Circulaire de membres du Collège réuni: procédure de traitement des demandes d’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par les organismes assureurs bruxellois – Conséquences de l’avis n°77.738/16 de la section législation du Conseil d’État.

CIRCULAIRE DE MEMBRES DU COLLÈGE RÉUNI DE LA COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE

Objet : procédure de traitement des demandes d’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins par les organismes assureurs bruxellois - Conséquences de l’avis n°77.738/16 de la section législation du Conseil d’État.

À l’attention des organismes assureurs bruxellois,

Annexe

__________

Vu l'ordonnance du 24 avril 2008 relative aux établissements pour aînés, les articles 2, 1°, 11, § 1, alinéa 4 et 5 et 29/1, § 5 ;

Vu l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements, l'article 12, § 2 ;

Vu l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, les articles 152, § 3 et 153, § 2 ;

Vu l'arrêté de Membre du Collège réuni du 23 mai 2024 exécutant l'article 12, § 2, 2°, de l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements ;

Vu la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025, l'article 5 ;

Vu l'avis de la section législation du Conseil d'État n°77.738/16 du 11 juin 2025 ;

Vu les avis de la Commission paritaire "Aînés" du 2 septembre 2025 et du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes d'Iriscare en date du 23 septembre 2025 ;

Vu la circulaire ministérielle du 29 septembre 2025 relative au traitement des demandes d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins.

Considérant que dans son avis n°77.738/16 du 11 juin 2025, la section législation du Conseil d'État a relevé l'absence de base légale pour le traitement des demandes d'autorisation préalable pour l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans par les organismes assureurs bruxellois ("OAB") ;

Considérant que dans ce même avis, la section législation du Conseil d'État a réaffirmé la compétence du Collège réuni, déléguée aux Ministres pour le traitement de ces demandes et partagé ses préoccupations sur la cohérence globale du système envisagé ;

Considérant la nécessité d'assurer la continuité de la prise en charge des demandes d'autorisation préalable des personnes âgées de moins de 60 ans.

Conséquences pratiques

Afin d’assurer la continuité du traitement des demandes et d’éviter toute rupture dans la prise en charge des bénéficiaires concernés, les Ministres compétents pour la santé et l’aide aux personnes ont mis en place une procédure centralisée, précisée dans une circulaire adressée aux institutions (v. annexe 2) et publiée sur le site internet d'Iriscare ainsi qu'au Moniteur Belge¹.

Procédure applicable²

À compter du 29 septembre 2025 :

Les demandes d’autorisation préalable sont adressées directement à Iriscare, qui assure la gestion administrative de ses demandes.
Les Ministres compétents disposent d’un délai de 15 jours calendrier à compter de la date de réception d’un dossier complet par le Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare pour notifier leur décision.
À défaut de notification expresse envoyée dans ce délai, l’autorisation est réputée tacitement accordée et le bénéficiaire peut être admis dès le 16-ème jour. Dans ce cas, la cellule "OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare, via l'adresse mail smr_rmob@iriscare.brussels, informe l'OAB du bénéficiaire de l'existence et de la date de l'accord tacite.
En cas d’autorisation préalable expressément notifiée par les Ministres, l'institution joint une copie de la décision ministérielle à la demande d’allocation. L'original de la décision est conservé par l'institution à des fins d'archivage et de suivi du dossier.
En cas d’autorisation préalable tacite, l’institution joint une copie de l’accusé de réception transmis par le Service institutions d'aide et de soins (courrier ou à défaut courriel) à sa demande d’allocation. L'original de l'accusé de réception est conservé par l'institution à des fins d'archivage et de suivi du dossier.
En cas de refus, la notification de la décision des Ministres est envoyée par courrier recommandé. Dans ce cas, la "cellule OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare, via l'adresse mail smr_rmob@iriscare.brussels, informe l'OAB du bénéficiaire de l'existence et de la date de la décision de refus d'autorisation préalable ; En tout état de cause, un refus d'autorisation préalable entraîne le non-respect des conditions visées à l'article 12, § 2 de l'arrêté du 18 janvier 2024 et a pour conséquence le caractère indu d'un financement octroyé par les OAB, à une institution ne bénéficiant pas d'une autorisation préalable.

Rôle des OAB

Les OAB ne doivent plus traiter les demandes d’autorisation préalable à compter de la date d'entrée en vigueur de la circulaire aux institutions précitée (voir annexe 3.). A partir de cette date, leur rôle se limite donc à :

Traiter les demandes d’allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière après obtention de l’autorisation préalable par l'institution (expresse ou tacite) ;
Vérifier le respect des conditions prévues à l’article 12, § 2 de l’arrêté du 18 janvier 2024 sur base des pièces visées à l'article 152, § 3 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996. La demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière contient :
- le formulaire de demande (annexe 2.a.2. de la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025, ci-après la convention bicommunautaire) contenant le relevé du nombre de bénéficiaires de moins de 60 ans admis dans l'institution (en ce compris la demande en cours), et du nombre de ces bénéficiaires qui peuvent être accueillis ;
- l'échelle d'évaluation étayant la demande d'allocation, sous pli fermé, adressée au médecin-conseil ;
- les trois attestations sur l'honneur visées à l'article 152, § 3 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 (annexe 10 de la convention bicommunautaire) :
- un plan d'accompagnement spécifique concernant le bénéficiaire, tel que visé à l'article 12, § 2, 3°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
- en cas de première admission d’un bénéficiaire classé dans la catégorie Ccoma : un rapport médical attestant que le bénéficiaire répond aux critères de cette catégorie, établi par un centre hospitalier d’expertise, sous pli fermé, adressé au médecin conseil ;
- La preuve de l'autorisation préalable.

Le contenu des attestations sur l'honneur (annexe 10 de la convention bicommunautaire) et le contenu du plan d'accompagnement spécifique ne doivent pas être examinés par le médecin-conseil. Seuls le contenu du formulaire de demande (annexe 2.a.2. de la convention bicommunautaire), le respect des conditions médicales et la présence de l'autorisation préalable doivent être évalués par le médecin-conseil.

Conserver les pièces justificatives transmises par les institutions.

Entrée en vigueur

La présente circulaire entre en vigueur le 29 septembre 2025. Elle sera publiée sur le site d’Iriscare ainsi qu'au Moniteur Belge pour information et transmise sans délai à l’ensemble des OAB pour exécution.

Les demandes réceptionnées par les OAB à partir de cette date sont immédiatement transmises au Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare.

Pour le Collège réuni,

Les Ministres compétents pour la santé et l’aide aux personnes,

A. MARON E. VAN DEN BRAND