intégralité des allocations familiales et informer de toute urgence la Roumanie de votre paiement en expliquant que vous octroyez la totalité des allocations familiales dans l'attente de la régularisation de leur dossier et que celles qui pourront être versées devront vous être remboursées.

Vous devez prévenir directement l'allocataire que vous octroyez les allocations familiales pour le compte de la Roumanie et que ces paiements seront récupérés si la Roumanie venait à lui verser l'intégralité des allocations familiales.

Exemple 5 :

Vous recevez un F003 des Pays-Bas vous informant de l'octroi des allocations familiales en faveur d'enfants résidant aux Pays-Bas car un des parents y travaille. Le montant est indiqué dans le F003.

L'autre parent travaille à Bruxelles et vous pouvez octroyer les allocations familiales par différence.

Vous ne devez pas répondre au F003 (techniquement impossible). Les Pays-Bas seront informés de votre compétence lors des contrôles annuels.

Exemple 6 :

Vous recevez un F003 du Danemark vous informant de l'octroi des allocations familiales en faveur d'enfants résidant au Danemark car un des parents y travaille. Le montant n'y est pas indiqué.

L'autre parent travaille à Bruxelles et vous pouvez octroyer les allocations familiales par différence.

Vous ne pouvez techniquement pas répondre au F003.

Vous devez dès lors créer directement un FB_BUC_01 et envoyer un F001 afin de demander le montant octroyé par le Danemark. Le Danemark doit vous répondre dans un délai de trois mois.

Exemple 7 :

Vous recevez un F001 de la Pologne vous informant de l'octroi des allocations familiales en faveur d'enfants résidant en Pologne car un des parents y travaille, sans autre précision.

L'autre parent travaille à Bruxelles et vous pouvez octroyer les allocations familiales par différence.

Vous devez répondre au F001 dans un délai de trois mois et éventuellement échanger plusieurs F002 afin de connaître le montant octroyé.

Exemple 8 :

Vous recevez un F001 du Portugal vous informant qu'une demande a été faite dans cet état membre, mais que l'enfant réside à Bruxelles et qu'un des parents travaille en Belgique. L'autre parent travaille au Portugal et le Portugal peut octroyer les allocations familiales par différence.

Dans le délai de deux mois, vous devez informer le Portugal au moyen du F002 de votre droit prioritaire et du montant que vous octroyez.

Exemple 9 :

Vous recevez un F001 de la Suisse vous informant qu'une demande a été faite dans cet état membre, mais que l'enfant réside à Bruxelles et qu'un des parents travaille en Belgique. L'autre parent travaille en Suisse et la Suisse peut octroyer les allocations familiales par différence.

Dans le délai de deux mois, vous n'avez pas pu prendre de décision pour le paiement des allocations familiales prioritaire.

Vous devez informer la Suisse via le F002 du fait que vous ne pouvez pas prendre de décision et l'informer du montant que vous pourriez octroyer si vous étiez compétent.

Dès que votre dossier est complet et que vous payez les allocations familiales en priorité, vous devez faire un nouveau F002 afin d'informer de votre décision définitive (octroi et montant).

3. Contrôles périodiques

En cas de paiement par différence, il est important de questionner l'état membre compétent en priorité afin de savoir si une modification a eu lieu dans le dossier.

La première vérification doit être faite au maximum un an après la date de la première décision d'octroi.

La décision F2 de la Commission administrative du 23 juin 2015, précise en son point 4 : Si deux états membres au moins sont compétents, les institutions compétentes échangent, sur demande, les informations concernant la situation familiale des bénéficiaires ainsi que les montants et barèmes des prestations versées. Ces demandes sont soumises aux délais visés au paragraphe 2, point b)³.

Bien que les informations nécessaires à l'établissement ou de modification du droit de celui-ci doivent être fournies sans délai, une institution compétente ne peut présenter plus d'une fois par an, sans raison valable, une demande périodique générique ayant pour objet de contrôler le montant de la prestation ou de vérifier l'existence du droit à la prestation, et l'institution compétente destinataire ne peut être tenue de répondre à pareille demande plus d'une fois par an.

Dès lors, sauf modification importante dans le dossier, vous ne pouvez pas envoyer de demande de contrôle plus d'une fois par an.

Pour faciliter l'envoi des demandes contrôles via EESSI, nous recommandons d'envoyer les contrôles périodiques entre janvier et mars de chaque année. Cela permettra d'étaler les envois et de ne pas alourdir le système informatique d'échange de données. Toutefois, , vous pouvez opter pour l'envoi de ces demandes à la date "anniversaire" du dossier. Dans les deux cas, vous devez mettre en œuvre un processus afin de vous assurer de ne pas oublier d'envoyer ce contrôle périodique pour chaque dossier.

Exemple 1 :

Vous octroyez les allocations familiales à titre complémentaire par rapport à l'Estonie suite à une décision prise durant le mois de mars.

L'Estonie doit vous répondre dans les trois mois.

Exemple 2 :

Vous octroyez les allocations familiales à titre complémentaire par rapport à la Grèce suite à une décision prise durant le mois d'octobre.

Vous vérifiez si les données que vous avez dans votre dossier (adresse, activité, montant) sont toujours exactes au moyen du FB_BUC_01 et du F001 que vous envoyez dans la période prévue du contrôle annuel, soit entre le mois de janvier et le mois de mars, même si un délai de un an n'a pas encore eu lieu entre la décision et le contrôle annuel.

Dès les années suivantes, vous demandez ce contrôle dans la période prévue (une fois par an).

Ou bien vous attendez la date "anniversaire" du dossier, soit octobre, et ce mois devient le mois de référence de l'envoi du contrôle.

La Grèce a trois mois pour vous répondre.

Exemple 3 :

Vous octroyez les allocations familiales en priorité et recevez de la Bulgarie un F001 afin de vérifier si les données en sa possession restent exactes.

Vous devez répondre à cette demande de contrôle annuel dans un délai de trois mois au moyen du F002.

Exemple 4 :

Vous octroyez les allocations familiales soit en priorité, soit à titre complémentaire.

Vous êtes informés d'un changement significatif qui influence votre droit ou qui pourrait influencer le droit de l'autre état membre.

Vous devez immédiatement informer l'autre état membre de ce changement, via le FB_BUC_01 et le F001.

4. Périodicité des paiements

La décision F2 stipule également en son point 5 que :

… Le complément octroyé à titre provisoire ou définitif est versé aux intervalles fixés dans la législation nationale de l’État membre compétent pour le versement des prestations familiales.

Vous ne pouvez dès lors pas attendre la réponse du contrôle périodique annuel pour libérer vos paiements en faveur de l'allocataire et devez effectuer le paiement d'allocations familiales de manière mensuelle⁴.

Je vous remercie de votre collaboration.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Tania Dekens

fonctionnaire dirigeant

^{1 Site internet de l'autre État membre, LC reçue avec les montants, échange via EESSI avec l'Etat membre, aide de la Médiation internationale d'Iriscare}

^{2 Voir point 7.4.2 de la CO PF 24.}

^{3 Dans un délai de trois mois à compter du jour suivant le jour de réception de la demande}

^{4 Les allocations familiales sont payables mensuellement dans le courant du mois suivant celui auquel elles se rapportent (art. 23 paragraphe 1, de l'ordonnance du 25 avril 2019).}