LC Int 19 – 13 JUNI 2025 – Antwoordtermijnen en termijnen voor periodieke controles in internationale dossiers

Betreft: Antwoordtermijnen en termijnen voor periodieke controles in internationale dossiers

1.Inleiding

Geachte mevrouw, geachte heer,

Sinds de invoering van de elektronische gegevensuitwisselingen op Europees niveau via EESSI en het RINA/JINA-platform is de gegevensuitwisseling gewijzigd.

Daarom is het belangrijk om te herinneren aan de antwoordtermijnen, de termijnen voor het verzenden van gegevens en de controletermijnen voor internationale dossiers. De termijnen voor die uitwisselingen blijven ongewijzigd. Enkel de werkwijze is veranderd, omdat we overgestapt zijn op elektronische uitwisselingen.

De antwoordtermijnen verschillen naargelang het om een uitwisseling voor een nieuw recht gaat, of om eender welke andere uitwisseling.

2. Nieuw recht

In de Europese verordeningen 883/2004 en 987/2009 worden antwoordtermijnen voor uitwisselingen tussen lidstaten verduidelijkt en opgelegd.

2.1 Prioritair recht

Punt 2 van artikel 60 van verordening 987/2009 bepaalt het volgende:

(…)

Indien dat orgaan (waarbij een aanvraag is ingediend) concludeert dat zijn wetgeving overeenkomstig artikel 68, leden 1 en 2, van de basisverordening prioritair van toepassing is, verstrekt het de gezinsuitkeringen overeenkomstig de wetgeving die het toepast.

Indien het bevoegde orgaan oordeelt dat de betrokkene op grond van de wetgeving van een andere lidstaat overeenkomstig artikel 68, lid 2, van de basisverordening mogelijk recht heeft op aanvullende toeslag, zendt het de aanvraag onverwijld door aan het bevoegde orgaan van die lidstaat en informeert het de betrokkene. Het stelt tevens het orgaan van de andere lidstaat in kennis van zijn besluit betreffende de aanvraag en het bedrag van de uitbetaalde gezinsbijslagen.

Zodra u van mening bent dat u de prioriteit hebt voor de toekenning van de kinderbijslag, moet u de kinderbijslag direct betalen en de lidstaat die aanvullende betalingen zou kunnen doen onmiddellijk op de hoogte stellen van die betalingen.

2.2 Aanvullend recht

In punt 3 van datzelfde artikel staat wat u moet doen als u denkt dat u niet de prioriteit hebt, maar dat er een recht op aanvullende kinderbijslag bestaat:

Indien het orgaan waarbij de aanvraag is ingediend, oordeelt dat zijn wetgeving toepasselijk is, maar niet prioritair van toepassing is overeenkomstig artikel 68, leden 1 en 2, van de basisverordening, neemt het onverwijld een voorlopig besluit betreffende de van toepassing zijnde prioriteitsregels, en zendt het de aanvraag overeenkomstig artikel 68, lid 3, van de basisverordening door naar het orgaan van de andere lidstaat en stelt het de aanvrager daarvan tevens in kennis. Laatstgenoemd orgaan bepaalt binnen twee maanden zijn standpunt ten aanzien van het genomen voorlopige besluit.

Indien het orgaan waaraan de aanvraag is doorgezonden, binnen twee maanden na ontvangst van de aanvraag geen standpunt inneemt, is het bovengenoemde voorlopige besluit van toepassing en betaalt het orgaan de uitkeringen waarin zijn wetgeving voorziet en stelt het het orgaan waarbij de aanvraag is ingediend in kennis van het bedrag van de uitbetaalde uitkeringen.

Als u van mening bent dat uw recht op kinderbijslag niet de prioriteit heeft en u geen antwoord krijgt van de lidstaat die wel de prioriteit zou hebben, moet u de aanvullende kinderbijslag toekennen door al het mogelijke te doen om het bedrag te bepalen dat verschuldigd is door de prioritaire lidstaat.¹

De bijslagtrekkende moet geïnformeerd worden dat deze betaling voorlopig is en teruggevorderd kan worden als het bedrag dat de prioritaire lidstaat later toekent hoger blijkt te zijn.

Als u daarentegen geïnformeerd wordt dat in de prioritaire lidstaat geen kinderbijslag werd aangevraagd, moet u de volledige kinderbijslag betalen aan de bijslagtrekkende en hem meedelen dat u de kinderbijslag voor rekening van de andere lidstaat betaalt, en die tegelijkertijd² informeren.

Dat onverschuldigd betaalde bedrag kan ook van de prioritaire lidstaat worden teruggevorderd overeenkomstig punt 5 van bovengenoemd artikel:

Het orgaan dat voorlopige uitkeringen heeft betaald voor een hoger bedrag dan uiteindelijk voor zijn rekening komt, kan zich volgens de procedure van artikel 73 van de toepassingsverordening tot het primair verantwoordelijke orgaan richten om het te veel betaalde terug te vorderen.

Als u een verzoek ontvangt van een andere lidstaat die van mening is dat hij aanvullend bevoegd is, naast het recht in Brussel, moet u binnen twee maanden na dat verzoek antwoorden. Als dat niet mogelijk is, moet u de lidstaat op de hoogte stellen van de reden waarom de beslissing niet binnen twee maanden na ontvangst van dat verzoek kan worden genomen.

Die lidstaat kan zijn aanvullende betalingen dan zo snel mogelijk vrijgeven.

Voorbeeld 1:

U ontvangt een aanvraag van een gezin. Het kind woont in Brussel en een van de ouders werkt in België. De andere ouder werkt in Zweden.

U hebt de prioriteit voor de betaling van de kinderbijslag. Zweden kan aanvullende bijslagen betalen.

U moet uw betalingen opstarten en Zweden onmiddellijk informeren.

Als u informatie van die lidstaat wenst, moet u een FB_BUC_01 gebruiken en uw verzoek via een F001 versturen. Zweden moet binnen drie maanden antwoorden.

Als u Zweden alleen op de hoogte brengt van uw prioriteit en geen antwoord verwacht, moet u een FB_BUC_04 gebruiken en de informatie via een F003 versturen. U zal geen antwoord van Zweden ontvangen.

Voorbeeld 2:

U ontvangt een aanvraag van een gezin. Het kind woont in Ierland. Een van de ouders werkt in België.

U vraagt meteen aan Ierland of er een prioritair recht is in die lidstaat. U moet een FB_BUC_01 gebruiken en uw aanvraag versturen via een F001. Ierland moet binnen twee maanden antwoorden.

Binnen een termijn van twee maanden ontvangt u een F002 met de mededeling dat een prioritaire betaling wordt uitgevoerd in Ierland omdat de andere ouder in dat land werkt.

Ierland brengt u op de hoogte van het toegekende bedrag en u kunt uw verschilbetalingen vrijgeven.

Voorbeeld 3:

U ontvangt een aanvraag van een gezin. Het kind woont in Italië. Een van de ouders werkt in België.

U vraagt meteen aan Italië of er een prioritair recht is in die lidstaat. U moet een FB_BUC_01 gebruiken en uw aanvraag versturen via een F001. Italië moet binnen twee maanden antwoorden.

Twee maanden later hebt u, hoewel u een herinnering gestuurd hebt, nog geen antwoord ontvangen van Italië.

U moet met alle mogelijke middelen1een schatting maken van het bedrag dat Italië zou kunnen betalen en de verschilbetaling op basis van dat bedrag toekennen. U moet de bijslagtrekkende verwittigen dat de betalingen teruggevorderd zullen worden als Italië een hoger bedrag zou betalen dan uw schatting.

U moet Italië ook op de hoogte brengen van uw betaling.

Voorbeeld 4:

U ontvangt een aanvraag van een gezin. Het kind woont in Roemenië. Een van de ouders werkt in België.

U vraagt meteen aan Roemenië of er een prioritair recht is in die lidstaat. U moet een FB_BUC_01 gebruiken en uw aanvraag versturen via een F001. Roemenië moet binnen twee maanden antwoorden.

Binnen de periode van twee maanden laat Roemenië u via een F002 weten dat er in die lidstaat geen aanvraag werd ingediend en dat er geen betaling kan worden vrijgegeven.

U moet de volledige kinderbijslag betalen en Roemenië daarvan met spoed op de hoogte brengen, waarbij u uitlegt dat u de volledige kinderbijslag toekent in afwachting van de regularisatie van hun dossier en dat de bijslag die betaald zal kunnen worden aan u terugbetaald moet worden.

U moet de bijslagtrekkende onmiddellijk informeren dat u de kinderbijslag voor rekening van Roemenië toekent en dat uw betalingen zullen worden teruggevorderd als Roemenië de volledige kinderbijslag aan de bijslagtrekkende zou uitbetalen.

Voorbeeld 5:

U ontvangt een F003 van Nederland met de mededeling dat kinderbijslag wordt toegekend voor kinderen die in Nederland wonen omdat een van de ouders daar werkt. Het bedrag is vermeld in de F003.

De andere ouder werkt in Brussel en u kunt een verschilbetaling toekennen.

U hoeft niet te antwoorden op de F003 (technisch niet mogelijk). Nederland zal bij de jaarlijkse controles op de hoogte gebracht worden van uw bevoegdheid.

Voorbeeld 6:

U ontvangt een F003 van Denemarken met de mededeling dat kinderbijslag wordt toegekend voor kinderen die in Denemarken wonen omdat een van de ouders daar werkt. Het bedrag is niet vermeld.

De andere ouder werkt in Brussel en u kunt een verschilbetaling toekennen.

Het is technisch niet mogelijk om de F003 te beantwoorden.

Daarom moet u onmiddellijk een FB_BUC_01 aanmaken en een F001 versturen om het door Denemarken toegekende bedrag te vragen. Denemarken moet u binnen een termijn van drie maanden antwoorden.

Voorbeeld 7:

U ontvangt een F001 van Polen met de mededeling dat kinderbijslag wordt toegekend voor kinderen die in Polen wonen omdat een van de ouders daar werkt, zonder verdere details.

De andere ouder werkt in Brussel en u kunt een verschilbetaling toekennen.

U moet de F001 binnen een termijn van drie maanden beantwoorden en eventueel meerdere F002's uitwisselen om het toegekende bedrag te achterhalen.

Voorbeeld 8:

U ontvangt een F001 van Portugal met de mededeling dat er een aanvraag is ingediend in die lidstaat, maar dat het kind in Brussel woont en een van de ouders in België werkt. De andere ouder werkt in Portugal en Portugal kan een verschilbetaling toekennen.

Binnen een termijn van twee maanden moet u Portugal met een F002 op de hoogte brengen van uw prioritair recht en van het bedrag dat u toekent.

Voorbeeld 9:

U ontvangt een F001 uit Zwitserland met de mededeling dat er een aanvraag is ingediend in die lidstaat, maar dat het kind in Brussel woont en een van de ouders in België werkt. De andere ouder werkt in Zwitserland en Zwitserland kan een verschilbetaling toekennen.

U hebt geen beslissing kunnen nemen over de prioritaire betaling van de kinderbijslag binnen de termijn van twee maanden.

U moet Zwitserland via een F002 informeren dat u geen beslissing hebt kunnen nemen en het bedrag meedelen dat u zou kunnen toekennen als u bevoegd zou zijn.

Zodra uw dossier volledig is en u de kinderbijslag prioritair betaalt, moet u een nieuwe F002 aanmaken om Zwitserland op de hoogte te stellen van uw definitieve beslissing (toekenning en bedrag).

3. Periodieke controles

In geval van een verschilbetaling is het belangrijk om bij de prioritair bevoegde lidstaat na te vragen of er iets gewijzigd is aan het dossier.

De eerste controle moet uiterlijk één jaar na de datum van de eerste toekenningsbeslissing uitgevoerd worden.

Het besluit F2 van de Administratieve Commissie van 23 juni 2015 bepaalt in punt 4: Indien er ten minste twee lidstaten bij betrokken zijn, wisselen de bevoegde organen op verzoek informatie uit over de gezinssituatie van de begunstigden en het bedrag en de tarieven van de betaalde prestaties. Op die verzoeken zijn de in punt 2, onder b) bedoelde termijnen³ van toepassing.

Hoewel de gegevens die nodig zijn voor de vaststelling of wijziging van een recht onverwijld moeten worden verstrekt, worden algemene periodieke verzoeken met het oog op de controle van het bedrag van prestaties of de verificatie van het recht op prestaties die zonder concrete gronden worden gedaan, door een bevoegd orgaan niet vaker dan een keer per jaar ingediend en is het bevoegde orgaan dat het verzoek ontvangt niet verplicht een dergelijk verzoek vaker dan een keer per jaar te beantwoorden.

Daarom kunt u, behalve bij belangrijke wijzigingen aan het dossier, niet meer dan één keer per jaar een controleverzoek versturen.

Om het versturen van controleverzoeken via EESSI te vergemakkelijken, raden we aan om de periodieke controles elk jaar tussen januari en maart te versturen. Op die manier kunnen de verzendingen gespreid worden en wordt het gegevensuitwisselingssysteem niet overbelast. U kunt er echter ook voor kiezen om die verzoeken op de "verjaardag" van het dossier te verzenden. In beide gevallen moet u een proces invoeren om te verzekeren dat u niet vergeet om deze periodieke controle voor elk dossier te versturen.

Voorbeeld 1:

U kent een verschilbetaling toe bovenop kinderbijslag van Estland, ten gevolge van een beslissing die in maart is genomen.

Estland moet binnen drie maanden antwoorden.

Voorbeeld 2:

U kent een verschilbetaling toe bovenop kinderbijslag van Griekenland, ten gevolge van een beslissing die in oktober is genomen.

U controleert of de gegevens in uw dossier (adres, activiteit, bedrag) nog steeds correct zijn door een FB_BUC_01 en een F001 te versturen tijdens de jaarlijkse controleperiode, namelijk tussen januari en maart, ook al is de termijn van een jaar tussen de beslissing en de jaarlijkse controle nog niet verstreken.

De volgende jaren vraagt u deze controle tijdens de controleperiode (één keer per jaar).

Of u wacht tot de "verjaardag" van het dossier, namelijk de maand oktober, en die maand wordt de referentiemaand voor de verzending van de controle.

Griekenland heeft drie maanden de tijd om te antwoorden.

Voorbeeld 3:

U kent prioritair kinderbijslag toe en ontvangt een F001 van Bulgarije om te controleren of de gegevens die het land bezit nog steeds juist zijn.

U moet dit verzoek om jaarlijkse controle binnen drie maanden beantwoorden met een F002.

Voorbeeld 4:

U kent prioritair of aanvullend kinderbijslag toe.

U wordt op de hoogte gebracht van een belangrijke wijziging die uw recht beïnvloedt of die het recht van de andere lidstaat zou kunnen beïnvloeden.

U moet de andere lidstaat onmiddellijk op de hoogte brengen van die wijziging via een FB_BUC_01 en een F001.

4. Periodiciteit van de betalingen

Het besluit F2 bepaalt in punt 5 ook het volgende:

... De toeslag of de voorlopige toeslag wordt betaald met de tussenpozen zoals vastgesteld in de nationale wetgeving van de bevoegde lidstaat voor de betaling van gezinsbijslagen.

U mag dus niet wachten op het antwoord op de jaarlijkse periodieke controle om uw betalingen aan de bijslagtrekkende vrij te geven. U moet de kinderbijslag maandelijks betalen.⁴

Alvast bedankt voor uw medewerking.

Hoogachtend,

Tania Dekens

Leidend ambtenaar

^{1 Website van de andere lidstaat, ontvangen dienstbrief met de bedragen, uitwisseling via EESSI met de lidstaat, hulp van de internationale bemiddeling van Iriscare.}

^{2 Zie punt 7.4.2 van CO GB 24.}

^{3 Drie maanden na de dag van ontvangst van het verzoek om informatie.}

^{4 De kinderbijslag is maandelijks betaalbaar in de loop van de maand die volgt op deze waarop hij betrekking heeft. (art. 23, eerste lid, van de ordonnantie van 25 april 2019).}