23 april 2024 – Omzendbrief hernieuwingsaanvragen

Omzendbrief betreffende de hernieuwingsaanvragen inzake individuele hulpmiddelen-ERRATUM

Inleiding

Deze omzendbrief bevat instructies voor de Brusselse verzekeringsinstellingen (hierna BVI’s) in het domein van de gezondheidszorg en de bijstand aan personen en voor het Multidisciplinair College voor de behandeling van hernieuwingsaanvragen inzake individuele hulpmiddelen voor inclusie, vanaf 1 januari 2024.

Wanneer de hernieuwingsaanvraag betrekking heeft op een hulpmiddel dat is toegekend in het kader van de afwijkingsprocedure, neemt het Multidisciplinair College, waartoe de BVI zich heeft gewend, een beslissing overeenkomstig de instructies in punt 1, 2 en 3 van deze omzendbrief.

Wanneer in de nomenclatuur een hernieuwingstermijn wordt vermeld, moet de BVI echter bepaalde voorwaarden controleren wanneer deze verstrijkt (uitvoering beschreven in punt 1.). Een voortijdige hernieuwing is mogelijk en wordt gespecificeerd in punt 2.

De hernieuwing betreft een nieuw materieel hulpmiddel en heeft betrekking op hetzelfde nomenclatuurnummer als het eerder aangekochte hulpmiddel1Wanneer de hernieuwingsaanvraag betrekking heeft op een in de nomenclatuur opgenomen hulpmiddel..

Voor elke hernieuwing moet de aanvrager een aanvraag indienen.

De BVI of het Multidisciplinair College moet de aanvraag analyseren, alle toelatings-, administratieve en medische voorwaarden controleren (algemene en specifieke voorwaarden om het hulpmiddel te hernieuwen) en een beslissing nemen.

Als in het dossier van de aanvrager wordt vastgelegd dat de handicap die is verbonden aan de hernieuwingsaanvraag niet is geëvolueerd, is het multidisciplinaire team van de BVI niet verplicht een nieuw medisch verslag te eisen. Er kan geen hernieuwing van het materiële hulpmiddel worden toegekend tijdens de periode die door de wettelijke garantie wordt gedekt. In afwijking hiervan kan het materiële individuele hulpmiddel worden hernieuwd als de aanvrager aan de hand van een attest van de verkoper kan bewijzen dat de materiële schade niet door de garantie wordt gedekt.

Er kan geen hernieuwing worden toegekend als wordt vastgesteld dat de onherstelbaarheid van het materiële hulpmiddel voortvloeit uit een nalatigheid van de gebruiker.

1. Wanneer een hernieuwingstermijn wordt vermeld in de nomenclatuur of wordt vastgesteld door het Multidisciplinair College

1.1 Voor een materieel hulpmiddel

De BVI of het Multidisciplinair College controleert of de termijn is verstreken, door rekening te houden met de termijnen die vermeld zijn in de nomenclatuur en die opgenomen zijn in de tabel hieronder, vanaf de datum van aankoop of verstrekking van het te hernieuwen hulpmiddel.

Een verstrijking van de termijn betekent niet automatisch een vernieuwing van het hulpmiddel De aanvrager moet een aanvraag indienen en de BVI of het Multidisciplinair College moet controleren of de aanvrager zijn behoefte aan hernieuwing rechtvaardigt omdat het te hernieuwen hulpmiddel niet meer voldoet aan zijn huidige specifieke behoeften (of als het materiaal verouderd is, niet verenigbaar is met het gebruik van een ander hulpmiddel, enz.).

De aanvrager rechtvaardigt deze behoefte met name door middel van:

  • een medisch attest of verslag;
  • een offerte van de leverancier;
  • een schriftelijke toelichting over het gebruik van het te hernieuwen individuele hulpmiddel (op het aanvraagformulier);

of op elke andere manier die de hernieuwing rechtvaardigt en die het multidisciplinaire team van de BVI of het Multidisciplinair College gewaardeerd en beoordeelt.

Als er een recente tegemoetkoming plaatsvond voor een herstelling, moet de BVI er ook rekening mee houden,
afhankelijk van het bedrag van die herstelling.

Hernieuwingstermijnen vermeld in de nomenclatuur​

Anti-decubitusmatras type 1 en 2 5 jaar
Computers of tablets 5 jaar (kan niet worden verkort2 Deze termijnen kunnen niet worden verkort, zelfs niet in geval van diefstal.)
Mobiele telefoons met spraaksynthese 4 jaar (kan niet worden verkort)
Loepen en beeldschermloepen 5 jaar
Draadloos transmissiesysteem 5 jaar
Luisterhulpmiddelen 5 jaar
Vaste telefoon met geluidsversterkingssysteem 5 jaar
Mobiele telefoon, computer, tablet met visiofonie 5 jaar
Wekker en waarschuwingssysteem 5 jaar
Aanpassingen van het voertuig 3 of 7 jaar3 7 jaar voor aanpassingen aan een voertuig van minder dan 4 jaar oud; 3 jaar voor aanpassingen aan een voertuig van 4 jaar en ouder (kan niet worden verkort)

Bijvoorbeeld : een anti-decubitusmatras type 2 dat is toegekend op 2 april 2024, waarvan de factuur dateert van 10 mei 2024 kan worden hernieuwd vanaf 11 mei 2029.

Daaruit volgt de standaard- of afwijkingsprocedure: de BVI of het Multidisciplinair College neemt een beslissing over de goedkeuring van de hernieuwing, ofwel op basis van een offerte ofwel op basis van de factuur (vervroegde aankoop).

1.2 Voor kleine hulpmiddelen

Het budget voor "kleine uitrustingen" kan na vijf jaar worden hernieuwd, vanaf de datum van de eerste factuur die door de BVI is betaald.

Het bedrag van 1.210 euro inclusief btw is alleen beschikbaar voor een periode van maximaal vijf jaar en kan niet worden overgedragen.

Daaruit volgt de standaard- of afwijkingsprocedure: de BVI of het Multidisciplinair College neemt een beslissing over de goedkeuring van het forfait op basis van een of meer offertes of op basis van een verantwoordingsstuk dat het gebruik van elke gevraagde kleine uitrustingen specificeert. De BVI betaalt de toegekende kleine uitrusting op basis van facturen (met een maximum van 180 euro inclusief btw per hulpmiddel). De BVI moet een beslissing nemen voor elke aanvraag om een hulpmiddel inzake een kleine uitrusting.

2. Voortijdige hernieuwing of niet-gespecificeerde hernieuwingstermijn

De BVI of het Multidisciplinair College kan een aanvraag om voortijdige hernieuwing onderzoeken als er geen
hernieuwingstermijn is vermeld in de nomenclatuur of als er een termijn is vermeld in de nomenclatuur en die niet kan worden verkort4 Er is geen voortijdige hernieuwing voor mobiele telefoons, computers en tablets, of voor aanpassingen aan het voertuig (termijnen die niet kunnen worden verkort)..

De BVI of het Multidisciplinair College controleert of de aanvraag om voortijdige hernieuwing:

  • ofwel de evolutie van de situatie met betrekking tot de handicap betreft en het individuele hulpmiddel niet meer voldoet aan de specifieke behoeften van de aanvrager5 In dit geval moet de aanvrager bij zijn aanvraag een gedetailleerd medisch verslag toevoegen waarin de evolutie van de vermeende handicap wordt beschreven, of enig ander bewijsmateriaal geleverd door een bevoegde derde partij die de evolutie van de situatie van de aanvrager met betrekking tot zijn handicap kan staven.
    Het kan ook gaan om materiaal dat verouderd is of dat niet meer verenigbaar is met het gebruik van een ander hulpmiddel6Bijvoorbeeld materiaal voor doven: luisterhulpsystemen moeten worden hernieuwd na een verandering van het hoorapparaat. Bijvoorbeeld materiaal voor blinden: software moet worden veranderd na een verandering van computer omdat de oude software incompatibel wordt.;
  • ofwel de onherstelbaarheid betreft van het materiële individuele hulpmiddel geattesteerd door een leverancier of een erkende instantie voorafgaandelijk aan de aankoop van het nieuwe materiaal. Het kan hier ook gaan om een bewijs van de noodzaak om een hulpmiddel te hernieuwen, gelet op het dagelijkse en intensieve gebruik daarvan en geattesteerd door een gespecialiseerde en erkende dienst.7Bijvoorbeeld voor een witte blindenstok of elk ander materiaal waarvoor de persoon geen attest van onherstelbaarheid kan krijgen (ter informatie, gelet op de voortijdige slijtage van dit type materiaal, wordt het regelmatig, jaarlijks of tweejaarlijks, hernieuwd).
  • ofwel herstellingskosten betreft die onevenredig zijn aan het tegemoetkomingsbedrag voor een nieuw gelijkwaardig hulpmiddel.

Om de onevenredigheid te beoordelen, kan de BVI of het Multidisciplinair College controleren of de herstellingskosten, op basis van een attest of een offerte van de leverancier of van een erkende instantie en opgesteld vóór de aankoop van nieuw materiaal, hoger dan of gelijk zijn aan 75% van het maximumbedrag voor een gelijkwaardig nieuw hulpmiddel of aan het bedrag dat wordt betaald in geval van een beslissing, in het kader van een afwijkingsaanvraag, die het Multidisciplinair College neemt.

De BVI of het Multidisciplinair College kan ook rekening houden met:

  1. het bedrag dat nog beschikbaar is in het budget voor herstellingen;
  2. de tijd die overblijft tot het einde van de hernieuwingstermijn (hiermee moet rekening worden gehouden als de kosten van de reparatie het resterende saldo van het budget volledig zouden uitputten));
  3. het door de aanvrager te betalen resterende bedrag in geval van een herstelling, als dat hoger is dan het door
    de aanvrager te betalen resterende bedrag als het hulpmiddel hernieuwd wordt.
  • ofwel schade of diefstal betreft. In dit geval wordt de tegemoetkoming geweigerd of beperkt tot het bedrag dat eventueel niet door de verzekering wordt gedekt. Er wordt geen tegemoetkoming toegekend voor een aanvraag om herstelling of vervanging van de aanpassingen aan een voertuig bedoeld in hoofdstuk V. 2 van de nomenclatuur als gevolg van schade of diefstal.

Daaruit volgt de standaard- of afwijkingsprocedure: de BVI of het Multidisciplinair College neemt een beslissing over de goedkeuring van de hernieuwing, ofwel op basis van een offerte ofwel op basis van de factuur (voortijdige hernieuwing).

Aanvragen om voortijdige hernieuwing die betrekking hebben op een materieel hulpmiddel dat niet in de nomenclatuur is opgenomen en waarvoor het Multidisciplinair College in het kader van de afwijkingsprocedure een tegemoetkoming heeft toegekend, worden door het Multidisciplinair College onderzocht nadat de BVI het aanvraagdossier heeft bezorgd. De instructies in dit punt zijn daarnaast van toepassing. Het Multidisciplinair College beslist of de hernieuwing wordt goedgekeurd op basis van een offerte of op basis van de factuur (vervroegde
aankoop).

 

 

Tania Dekens

Leidend ambtenaar