23 april 2024 – Omzendbrief betreffende de betaling

Omzendbrief betreffende de bepalingen over de betaling van de individuele hulpmiddelen voor inclusie

Betreft : Omzendbrief van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen van 23 april 2024 betreffende de bepalingen over de betaling van de individuele hulpmiddelen voor inclusie

1. Inleiding

In deze omzendbrief wordt de betalingsprocedure voor de individuele hulpmiddelen voor inclusie toegelicht, naar aanleiding van de activering ervan bij de GGC vanaf 1 januari 2024.

2. Voorafgaande controles

Elke betaling door een Brusselse verzekeringsinstelling (BVI) moet gebaseerd zijn op een beslissing tot tegemoetkoming. Voor onderhoud en herstellingen is er ofwel een specifieke beslissing tot tegemoetkoming, ofwel een beslissing tot tegemoetkoming voor het onderhoud of herstel van het hulpmiddel als basis voor de betaling.

De BVI waarbij de aanvrager is aangesloten op de datum van de verstrekking (of factuur) voert de betaling(en) uit die verbonden zijn aan deze beslissing. Ze voert ook de betaling uit van de beslissingen van het Multidisciplinair College.

De BVI controleert :

of het aangekochte hulpmiddel of de verleende verstrekking overeenstemt met het hulpmiddel en de kenmerken ervan zoals vermeld in de beslissing tot tegemoetkoming;
of op de datum die op de factuur¹ staat van de verstrekking of de levering van het hulpmiddel nog steeds wordt
voldaan aan de toelatingsvoorwaarde²;
bij een betaling voor een lift of hefplateau, of de aanvrager naast de factuur ook beschikt over het ingebruikstellingsattest;
in geval van schade, diefstal of een ongeval in verband met het aangevraagde hulpmiddel (indien de aanvrager een al dan niet verplichte verzekering heeft) de door de verzekering betaalde bedragen;
in het geval van woningaanpassingen zijn de werken uitgevoerd en voldoen ze aan de vereisten,;voor opleidingen in oriëntatie- en mobiliteitstechnieken voor doofblinden en bij het gebruik van een witte blindenstok, of er een evaluatieverslag van de opleiding is ;
indien het aanpassingen betreft voor het besturen van een auto, is er een kopie van het Europese ontvangstbewijs of individueel ontvangstbewijs (homologatiecertificaat) uitgegeven door de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer aanwezig.

3. Controle van de termijnen

In alle gevallen moet de BVI het volgende controleren :

de datum waarop ze de factuur ontvangt ;
de datum van de levering of verstrekking van het hulpmiddel.

Als algemene regel geldt dat de factuur moet worden ingediend binnen de geldigheidsperiode van de beslissing tot tegemoetkoming van het individuele hulpmiddel die moet worden terugbetaald. Als de factuur echter buiten die termijn wordt uitgegeven door de dienstverlener, verricht de verzekeringsinstelling de terugbetaling op voorwaarde dat de overschrijding van de termijn niet te wijten is aan de aanvrager. De BVI kan ervan uitgaan dat als de aanvrager de factuur niet op tijd kan voorleggen, dit komt doordat de verstrekker deze simpelweg nog niet naar de aanvrager is verstrekt. In dit geval gaat het om een omstandigheid buiten de wil van de aanvrager (overmacht).

In elk geval heeft de aanvrager maximaal twee jaar de tijd om de facturen aan zijn BVI te bezorgen.³

De BVI controleert de datum van de levering of verstrekking van het hulpmiddel. Dit kan niet eerder zijn dan zes maanden voor de indieningsdatum van de aanvraag.

Wanneer de verstrekking of levering van het hulpmiddel plaatsvindt tussen de indieningsdatum van de aanvraag en de datum van de beslissing, kan het multidisciplinaire team, indien zij de factuur beschikken, het bedrag hiervan terugbetalen als dat bedrag lager of gelijk is aan de ingediende offerte, met uitzondering van aanpassingswerken aan de woning.

Specifieke bepalingen inzake onderhoud en herstellingen :

Bij onderhoud en herstellingen moeten de verstrekkingen worden verleend tijdens de periode waarin het hulpmiddel wordt gebruikt, ongeacht of het gaat om een door de BVI toegekend individueel hulpmiddel.

De BVI voert de betaling uit binnen de zestig dagen :

na ontvangst van de factuur als er al een beslissing is genomen ;
na de beslissing als het om een vervroegde aankoop gaat en de BVI de factuur heeft ontvangen ;
na de beslissing als de factuur met de aanvraag is meegestuurd ;
na de beslissing tot tegemoetkoming, in het geval van een eerste incontinentieforfait. De volgende (jaarlijkse) forfaits worden uitbetaald vanaf de datum van de eerste betaling. Bijvoorbeeld: beslissing tot tegemoetkoming voor een incontinentieforfait met een geldigheidsduur van drie jaar op 10 april 2024 - eerste betaling uitgevoerd op 10 mei 2024, vervolgens op 10 mei 2025 en 10 mei 2026.

4. Berekening van de bedragen

4.1 Algemene regel

Op basis van de op de factuur vermelde bedragen moet de BVI het daadwerkelijk door de aanvrager betaalde bedrag vergelijken met het in de beslissing vermelde bedrag :

als het bedrag op de factuur hoger is dan het bedrag dat werd toegekend in de beslissing, wordt het bedrag van de beslissing terugbetaald ;
als het bedrag op de factuur lager is dan het bedrag dat werd toegekend in de beslissing, wordt het bedrag van de factuur terugbetaald.

4.2 Toepassing van de btw

Het toepasselijke btw-tarief staat in principe op de factuur.

Indien het btw-tarief niet is gespecificeerd, vraagt de BVI informatie op bij de aanvrager of de dienstverlener.

Als de aanvraag betrekking heeft op tegemoetkomingen waarbij de btw niet is inbegrepen, voegt de BVI de toepasselijke btw toe aan de berekening van de tegemoetkoming, afhankelijk van het gevraagde hulpmiddel en de situatie van de persoon.

Specifieke aspecten van fiscale voordelen voor voertuigen :

Als de aanvrager fiscale voordelen geniet voor zijn voertuig (verlaagd btw tarief van 6%), kan hij de btw op de aankoop van het voertuig en eventuele aanpassingen terugvorderen, op voorwaarde dat het voertuig aangepast wordt verkocht en er één enkele factuur is voor het voertuig en de aanpassingen. In dit geval dekt de tegemoetkoming van de BVI het bedrag van de btw niet.

Als een persoon geniet van een verlaagd btw-tarief voor de aankoop van een nieuw voertuig met (noodzakelijke) automatische transmissie, zal de tegemoetkoming geen betrekking hebben op de btw.

Als een persoon geniet van een verlaagd btw-tarief en het nieuwe voertuig met de aanpassingen tegen een btw-tarief van 6% werd gefactureerd, zal de tegemoetkoming geen betrekking hebben op de btw.

Als een persoon geniet van een verlaagd btw-tarief voor de aankoop van een aangepast tweedehandsvoertuig, zal de tegemoetkoming geen betrekking hebben op de btw.

In deze verschillende situaties wordt de aanvrager door zijn BVI geïnformeerd over de mogelijkheid om het btw-bedrag terug te vorderen bij de belastingdienst.

Als de aanpassingen echter afzonderlijk zijn gefactureerd tegen een verlaagd btw-tarief van 6%, zal de tegemoetkoming ook betrekking hebben op de btw.

4.3 Schade of diefstal

In het geval van schade, diefstal of een ongeval moet de BVI controleren of de aanvrager een (al dan niet verplichte) verzekering heeft en zal de BVI alleen het deel van de kosten van het hulpmiddel kunnen terugbetalen dat niet door de verzekering wordt gedekt.

4.4 Aanpassingswerken aan de woning

In het geval van verbouwingen aan de woning :

kan de BVI (op uitdrukkelijke vraag van de aanvrager) een voorschot van maximaal 30% betalen op basis van een factuur. Als de aanvrager op het moment van de aanvraag nog niet naar Brussel is verhuisd, moet de BVI in het bezit zijn van een verklaring op erewoord waarin staat dat de aanvrager zal verhuizen naar het adres waar de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd, voordat het voorschot wordt betaald;
betaalt de BVI het resterende bedrag pas nadat de uitgevoerde werkzaamheden zijn gecontroleerd (op basis van foto's of een huisbezoek). Als de aanvrager op het moment van de aanvraag nog niet naar Brussel is verhuisd, wordt het resterende bedrag pas betaald na ontvangst van het bewijs van domiciliëring op het adres waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

4.5 Onderhoud en herstellingen

Bij onderhoud en herstellingen⁴:

voor het onderhoud : de BVI verricht een eenmalige betaling per jaarlijkse verstrekking, op basis van de onderhoudsfactuur, die maximaal 10% bedraagt van de betaalde tegemoetkoming voor het onderhouden hulpmiddel. De aanvrager heeft recht op één onderhoud per kalenderjaar. Het eerste onderhoud kan worden vergoed vanaf het jaar waarin de goedkeuring is verleend. Als de aanvrager een onderhoudscontract heeft, kan de
BVI alleen een terugbetaling verrichten als ze het bewijs van het bezoek van de technicus heeft ontvangen (werkbon van de technicus), samen met een factuur ;
voor herstellingen : de BVI moet het bedrag bepalen dat maximaal 40% mag bedragen van de betaalde tegemoetkoming voor het hulpmiddel dat moet worden hersteld (ofwel 40% van de aankoopfactuur, ofwel 40% van het maximumbedrag). Vervolgens kan de BVI in verschillende schijven terugbetalen, op basis van herstellingsfacturen, totdat dit bedrag is uitgeput, en dit over de totale gebruiksperiode van het hulpmiddel (vanaf de datum van de aankoopfactuur van het individuele hulpmiddel tot de datum van de factuur van ontvangst van het nieuwe hulpmiddel). Op verzoek informeert de BVI de aanvrager over het saldo van het budget dat beschikbaar is voor herstellingen ;
voor toestellen om niveauverschillen te overbruggen, moet de onderhoudsfactuur worden ondertekend door de technicus. In het geval van een abonnement moet de aanvrager de factuur naar de BVI versturen nadat de technicus is langs geweest en dus na de datum van het onderhoud.

5. Ontvanger van de betaling

Het bedrag wordt gestort op :

de persoonlijke rekening van de aanvrager ;
de rekening van de verstrekker: als de BVI naar behoren in kennis werd gesteld van een overdracht van schuldvordering ;
de rekening van de wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager ;
de rekening van de rechthebbenden in geval van een overlijden, op voorwaarde dat de verstrekking dateert van voor het overlijden.

6. Overdracht van schuldvordering

De overdracht van schuldvordering is een overeenkomst waarbij een schuldeiser (de aanvrager) een schuldvordering die hij heeft ten opzichte van een schuldenaar (de BVI) overdraagt aan een andere persoon (de verstrekker).

Een overdracht van schuldvordering is altijd mogelijk; en de gecedeerde schuldenaar kan geen bezwaar maken. Vanwege hun aard kunnen incontinentieforfaits echter als een uitzondering worden beschouwd⁵. Als gevolg hiervan kunnen de BVI's voor deze forfaits een overdracht van schuldvordering weigeren.

Een overdracht van schuldvordering wordt overgedragen met alle toebehoren rechten, tenzij de toebehorende persoonlijk zijn voor de overdrager. Met andere woorden, de voorwaarden in de nomenclatuur en de ordonnantie (verjaring van betaling, terugvordering van het onverschuldigde bedrag) met betrekking tot de betalings- en aanbetalingsvoorwaarden, in het bijzonder in verband met aanpassingswerken aan roerende en onroerende goederen, zijn ook van toepassing op de aannemer.

Voorbeeld: Een aanvrager dient een aanvraag in voor een aanpassing van de woning. De VI brengt de aanvrager op de hoogte van een beslissing tot tegemoetkoming en ontvangt een kennisgeving voor een overdracht van schuldvordering tussen de aanvrager en de aannemer. De aannemer kan :

een voorschot van 30% vragen ;

als de werkzaamheden zonder problemen zijn uitgevoerd, zal de BVI de nodige controles uitvoeren en de aannemer het bedrag betalen dat in zijn beslissing is vermeld ;
als de werkzaamheden niet conform zijn , kan de BVI een exceptie van niet-uitvoering aanvoeren en meedelen de betaling te weigeren (zoals ze ook bij de aanvrager zou hebben gedaan) ;
als de aannemer failliet gaat en de werkzaamheden niet voltooid zijn, past de BVI de voorwaarden van de nomenclatuur toe en weigert ze de betaling op basis van non-conformiteit van de werkzaamheden. De aanvrager die het slachtoffer is van de in gebreke blijvende aannemer kan een
nieuwe overdracht van schuldvordering sluiten ten opzichte van een nieuwe aannemer om de werkzaamheden te hervatten en te voltooien (de tegemoetkoming van de BVI kan worden opgesplitst voor dit soort tegemoetkomingen). Als het voorschot van 30% echter al aan de in gebreke blijvende aannemer is betaald, kan de nieuwe aannemer geen nieuwe aanbetaling vragen.

7. Kennisgeving van de betaling

Voor elke betaling ontvangt de aanvrager een kennisgeving van de betaling of heeft hij toegang tot die kennisgeving via een door de BVI gekozen middel (brief, e-mail, papier, toepassing, telefoon, enz.) dat voldoet aan de regels van de AVG.

Deze kennisgeving van de betaling moet ten minste de volgende informatie bevatten :

de naam van de begunstigde ;
de datum van de betaling ;
het betaalde bedrag ;
het bankrekeningnummer waarop het bedrag is gestort en de naam van de rekeninghouder ;
de lijst van de terugbetaalde verstrekkingen (omschrijving van de verstrekking, nomenclatuurcode, datum van de beslissing, datum van de factuur of verstrekking) en het bijbehorende bedrag per verstrekking.

Op verzoek verschaft de BVI informatie aan de aanvrager over :

de herstellingen : het resterende bedrag van het budget ;
de kleine uitrustingen : het resterende bedrag van het budget.

Tania Dekens

Leidend ambtenaar