23 avril 2024 – Circulaire concernant le paiement

Circulaire concernant les dispositions en matière de paiement des aides individuelles à l'inclusion

Objet : Circulaire du Conseil de gestion de la Santé et de l'Aide aux personnes du 23/04/2024, concernant les dispositions en matière de paiement des aides individuelles à l'inclusion

1. Introduction

Cette circulaire a pour objet de préciser la procédure en matière de paiement concernant les aides individuelles à l'inclusion, suite à l'activation de celles-ci en COCOM à partir du 1 er janvier 2024.

2. Vérifications préalables

Tout paiement effectué par un organisme assureur bruxellois (OAB) doit être basé sur une décision d'octroi. Pour les entretiens et réparations, soit il y a une décision d'octroi spécifique, soit c'est la décision d'octroi de l'aide à réparer ou à entretenir qui sert de base au paiement.
L'OAB auquel le demandeur est affilié à la date de la prestation (ou de la facture) exécute le(s) paiements afférent(s) à cette décision. Il exécute également le paiement des décisions prises par le Collège Multidisciplinaire. L'OAB doit vérifier que :

l'aide achetée ou la prestation effectuée correspond à l'aide et à ses caractéristiques telles que mentionnées dans la décision d'octroi ;
à la date de la livraison ou de la prestation de l'aide mentionnée sur la facture¹, la condition d'admission soit toujours remplie² ;
s'il s'agit d'un paiement pour un ascenseur ou une plate-forme élévatrice, il dispose de l'attestation de mise en service en plus de la facture ;
en cas de sinistre, vol ou accident en lien avec l'aide demandée, (si le demandeur dispose d'une assurance, obligatoire ou non) les montants payés par l’assurance ;
en cas d’aménagement du domicile, les travaux ont bien été effectués et leur conformité ;
pour les cours d'apprentissage aux techniques d'orientation et de mobilité en cas de surdicécité et en cas d'utilisation d'une canne blanche, un rapport d'évaluation de la formation est présent ;
s'il s'agit d'adaptations pour la conduite d'une voiture, une copie du certificat de réception européen ou de réception individuelle (certificat d’homologation) établi par Service public fédéral Mobilité et Transport est présente.

3. Contrôle des délais

Dans tous les cas, l'OAB doit vérifier :

la date à laquelle il réceptionne la facture ;
la date de livraison ou prestation de l'aide.

En règle générale, la facture doit être transmise durant le délai de validité de la décision d'octroi de l'aide individuelle à rembourser. Toutefois, si la facture est émise par le prestataire hors délai, l'organisme assureur procède au remboursement pour autant que le dépassement du délai ne soit pas imputable au demandeur. L'OAB peut considérer que si le demandeur n'est pas en mesure de fournir la facture à temps c'est parce que cette dernière n'a tout simplement pas encore été communiquée par le prestataire au demandeur. Dans ce cas, il s'agit donc d'une circonstance qui est indépendante de la volonté du demandeur (cas de force majeure).

Le demandeur dispose en tout état de cause, de deux ans maximum pour transmettre les factures à son OAB³.

L'OAB doit vérifier la date de livraison ou de prestation de l'aide. Celle-ci ne peut pas être antérieure aux 6 mois précédant la date d'introduction de la demande.

Lorsque la prestation ou la livraison de l'aide intervient entre la date d'introduction de la demande et la date de décision, l'équipe multidisciplinaire peut, si elle dispose de la facture, rembourser le montant de celle-ci si celui-ci est inférieur ou égal au devis transmis excepté pour les aménagements immobiliers.

Disposition spécifiques en matière d'entretiens et réparations :

En entretiens et réparations, les prestations doivent avoir lieu pendant la durée d'utilisation de l'aide, qu'il s'agisse d'une aide individuelle octroyée par l'OAB ou non.

L'OAB effectue le paiement dans les 60 jours :

qui suivent la réception de la facture si une décision a déjà été prise ;
qui suivent la décision s'il s'agit d'un achat anticipé et que l'OAB dispose bien de la facture ;
qui suivent la décision si la facture est transmise avec la demande ;
qui suivent la décision d'octroi, dans le cas d'un premier forfait incontinence. Les paiements des forfaits suivants (annuels) se feront à partir de la date du premier paiement. Par exemple : décision d'octroi pour un forfait incontinence d'une durée de validité de 3 ans prise en date du 10 avril 2024 premier paiement effectué le 10 mai 2024 puis le 10 mai 2025 et le 10 mai 2026.

4. Calcul des montants

4.1 Règle générale

Sur base des montants mentionnés sur la facture, l'OAB doit comparer le montant effectivement payé par le demandeur avec le montant mentionné dans la décision :

si le montant de la facture est supérieur au montant accordé dans la décision, c'est le montant de la décision qui sera remboursé ;
si le montant de la facture est inférieur au montant accordé dans la décision, c'est le montant de la facture qui sera remboursé.

4.2 Application de la TVA

Le taux de TVA d'application figure en principe sur la facture.

Si le taux de TVA n'est pas précisé, l'OAB s'informe auprès du demandeur ou du prestataire.

Lorsque la demande porte sur des interventions reprenant des montants hors TVA, l'OAB rajoute, au calcul de l'intervention, la TVA adéquate en fonction de l'aide demandée et de la situation de la personne.

Spécificités des avantages fiscaux pour véhicule :

Si le demandeur bénéficie d'avantages fiscaux pour son véhicule (TVA réduite à 6%), il peut récupérer la TVA portant sur l'achat de celui-ci et éventuellement ses adaptations, pour autant que le véhicule soit vendu adapté et qu'il y ait une seule facture pour le véhicule et les adaptations. Dans ce cas, l'intervention de l'OAB ne couvre pas le montant de la TVA.

Si une personne a bénéficié d'une TVA réduite pour l'achat d'un véhicule neuf avec transmission automatique (nécessaire), l'intervention ne portera pas sur la TVA.

Si une personne a bénéficié d'une TVA réduite et que le véhicule neuf a été facturé avec ses adaptations à un taux de TVA de 6%, l'intervention ne portera pas sur la TVA.

Si une personne a bénéficié d'une TVA réduite pour l'acquisition d'un véhicule d'occasion adapté, l'intervention ne portera pas sur la TVA.

Dans ces différentes situations, le demandeur est informé, par son OAB, de la possibilité de récupérer le montant de la TVA auprès de l'administration fiscale.

Par contre, si les adaptations sont facturées séparément avec un taux de TVA réduit à 6%, l'intervention portera également sur la TVA.

4.3 Sinistre ou vol

En cas de sinistre, de vol ou d'accident, l'OAB doit vérifier si le demandeur dispose d'une assurance (obligatoire ou non) et ne pourra rembourser que la part du montant du coût de l'aide non couverte par l'assurance.

4.4 Aménagements immobiliers

Dans le cas des aménagements immobiliers,

L'OAB peut procéder (sur demande expresse du demandeur) au paiement d'un acompte de 30% maximum sur base d'une facture. Dans la situation où le demandeur n'a pas encore déménagé à Bruxelles au moment de la demande, l'OAB doit être en possession d'une attestation sur l'honneur indiquant que le demandeur va se domicilier à l'adresse à laquelle les travaux vont être effectués avant de payer l'acompte ;
L'OAB paie le solde uniquement après avoir procédé à la vérification des travaux effectués (sur base de photos ou visite à domicile). Dans la situation où le demandeur n'a pas encore déménagé à Bruxelles au moment de la demande, le solde ne pourra être payé qu'après réception de la preuve de domiciliation à l'adresse à laquelle les travaux ont été effectués.

4.5 Entretiens et réparations

Dans le cas des entretiens et réparations⁴:

pour les entretiens : l'OAB effectuera un seul paiement par prestation annuelle, sur base de la facture d'entretien, fixé à maximum 10% du montant de l'intervention payé pour l'aide entretenue. Le demandeur a droit à un entretien par année civile. Le premier entretien peut être remboursé dès l'année de la décision d'accord. Dans le cas où le demandeur a un contrat d'entretien, l'OAB pourra effectuer un remboursement uniquement après avoir reçu la preuve du passage du technicien (bon de travail du technicien) auquel est joint une facture ;
pour les réparations : l'OAB doit déterminer le montant de l'enveloppe fixée à maximum 40% du montant de l'intervention payé pour l'aide à réparer (soit 40% de la facture d'achat, soit 40% du montant plafond). Ensuite, l'OAB peut rembourser en plusieurs versements, sur base de factures de réparation, jusqu'à ce que ce montant soit épuisé, et ce, sur la durée totale d'utilisation de l'aide (à partir de la date de la facture d'achat de l'aide
individuelle jusqu'à la date de la facture de l'obtention d'une nouvelle aide). L’OAB informe, sur simple demande, le demandeur quant au solde de l’enveloppe disponible pour les réparations.
pour les dispositifs de changement de niveau, la facture d'entretien doit être signée par le technicien. En cas d'abonnement, l'envoi de la facture par le demandeur à l'OAB doit être postérieur au passage du technicien donc de la date d'entretien.

5. A qui payer ?

Sur le compte :

personnel du demandeur ;
du prestataire : si une cession de créance en bonne et due forme a bien été notifiée à l’OAB ;
du représentant légal du demandeur ;
aux ayants droit en cas de décès pour autant que la prestation soit datée d'avant le décès.

6. La cession de créance

La cession de créance est un contrat par lequel un créancier (le demandeur), cède à une autre personne (le prestataire) une créance dont il est titulaire à l’égard d’un débiteur (l'OAB).

Une cession de créance est toujours possible, le débiteur cédé ne peut s'y opposer. Nous pouvons toutefois considérer qu’en raison de leur nature, les forfaits incontinence peuvent faire exception⁵. De ce fait, les OAB peuvent refuser une cession de créance pour ces forfaits.

Une cession de créance est transmise avec tous ses accessoires sauf si les accessoires sont personnels au cédant. C'est-à-dire que les condition figurant dans la nomenclature, l'ordonnance (prescription du paiement, récupération de l'indu) concernant les modalités de paiement et d'acompte, notamment en matière d'aménagement mobilier et immobilier, s'appliquent également au prestataire.

Par exemple, un demandeur introduit un dossier pour un aménagement immobilier. L'OA notifie une décision d'intervention au demandeur et reçoit une notification pour une cession de créance entre le demandeur et l'entrepreneur. L'entrepreneur peut :

demander le paiement d'un acompte de 30 % ;
si les travaux sont effectués sans problèmes, l'OAB effectue les vérifications nécessaires et procède au paiement auprès de l'entrepreneur à hauteur des montants repris dans sa décision ;
si les travaux ne sont pas conformes, l'OAB peut opposer une exception d'inexécution et notifier un refus de paiement (comme il l'aurait fait avec le demandeur) ;
si l'entrepreneur fait faillite et que les travaux ne sont pas terminés, l'OAB applique les conditions de la nomenclature en refusant le paiement sur base de la non-conformité des travaux. Le demandeur victime de l'entrepreneur défaillant peut conclure une nouvelle cession de créance visà-vis d'un nouvel entrepreneur, pour reprendre et terminer les travaux (l'intervention de l'OAB pouvant être fractionnée pour ce type d'intervention). Toutefois, si les 30 % d'acompte ont déjà été payés à l'entrepreneur défaillant, aucune nouvelle demande d'acompte ne pourra être introduite par le nouvel entrepreneur.

7. Notification de paiement

Pour tout paiement, le demandeur reçoit ou a accès à une notification de paiement, et ce, par tout moyen (courrier, mail, papier, application, téléphone … ) choisi par l'OAB et respectant les règles du RGPD.

Cette notification de paiement doit, à minima, contenir les informations suivantes :

le nom du bénéficiaire ;
la date de paiement ;
le montant payé ;
le n° de compte bancaire sur lequel le montant a été versé et le nom du propriétaire du compte ;
la liste des prestations remboursées (libellé de la prestation, code de nomenclature, date de décision, date de la facture ou de la prestation) et le montant associé par prestation.

À tout moment et sur simple demande , l’OAB informe le demandeur quant aux informations relatives :

aux réparations : le montant qui reste disponible dans l'enveloppe ;
au petit équipement : le montant qui reste disponible dans l'enveloppe.

Tania Dekens

Fonctionnaire dirigeant