Circulaire de Membres du Collège réuni: Traitement des demandes d’autorisation préalable dans le cadre de l’admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins- Conséquences de l’avis n°77.738/16 de la section de législation du Conseil d’État et instructions de procédure.

CIRCULAIRE DE MEMBRES DU COLLÈGE RÉUNI DE LA COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE

Objet : Traitement des demandes d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans en maisons de repos/maisons de repos et de soins- Conséquences de l'avis n°77.738/16 de la section de législation du Conseil d'État et instructions de procédure.

À l'attention des maisons de repos/maisons de repos et de soins, et du Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare,

Annexes

1. Avis de la section législation du Conseil d'État n°77.738/16 du 11 juin 2025
2. Annexe 2.d.1. à la Convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025 - Formulaire de demande d'autorisation préalable
__________

Vu l'ordonnance du 24 avril 2008 relative aux établissements pour aînés, les articles 2, 1°, 11, § 1, alinéa 4 et 5 et 29/1, § 5 ;

Vu l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements, l'article 12, § 2 ;

Vu l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, les articles 152, § 3 et 153, § 2 ;

Vu l'arrêté de Membre du Collège réuni du 23 mai 2024 exécutant l'article 12, § 2, 2°, de l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 18 janvier 2024 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements ;

Vu la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025, l'article 5 ;

Vu l'avis de la section législation du Conseil d'État n°77.738/16 du 11 juin 2025 ;

Vu les avis de la Commission paritaire "Ainés" du 2 septembre 2025 et du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes d'Iriscare en date du 23 septembre 2025 ;

Considérant que dans son avis du 11 juin 2025, la section législation du Conseil d'État a relevé l'absence de base légale pour le traitement des demandes d'autorisation préalable pour l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans par les organismes assureurs bruxellois ("OAB") ;

Considérant que dans ce même avis, la section législation du Conseil d'État a réaffirmé la compétence du Collège réuni, déléguée à ses Ministres pour le traitement de ces demandes et partagé ses préoccupations sur la cohérence globale du système envisagé ;

Considérant la nécessité d'assurer la continuité de la prise en charge des demandes d'autorisation préalable des personnes âgées de moins de 60 ans.

Les Ministres compétents pour la santé et l'aide aux personnes précisent la procédure de traitement des demandes d'autorisation préalable conformément aux conditions et modalités fixées par le Collège réuni à l'article 12, § 2 de l'arrêté du 18 janvier 2024.

1.Les institutions adressent les demandes d'autorisation préalable par courrier simple à l'adresse suivante :

Iriscare - Service Institutions d'aide et de soins
71 rue Belliard boîte 2
1040 Bruxelles

Le Service Institutions d'aide et de soins reprend la gestion administrative des demandes d'autorisation préalable à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire (v. 4.) .

Les institutions doublent l'envoi papier de la demande d'un courriel envoyé à l'adresse suivante:

agrements_erkenningen@iriscare.brussels

L'envoi courriel est à titre informatif. Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/6791relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. , il contient exclusivement l'information selon laquelle l'institution a adressé une demande d'autorisation préalable pour un bénéficiaire identifié (par une référence de dossier figurant également sur le courrier papier) à la date d'envoi du courrier. Seule la date de réception du courrier et toutes les pièces qui l'accompagnent font foi quant à la date de réception de la demande.

Le dossier papier de demande d'autorisation préalable contient sous peine d'irrecevabilité :

  • le formulaire de demande annexé à la présente circulaire repris en annexe 2. d. 1. de la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025 (ci-après la convention bicommunautaire) contenant le relevé du nombre de bénéficiaires de moins de 60 ans admis dans l'institution (en ce compris la demande en cours), et du nombre de ces bénéficiaires qui peuvent être accueillis ;
  • l'annexe 10 de la convention bicommunautaire contenant :
    • une déclaration sur l'honneur de l'institution affirmant qu'elle ne dépasse pas le pourcentage visé à l'article 12, § 2, 1° de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024, en indiquant le pourcentage au moment de la demande ;
    • une déclaration sur l'honneur de l'institution, attestant que son règlement d'ordre intérieur prévoit l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans, conformément à l'article 135, 1°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
      une déclaration sur l'honneur de l'institution, attestant que son projet de vie est adapté à l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans.
  • un plan d'accompagnement spécifique concernant le bénéficiaire, tel que visé à l'article 12, § 2, 3°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;

2. À réception de la demande, le Service Institutions d'aide et de soins évalue le dossier, rédige un projet de décision et son avis qui sont soumis au(x) Ministre(s) compétents pour décision.

Les Ministres disposent d'un délai de 15 jours (calendriers) à partir de la date de réception de la demande complète par Iriscare pour notifier la décision à l'institution. La date de réception d'un dossier complet est communiquée par le Service Institutions d'aide et de soins par courrier et par courriel à l'adresse de contact de l'institution connue au sein du Service Institutions d'aide et de soins.

En l'absence de notification expresse de la part des Ministres dans le délai précité (date d'envoi, le cachet de la poste faisant foi), la demande est réputée tacitement approuvée et l'établissement peut admettre le demandeur le premier jour suivant l'échéance dudit délai, soit le 16-ème jour. Dans ce cas, la cellule "OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare informe par courriel l'OAB du bénéficiaire de l'existence et de la date de l'accord tacite.

En cas de refus d'autorisation préalable par les Ministres, la notification de la décision est envoyée à l'institution par courrier recommandé. Le Service Institutions d'aide et de soins, suivant information venant des Ministres, communique par courriel à l'institution la date du refus (pour information). Si l'institution ne reçoit pas de courriel l'informant d'un refus dans le délai de 15 jours, la demande est tacitement approuvée le 16 -ème jour.

En outre, en cas de refus, la cellule "OAB" du Service soutien stratégique d'Iriscare informe par courriel l'OAB du bénéficiaire de l'existence et de la date de la décision de refus d'autorisation préalable délivrée par les Ministres.

Le délai de 15 jours prévu pour la prise de décision par les Ministres court à compter de la réception d’un dossier complet et recevable par Iriscare. Si le dossier est incomplet, le Service Institutions d'aide et de soins adresse une notification d’irrecevabilité par courriel à l’institution dans les 5 jours suivant réception de la demande. Le délai de 15 jours commence à courir à compter de la date de réception des pièces manquantes, suivant accusé de réception envoyé par courrier et par courriel à l'institution (à l'adresse mail de contact connue) par le Service Institutions d'aide et de soins. Cette interprétation s’inscrit dans le respect des principes de bonne administration et de sécurité juridique.

Exemples :

a) L'institution envoi une demande le 25 septembre 2025. Cette demande est réceptionnée par le Service Institutions d'aide et de soins le 26 septembre 2025. Les Ministres ont jusqu'au 10 octobre 2025 inclus (date de réception par le Service Institutions d'aide et de soins) pour notifier leur décision. Le 30 septembre 2025, l'institution réceptionne une notification de refus. L'admission de la personne n'est pas autorisée et aucune demande d'allocation ne peut être adressée à l'OAB du bénéficiaire.

b) L'institution envoi une demande le 25 septembre 2025. Cette demande est réceptionnée par le Service Institutions d'aide et de soins le 26 septembre 2025. Les Ministres ont jusqu'au 10 octobre 2025 inclus (date de réception par le Service Institutions d'aide et de soins) pour notifier leur décision. Les Ministres notifient un refus par envoi recommandé le 10 octobre 2025, mais la notification ne parvient à l'établissement que le 12 octobre 2025. Toutefois, le Service Institutions d'aide et de soins a informé l'institution du refus des Ministres par courriel le 10 octobre 2025. En conséquence, l'institution ne peut admettre la personne et aucune demande d'allocation ne peut être adressée à l'OAB du bénéficiaire.

3. A réception de la notification expresse d'autorisation préalable ou le lendemain du quinzième jour du délai réglementaire dans le cas d'une approbation tacite, l'institution peut admettre le bénéficiaire et introduire une demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière auprès de l'OAB du résident.

Le médecin-conseil de l'OAB traite la demande conformément aux articles 152, § 3 et 153, § 2 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 et vérifie le respect des conditions visées à l'article 12, § 2 de l'arrêté du 18 janvier 2024.

La demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière contient2Trois des cinq pièces justificatives à fournir dans le cadre de la demande d'autorisation préalable doivent également fournies pour la demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière. Cela découle de l'article 152, § 3 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996. :

  • le formulaire de demande annexé à la présente circulaire repris en annexe 2.a.2. de la convention bicommunautaire entre les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour et les organismes assureurs bruxellois du 23 septembre 2025 (ci-après la convention bicommunautaire) contenant le relevé du nombre de bénéficiaires de moins de 60 ans admis dans l'institution (en ce compris la demande en cours), et du nombre de ces bénéficiaires qui peuvent être accueillis ;
  • l'échelle d'évaluation étayant la demande d'allocation, sous pli fermé, adressée au médecin-conseil ;
  • l'annexe 10 de la convention bicommunautaire contenant :
    • une déclaration sur l'honneur de l'institution affirmant qu'elle ne dépasse pas le pourcentage visé à l'article 12, § 2, 1° de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024, en indiquant le pourcentage au moment de la demande ;
    • une déclaration sur l'honneur de l'institution, attestant que son règlement d'ordre intérieur prévoit l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans, conformément à l'article 135, 1°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
    • une déclaration sur l'honneur de l'institution, attestant que son projet de vie est adapté à l'admission des personnes âgées de moins de 60 ans.
  • un plan d'accompagnement spécifique concernant le bénéficiaire, tel que visé à l'article 12, § 2, 3°, de l'arrêté du Collège réuni du 18 janvier 2024 ;
  • En cas de première admission d’un bénéficiaire classé dans la catégorie Ccoma : un rapport médical attestant que le bénéficiaire répond aux critères de cette catégorie, établi par un centre hospitalier d’expertise, sous pli fermé, adressé au médecin conseil.
  • La preuve de l'autorisation préalable (v. ci-dessous).

En cas d'autorisation préalable notifiée expressément par les Ministres, l'institution joint à sa demande la copie de l'autorisation préalable délivrée. En cas d'autorisation tacite, l'institution joint la copie du courrier accusant réception de la demande d'autorisation préalable et à défaut de réception du courrier, la copie du courriel. Les originaux de ces deux pièces sont conservés dans le dossier du résident pour archivage. Ces éléments sont repris à l'article 5 des conventions bicommunautaires.

4. Date d'entrée en vigueur

La présente circulaire entre en vigueur le 29 septembre 2025. Les demandes réceptionnées par les OAB à partir de cette date sont immédiatement transmises au Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare.

La présente circulaire est publiée sur le site internet d'Iriscare, au Moniteur belge pour information et transmise sans délai aux institutions concernées ainsi qu'au Service Institutions d'aide et de soins d'Iriscare pour exécution.

Pour le Collège réuni,

Les Ministres compétents pour la santé et l’aide aux personnes,

A. MARON E. VAN DEN BRANDT